Spara tid och pengar med bättre kommunikationsprogram

Du reser förmodligen i arbetet någon gång, oavsett om du har egen firma, arbetar för ett multinationellt företag eller driver småföretag med klienter på olika platser. Personliga möten hjälper inte bara till att förbättra affärskommunikationen, eftersom det ibland kan vara svårt att tolka tonen i ett e-postmeddelande eller snabbmeddelande. De gör dessutom att du kan se och höra dina klienter så att du kan förstå dem bättre.

Det kan tyvärr vara dyrt med affärsresor, både vad gäller kontanter och produktivitet. Om flygningen dessutom ställs in, försenas eller dirigeras om kan de här kostnaderna stiga ännu högre. Affärsresorna påverkar inte bara företaget, medarbetare som reser utsätts dessutom för jetlag, ohälsosamma strålningsnivåer, försvagade immunsystem och störningar i vardagslivet. Allt det här för att du eller ditt team behöver träffa en klient.

Vissa personliga möten är så klart viktiga, men när det inte är helt nödvändigt finns det kommunikationslösningar där du kan se och höra dina klienter även om de befinner sig långt borta. Ja – videokonferenser är nyckeln till att minska resandet. Alla lösningar är dock inte likadana, så tänk efter när du väljer kommunikationsprogram och försök hitta ett alternativ där följande ingår:

  • Videokonferenser med flera parter i HD. Leta efter affärsmötesappar där du har tillräckligt med utrymme för att alla ska kunna delta. Och se till att du har tillgång till video och ljud i HD. På så sätt kan du se och höra alla tydligt.
  • Innehållsdelning. Innehåll delas i någon form på nästan alla möten, normalt på en skärm i ett konferensrum. Därför verkar det smart att leta efter ett videokonferensverktyg där deltagarna dessutom smidigt kan dela dokument, appar, webbadresser, presentationer och skärmbilder. Leta dessutom efter en lösning där du kan samarbeta i dokument i realtid. Då går det ännu snabbare att samarbeta.
  • Integrerade skaparkontroller. Med inbyggda skaparkontroller direkt i företagets kommunikationsapp kan du hantera hela mötet från din kontrollpanel. I vissa verktyg kan du till och med välja vilka deltagare som ska kunna se vilket innehåll, så att du får ännu bättre kontroll på mötet.
  • Delta med ett enda tryck. Ju fler steg en användare behöver utföra desto mindre sannolikhet är det att de kommer att använda en produkt, så leta efter ett kommunikationsprogram där det är enkelt att delta i möten. När det bara krävs ett tryck från en mötespåminnelse, kalender eller annat så är det enkelt för deltagarna att ta sig till mötet.
  • Tredjepartsvärd. När du använder en lösning för affärskommunikation som hanteras av tredje part behöver du inte investera i någon infrastruktur för att få de verktyg och funktioner du behöver. Dessutom står värden för allt underhåll, och det kan du också spara pengar på.

Det kan kosta tiotusentals kronor att flyga bara en eller två teammedlemmar till ett möte. Det ska betalas flygningar, hotell, måltider samt taxi eller hyrbil, förutom all tid som går förlorad under transporten. När det här händer flera gånger per år är det lätt att kostnaderna både för dig och teamet skenar iväg. Om du letar efter en lösning som sparar pengar åt dig, minskar stressen för dina medarbetare och gör att du kommunicera öppet och tydligt med dina klienter så ska du ta en titt på några av de videokonferensprogram som finns tillgängliga idag. Det har hänt mycket under decenniet sedan det först lanserades, och det kan helt klart göra underverk för din organisation och dina klienter.

Om författaren

Gruppen bakom Growth Center hjälper dig att starta, hantera och bedriva din verksamhet.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Manage my business

Bryta ned silos – verktyg för bättre kommunikation och samarbete

Läs mer
Manage my business

Grundkurs i enhetlig kommunikation: det nya företag behöver veta

Läs mer
Manage my business

4 saker som hjälper dig konfigurera e-post som ett IT-proffs

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.