Så här skapar du det bästa organisationsschemat för ditt företag

Oavsett var du arbetar är det bra att veta vem som gör vad och var de passar in. Ett organisationsschema ger alla en snabb överblick över hur företaget är strukturerat, och det gäller för både etablerade kontor, startup-företag, tillverkningsanläggningar och andra typer av företag. 

Vad är ett organisationsschema? 

Du har antagligen sett ett förut. Organisationsscheman, eller organogram, har rutor, former eller foton som representerar personer och befattningar. De kan också innehålla kontaktinformation, sidlänkar, ikoner och bilder.

Bild – Exempel på ett organisationsschema

När rutorna kopplas ihop med linjer bildar de ett diagram som visas organisationens interna struktur. Det visar vem som rapporterar till vem, var divisionerna finns och hur avdelningarna är kopplade till varandra.  

Fördelarna 

Organisationsscheman kan hjälpa nyanställda och volontärer att snabb få en uppfattning om ett företag, genom att ge dem namn och ansikten för roller och ansvarsområden. Även de som har arbetat länge på företaget, och HR-avdelningar och affärsägare, kan ha nytta av ett organisationsschema.

Det här gör ett organisationsschema: 

  • Visar den interna strukturen och hierarkierna 
  • Hjälper anställda att förstå vem de rapporterar till och vem de ska kontakta om problem uppstår 
  • Bidrar till att förtydliga roller och ansvarsområden  
  • Gör det enkelt att hålla kontaktinformation till anställda på ett ställe 
  • Hjälper ledningen att se hur många anställda det finns på varje avdelning och hur de bäst kan tilldela personal och andra resurser 
  • Ger personalen insikter om befordringskanaler 

Ett organogram kan inte göra allt. Låt oss ta en titt på de typer av organisationsscheman som företagen använder mest: 

Fyra typer av organisationsscheman 

Vilken typ av organisationsschema du använder beror på målgruppen, din organisation och om vad du vill framföra. Du kanske bara behöver en sorts schema för hela företaget, eller några olika för olika målgrupper eller divisioner.  

Varje typ av organisationsschema kan ändras och redigeras, men de flesta företag använder ett organisationsschema från någon av följande kategorier:  

1. Funktionell uppifrån-och-ned-hierarki 

Perfekt för att visa en traditionell företagsstruktur. Ett hierarkiskt schema börjar med VD högst upp, och är sedan uppdelat i avdelningar eller divisioner. Inom varje division visas högsta ledningen, mellanchefer, seniora medarbetare, personal på mellannivå och juniora personalmedlemmar. När det är klart ser ett hierarkiskt schemat ut som en pyramid där alla avdelningar sträcker sig uppåt till VD. 

OBS! Hierarkiska organisationsscheman är ofta enkla att förstå. Men när det finns flera lager i kommandokedjan kan det verka svårt att veta vem man ska kontakta och när, särskilt om det är problem eller någon har en ny idé.   

2. Divisionsorganisationsschema 

Den är formen är ett säkert kort om företaget är organiserat i produktionslinjer eller geografiska regioner. Om de är oberoende av varandra är ett divisionsorganisationsschema också ett bra sätt att visa det. Precis som ett organisationshierarkischema börjar divisionsorganisationsschemat med en styrelseordförande eller VD, men i stället för en uppdelning i avdelningar med delade resurser är det uppdelat i verksamhetsområden (LOB, Line of Business). Schemat täcker alla verksamhetsområdens avdelningar, till exempel HR, bokföring, juridik och marknadsföring och personerna eller befattningarna inom avdelningarna.  

OBS! Eftersom sådana organisationer ofta har redundanta avdelningar inom varje division kan en divisionsstruktur leda till alltför stor personal och onödiga overhead-kostnader. 

3. Matrisorganisationsschema 

Den här typen av organogram gäller vanligtvis företag med team eller teammedlemmar som har fler än en chef. På till exempel en tidning kan en reporter ansvara för lokala nyheter och ekonominyheter, vilket betyder att reportern har två chefer. En grafisk designer hos en energileverantör kan rapportera till chefen för grafisk design. Men eftersom designern arbetar i projekt för divisionen för förnybar energi kan han eller hon också kommunicera uppåt i det teamet.  

OBS! När teammedlemmar arbetar inom flera avdelningar kan organisationen ofta hitta mer kreativa sätt att lösa problem. Det skapar en mer samarbetsinriktad miljö. När team eller teammedlemmar har mer än en överordnad kan det dock öka risken för förvirring och konflikter.  

4. Platt organisationsschema 

Platta eller “horisontella” organisationsscheman används nästan uteslutande av småföretag och har vanligtvis två nivåer: administrativ personal och arbetare. Inom schemat visar heldragna linjer den huvudsakliga kommandokedjan, och prickade linjer visar sekundära kommandokedjor. På pappret kan företag med en platt organisationsstruktur likna en liten brandkår med en chef, tre kaptener och flera brandmän som arbetar under kaptenerna. Det kan också vara en arbetsledare eller en avdelningschef med några anställda som rapporterar direkt till henne eller honom. 

