Förbättra kommunikationen på arbetsplatsen och nå tillväxt

Kvinna som pekar på en stor skärm och talar till en grupp personer med bärbara datorer

Det är ingen hemlighet att dålig kommunikation skadar organisationen, men precis hur skadligt det kan vara kan komma som en överraskning. Enligt ”The Poor Cost of Communications”, en studie som Society of Human Resource Management (SHRM) hänvisar till, uppges i ”en undersökning av 400 företag med vardera 100 000 anställda en genomsnittlig förlust per företag på 62,4 miljoner dollar per år på grund av dålig kommunikation till och mellan anställda”. Och även om ett litet företag bara motsvarar en bråkdel av storleken på de företag som ingick i undersökningen påverkas även ditt företag av undermålig kommunikation.

Faktum är att eftersom din personal troligtvis har flera skiftande roller och ingår i fler sammanhang än personalen på stora företag kan tydlig kommunikation – på ett sätt som passar ditt team bäst – vara ännu viktigare för mindre företag. Lyckligtvis finns det en rad tekniker och omfattande information tillgänglig som hjälper dig att öppna (och behålla) tydliga kommunikationsvägar med alla viktiga personer.

Använd teknik – men inte ALL teknik

Teknik kan vara ett fantastiskt hjälpmedel, men den bör väljas och användas med omsorg så se till att undvika fallgroparna. I stället för att ha ett separat intranät för de anställda, ett socialt intranät, en projektarbetsyta, snabbmeddelanden, privata chattrum, e-post, en videokanal och så vidare för den interna kommunikationen kan du välja en lösning som ger dig allt du behöver på ett och samma ställe. På så sätt behöver du inte riskera förvirring och ökar sannolikheten att personalen faktiskt kommer att använda verktygen. Men vilka verktyg är nödvändiga?

  • E-post: Idag är det självklart med e-post. Det finns helt enkelt inget bättre sätt att nå människor inom och utanför organisationen. Se bara till att du väljer en molnbaserad e-postklient. Du har då inte bara tillgång till dina meddelanden på alla enheter, utan meddelandena säkerhetskopieras i molnet och säkerheten är alltid uppdaterad.
  • Arbetsyta för samarbete: En säker och effektiv app för arbetsytan ger personalen möjligheter till kontakt via chatt och videokonferenser samt funktioner för att dela och arbeta tillsammans med filer i realtid. Med dessa verktyg kan de samarbeta i projekt, diskutera problem, dela dokument och skapa förtroende och arbetsrelationer som bidrar till att utveckla den kultur som är grunden för framgång. Och eftersom de kan göra allt detta via en app på skrivbordet, den bärbara datorn, surfplattan eller telefonen innebär det att du kan anställa de bästa – oavsett om de bor nära eller på andra sidan jordklotet.
  • Lösningar för arbetsflöde och uppgiftshantering: Att hålla ordning är viktigt för alla företag, men för småföretag med en begränsad personalstyrka kan prioriteringarna skifta snabbt, vilket skapar förvirring och sätter käppar i hjulet för produktiviteten. Med programvara för arbetsflöde och uppgiftshantering kan du däremot utveckla projektplaner som säkerställer att alla i teamet förstår vilka prioriteringar som gäller, vilka uppgifter som måste slutföras (och när) och även göra statusuppdateringar och dela filer inom teamet.

Fråga personalen vad de vill ha/behöver

Även om arbetsplatskulturer tenderar att utvecklas organiskt kan en plats som är verkligt inkluderande, samarbetsinriktad, rolig och produktiv ge en viss påverkan. En nyligen genomförd Gallup-undersökning visade till och med att ”70 % av de anställda i USA inte är engagerade på arbetet” och att brist på engagemang kan skapa en likgiltig, improduktiv eller negativ arbetsplats.

