Fem skäl till varför företaget behöver ett intranät

Man som arbetar på bärbar dator i ett serverrum

Av Sam Marshall, Microsoft-gästförfattare

Om du arbetar i en växande organisation kan du upptäcka att sådant som var enkelt förut, när alla fanns på samma kontor, nu börjar bli frustrerande.

När medarbetarna är mer utspridda, arbetar hemifrån eller sitter på olika våningar, blir det svårare att samordna uppdateringar och nyheter. Man glömmer att lägga till någon på en e-postlista eller medarbetarna klagar på att de aldrig kan hitta rätt dokument. Detta är tecken på att du behöver ett intranät.

Tänk på ett intranät som en privat webbplats. Det fungerar som en samlingsplats för nyheter, information och delning. De fem viktigaste skälen till att skaffa ett intranät är:

1) Effektiv kommunikation. E-postlistor räcker inte till. Medarbetarna börjar snart klaga över för mycket e-post, och viktiga meddelanden missas eftersom de hamnar bland oviktiga uppdateringar. Med ett intranät kan du ta tillbaka kontrollen eftersom du kan lägga de viktigaste nyheterna överst på sidan.

De administrativa uppdateringarna om parkering och IT-uppgraderingar försvinner inte, men du kan lägga dem i sidofältet och medarbetarna slipper få dem i inkorgen.

2) Effektivt samarbete. Om du fortfarande använder delade enheter och e-postbilagor när ni ska samarbeta med dokument har du antagligen varit med om att någon ägnat hela natten åt att uppdatera fel version.

Så behöver det inte vara. De flesta moderna intranät erbjuder en plats där flera personer kan arbeta med samma fil och alltid ha den senaste versionen.

Du får också en diskussionsplats där alla kan se kommentarerna och komma överens om vad som behöver göras.

3) Informationen blir lätt att hitta. På intranätet kan du lägga all tillförlitlig information. Du kan se till att det bara finns en kopia och att alla har tillgång till de senaste principerna och procedurerna och den senaste produktinformationen. Det sparar tid och kan vara viktigt för regelefterlevnaden, där du måste säkerställa att de senaste processerna följs.

4) Minskade risker. Dina medarbetare vill bara få jobbet gjort. Om de har använt ett bra verktyg privat kan de också vilja använda det på arbetet. Men om man använder verktyg för konsumentmarknaden för fildelning och gruppdiskussioner kan det innebära en säkerhetsrisk för företaget. Vad händer om en medarbetare slutar på företaget och börjar arbeta för en konkurrent, och fortfarande har tillgång till filerna? Du kan förstås spärra tjänsten, men det är bättre att ha ett intranät som en lösning som kan hanteras på rätt sätt.

5) Sänkta administrationskostnader. Hur mycket tid går åt till ineffektiv administration? Upprepade samtal för att se om en uppgift har slutförts? E-postmeddelanden om uppdatering av personalregister? Med ett intranät får du ett enkelt sätt att lägga upp formulär online, så att det blir lättare att göra allt rätt från början.

Det kan gå fort att sätta upp ett intranät och behöver inte bli dyrt. Läs min andra artikel och se hur du väljer rätt programvara för intranätet i ditt företag.

-

Sam Marshall äger ClearBox Consulting. Han är @sammarshall på Twitter

Om författaren

Sam Marshall äger ClearBox Consulting. Han twittrar som @sammarshall

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Business Tech

Så här skapar du det bästa organisationsschemat för ditt företag

Läs mer
Business Tech

Tre sätt att använda videokonferenslösningar för att förbättra företagets verksamhet

Läs mer
Business Tech

Framtidens möten – använda AI för bättre gruppsamarbete

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.