OBS! I en platt struktur har överordnade och deras teams ofta nära förhållanden och delar beslutsfattandet. Anställda har vanligtvis mer ansvar och mer självständighet än i andra organisatoriska strukturer. Det betyder att det är mycket viktigt att skapa förtroende och ha ett fungerande teamarbete. Men eftersom matrisen är så kompakt kan eventuella konflikter mellan anställda bli mer uttalade, på grund av att teamet är så litet.  

Skapa organisationsscheman med programvara 

Programvara för organisationsscheman gör det enkelt att skapa nya organograms och revidera gamla. Låt oss ta en titt på hur man skapar ett organisationsschema online med något av de mest populära programmen. 

Organisationsscheman i PowerPoint  

PowerPoint kanske har utformats som ett presentationsverktyg, men du kan också använda det för att​ ta fram organisationsscheman. Gör så här: 

  • Öppna ett nytt PowerPoint-dokument 
  • Gå till fliken Infoga och klicka på SmartArt 
  • Navigera till gruppen Hierarki och välj den mall för organisationsschema som du behöver 
  • Klicka i formerna för att lägga till text 
  • Lägg till mer former (eller personer) efter behov 

När alla har förts in i schemat kan du ordna om schemat i PowerPoint. Gå bara tillbaka till Design-fliken i SmartArt-verktyg och använd knapparna Höj/sänk för att flytta formerna vertikalt. Använd knapparna Flytta upp/flytta ned för att flytta formerna horisontellt.  

Organisationsscheman i Word  

Det kanske inte är det traditionella sättet att skapa organisationsscheman, men Microsoft Word kan hjälpa till att utforma grundläggande scheman som visar hur din organisations fungerar. Så här skapar du ett organisationsschema i Word: 

  • Gå till fliken Infoga och klicka på SmartArt.  
  • Gå till gruppen Hierarki och välj den mall för organisationsschema som du vill använda 
  • En meny visas med former som representerar personer. Ange bara text som representerar personerna i ditt schema. 
  • Om du behöver lägga till former i organisationsschemats mall klickar du först på Design-fliken i SmartArt-verktyg och sedan på Lägg till form. 
  • Om du ändra ordning på personer i organisationsschemat klickar du på personens namn i dialogrutan Text. Tryck på tabbtangenten för att flytta personen uppåt eller på Skift + tabb för att flytta personen nedåt. Du kan även hanterar hierarkierna på , you can manage your hierarchies in the SmartArt-design. 

Du kan justera färger, teckensnitt och storlekar via flikarna Design och Format i SmartArt-verktyg.  

Organisationsscheman i Visio från Excel 

Visio är ett visuellt dra-och-släpp-verktyg där du kan skapa organisationsscheman och ansluta till data i befintliga Excel -filer eller Active Directories för att skapa organisationsscheman automatiskt. När du kombinerar de två kan du skapa iögonfallande organisationsscheman för företag oavsett storlek. Öppna Visio och klicka på guiden Organisationsscheman och: 

  • Klicka på “Information som redan finns i en fil eller databas” 
  • Besvara frågor när du uppmanas att göra det 
  • Importera bilder om du vill 
  • Klicka på Avsluta 

Utöver att importera information från Excel till ditt organisationsschema kan du också lägga till information direkt i guiden Organisationsschema. 

Fler tips om organisationsscheman  

Även med programvara för organisationsscheman kan organograms snabbt bli ett suddigt sammelsurium av former och ord. Med lite designarbete kan de ändå få människors uppmärksamhet på rätt sätt. Så när du finjusterar schemat ska du försöka att: 

  • Ge det rätt storlek. Om schemat är för stort blir det överväldigande. Om du behöver skapa tre scheman i stället för ett så gör du det. Då kan målgruppen få en översikt över organisationsstrukturen och gå vidare till avdelningar och divisioner när de är redo. Se bara till att allt leder tillbaka till organisationens högsta nivå.  
  • Använda former och färger konsekvent. Genom att använda samma form för överordnade, en annan form för personal på mellannivå och ytterligare en annan för juniora medarbetare, kan du se till att det blir enklare att förstå schemat. Använd också en färg för varje division. 
  • Lägga till relevant information. Se till att du lägger till detaljer om personalen, till exempel kontaktinformation, plats, kunder eller specialiteter. Om någon behöver hjälp kan de se vem som gör vad och var. 
  • Visa assistenter med ett sidofält nedanför chefen. Den här formateringsstilen anger assistentrollen och visar samtidigt tydligt chefens direkt underställda. Det visar också vem du kan kontakta om du behöver nå chefen. 
  • Hålla koll på avstånd. Håll rutorna på samma avstånd från varandra. Schemat blir enklare att läsa och får ett mer professionellt utseende. 

När schemat är klart ser du till att någon som känner till organisationen väl (och någon som inte gör det) att titta igenom det. På så sätt ser du till att det är korrekt, och tydligt och informativt för personer på alla nivåer. Du får mer information om att skapa organisationsscheman med program och mallar med den här stegvisa guiden. 

Om författaren

Gruppen bakom Growth Center hjälper dig att starta, hantera och bedriva din verksamhet.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Business Tech

Så här använder du AI för ett mindre företag

Läs mer
Business Tech

Hur kartläggning av processer kan vara till nytta för företaget

Läs mer
Business Tech

Så här planerar du utrymme med planritningsprogram

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.