8 sätt att framgångsrikt leda en mobil arbetsstyrka

Vi är många som ser distansarbete som en självklarhet. Kontorspersonal har länge lämnat skrivbordet och istället hittat alternativa arbetsplatser som är bekvämare för dem – och där de ofta är mer produktiva. Det är en trend som bara verkar fortsätta växa. Enligt amerikanska International Data Corporation (IDC) ser den mobila arbetsstyrkan i USA ut att växa från 96,2 miljoner 2015 till 105,4 miljoner 2020. Det innebär att distansarbetande personal utgör nästan tre fjärdedelar av den totala arbetsstyrkan i USA (72,3 %) i slutet av IDC:s prognosperiod.

Distansarbete är alltså inget nytt, men många chefer kämpar fortfarande för att komma ikapp och hitta det bästa sättet att leda teamen när de inte befinner sig i samma rum och kanske inte ens i samma stad eller land. Men tekniken har utvecklats enormt i och med att så många organisationer redan har använt sig av distansarbete under många år. I dag är det mycket enklare att leda en mobil arbetsstyrka. Det handlar såklart om personlig ledarstil, företagskultur och de personer som ingår i teamet, men vi har samlat några tips om beprövade tillvägagångssätt och teknik:

  1. Fokusera på resultatet, inte vägen dit – Distansarbetande medarbetare jobbar ofta på sitt sätt. De kanske varvar arbetstimmarna med att köra barnen till skolan och andra ärenden och jobbar resterande timmar (eller mer) senare. Andra föredrar vanlig kontorstid. Stirra dig inte blind på hur den anställda får jobbet gjort. Se istället till arbetets kvalitet, att ledtider hålls, att de fattar välgrundade beslut osv.
  2. Uppmuntra till samarbete – Det kan vara ensamt att distansarbeta. Uppmuntra projektarbete där medarbetarna kan jobba tillsammans. Personalen känner sig mer delaktig och organisationen kan dra nytta av gemensamt framarbetade idéer och bättre kommunikation inom teamet.
  3. Kommunicera – Ni ses inte i fikarummet och det betyder att du som chef behöver ta initiativ och aktivt bygga upp relationen med teamet. Du kan ordna avstämningssamtal varje eller varannan vecka. Det är ett bra sätt att diskutera kommande projekt, prestation osv. Andra gånger kan snabbmeddelanden eller e-post (om jobbet eller om annat) vara det bästa sättet att hålla kontakten. Det viktigaste av allt är att du är tydlig i kommunikationen. Men glöm inte att också vara personlig. Det handlar trots allt om att bygga upp och leda ett team, och då är det viktigt för alla att veta vem de jobbar med.
  1. Håll webbmöten (via video) – Se till att alla har kameran igång och dessutom tydligt ser ditt material och din presentation. Teamet ser varandra – och det är alltid bra att koppla ansikten till namnen – och dessutom ditt datorskrivbord. De får en tydlig översikt över den information du går igenom.
  2. Se till att de har rätt teknik – Gott ledarskap handlar delvis om att se till att teamet har allt de behöver för att kunna jobba effektivt. Med distansarbetande personal handlar det bland annat om rätt teknik. Titta efter program som gör det säkert och enkelt att dela filer, fungerar på olika typer av enheter (bärbara och stationära datorer, surfplattor och mobiltelefoner) och där flera medarbetare kan jobba i ett dokument samtidigt. På så sätt har alla tillgång till samma verktyg. Ni undviker kompatibilitetsproblem och samarbetet kan blomstra.
  3. Motivera tydligt – Distansarbetande personal kan ha svårt att relatera till organisationens mål och kanske inte riktigt förstår sin roll i arbetet mot dem. Se till att förmedla organisationens mål och vision till de medarbetare som jobbar på annan plats och ta upp hur de bidrar. Det gör att de känner sig närmare företaget. De inspireras att jobba mot ett gemensamt mål och att vara produktiva medlemmar i organisationen.
  4. Var inkluderande och ge beröm – När det kommer till utbildning, beröm för väl genomfört arbete och olika typer av fester och evenemang glöms distansarbetande personal ofta bort. Det inverkar negativt på både lojalitet och relationer. Försök att se till att distansarbetande team får samma möjligheter till utbildning och att de visas samma omedelbara uppskattning som den personal som befinner sig på plats. Det kan vara svårt för dem att vara med på fester och evenemang och då kan du överväga en liten present eller några extra lediga timmar. Det är en liten gest men det kan vara ett effektivt sätt att visa uppskattning.
  5. Uppmuntra till balans mellan arbetstid och fritid – Utan fasta kontorstider är det lätt att fastna i ett projekt och kanske glömma bort att ta hand om sig själv också. Lika lätt är det att bli distraherad av sysslor hemma – partner, barn, husdjur osv. Det gäller att hitta balansen. När personal börjar distansarbeta är det bra att diskutera ett schema som de kan hålla sig till och en kontorsplats som bara är avsedd för arbete. När dagen är slut kan de stänga den bärbara datorn och koppla bort arbetet. Det hjälper dem att koppla av och njuta av fritiden, så att de kan komma tillbaka pigga och utvilade nästa dag.

Och samma sak gäller här som i övriga livet: föregå med gott exempel. Om du jobbar proaktivt och transparent, finns där för teamet och kommunicerar tydligt, ofta och på många olika sätt ser de anställda att du är att lita på. De ser med egna ögon att du vill att teamet ska fungera och de följer dig. Tillsammans kan ni skapa en virtuell miljö för mobil produktivitet och gott arbete.

Om författaren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Manage my business

Hantera distansteam enkelt med rätt samarbetsverktyg

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.