Tyvärr är det många som på en direkt fråga inte ger genomtänkta, ärliga svar – antingen på grund av att de oroar sig för brist på anonymitet eller för att de helt enkelt behöver tid att tänka igenom frågan. Var därför noga med att ge dem det utrymme som behövs för att kunna svara ärligt. Det kan du göra med en app där du kontaktar personalen och ger dem möjlighet att svara när det passar in i schemat. När du väljer en app ska du titta efter en där du effektivt kan schemalägga personalevenemang, begära information från små grupper eller stora team samt skapa enkäter, skicka dem till målgruppen och samla in svar (anonymt eller icke-anonymt) i realtid. Tack vare att du kan kommunicera med ditt team, ta reda på vad medarbetarna tycker om företaget och ge dem möjlighet att förmedla vad de behöver kan en sådan app hjälpa dig att skapa en kultur som är välkomnande och givande.

Effektiv kommunikation

Effektiva kommunikationsmetoder lärs ut under utbildningar och ledarseminarier, men det är sannolikt att de fallit i glömska när studierna avslutats eller då du är tillbaka på kontoret och hamnar mitt i det dagliga arbetet. Och även om det finns många tips om hur man förbättrar kommunikationen är det ofta de enklaste som är bäst, till exempel:

  • Skriv tydliga meddelanden, använd ett enkelt språk och undvik jargong. Även om dina team förväntas förstå jargongen kan den ändå vara ett hinder för förståelsen. Jargong anses till och med så opassande att många utbildningsinstitutioner har börjat undervisa studenterna inom företagsekonomi i hur man pratar utan jargong, och amerikanska myndigheter har sjösatt PlainLanguage.gov – en webbplats som hjälper myndighetsanställda att skapa dokument som gör det ”enklare för allmänheten att läsa och förstå myndighetskommunikation”.
  • Möt teamet där de är. Om dina egna data visar att personalen oftast interagerar via ett vanligt e-postmeddelande eller ett videomeddelande skickat via e-post, kan du göra det. Om en undersökning visar att de föredrar personliga möten eller livestreamade möten vid viktiga meddelanden, kan du använda det. Faktum är att ”intern kommunikation rapporteras som en nyckelfaktor för framgång i nästan 79 % av företagen” enligt en artikel på LinkedIn – så att ha god kontakt med ditt team och ge information på ett sätt som garanterar att de får den är mycket betydelsefullt. Det sparar dessutom tid.
  • För viktiga tillkännagivanden, angelägna företagsnyheter eller andra betydelsefulla meddelanden (t.ex. ändrade förmåner) kan du följa en kommunikationsplan, precis som du skulle göra med externa tillkännagivanden. På så sätt blir ditt meddelande (oavsett om det är skriftligt eller muntligt) tydligt och omfattar all viktig information. Dessutom kan du när meddelandet är klart låta någon du litar på granska meddelandet.
  • Framhäv orden med visuella hjälpmedel. Enligt Social Science Research Network ”har 65 procent av oss en visuell inlärningsstil” och en undersökning från 3M visade att ”vi kan bearbeta visuellt material 60 000 gånger snabbare än text”, så när du kan förstärka budskapet till ditt team med bilder, diagram, kurvor, video, infografik eller andra visuella exempel på vad du behöver, vill eller hoppas uppnå kommer förståelsen att förbättras.

Det finns förstås inte en lösning som passar alla för hur kommunikationen och medarbetarnas engagemang kan förbättras, men genom att prova ny teknik och nya metoder för företagets kommunikation kan du undvika missförstånd, stävja rykten och spara tid – samt även förbättra teamens arbete, vad medarbetarna anser om företaget och öka det ekonomiska resultatet. En Aon Hewitt-rapport visade att ”för varje 1 % ökning av de anställdas engagemang kan du förvänta dig ytterligare 0,6 % ökad försäljning för företaget”, så alla steg som främjar de anställdas engagemang kommer att löna sig.

Om författaren

Gruppen bakom Growth Center hjälper dig att starta, hantera och bedriva din verksamhet.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Grow my business

Förlora inte kontakter: 4 tips för enkel hantering av kontakter

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.