Framtidens möten – använda AI för bättre gruppsamarbete

Team om 4 personer som arbetar i ett konferensrum

Av Blair Pleasant, Microsoft-gästförfattare

Det är tydligt att artificiell intelligens (AI) kommer att bli en viktig del i hur vi kommunicerar och samarbetar inom en överskådlig framtid. Att använda AI i program för affärskommunikation som gruppsamarbete och enhetlig kommunikation kan öka produktiviteten, spara tid och förbättra det övergripande arbetsflödet.

AI är ett brett område med olika typer av teknik, bland annat dessa:

  • Maskininlärning
  • Naturlig språkbearbetning
  • Robotar, eller program som utför enkla och repetitiva automatiserad uppgifter
  • Tal, inklusive tal-till-text och text-till-tal
  • Robotik

De här verktygen lär sig över tid och gör det möjligt för program att använda insikter utifrån tidigare beteende och externa datakällor för att hjälpa användarna. När AI-tekniken används med samarbete och möten kan den automatisera uppgifter och hjälpa användare att få åtkomst till rätt information som presenteras på rätt plats.

Förbättra gruppsamarbete och möten – före, under och efter

AI-verktyg kan användas före, under och efter samarbetssessioner och möten för att ge bättre flöde, spara tid och öka produktiviteten – och minska frustrationen!

En av anledningarna till att möten kan vara icke-produktiva är att vi ofta lägger så mycket tid på att försöka schemalägga mötet och hitta en tid som passar alla deltagare. I stället för att slösa tid på att fundera ut vem som är tillgänglig när, kan vi använda robotar för att automatiskt schemalägga möten utifrån de inbjudna personernas kalendrar och tillgänglighet. Robotarna kan fylla i kalenderinbjudningar och spara tid samtidigt som frustrationsnivån minskar. Robotarna kan också identifiera andra som bör bjudas in att delta, baserat på expertis, roller, relationer och så vidare.

AI kan också minska frustrationen genom att använda rätt dokument och resurser före och under gruppmöten. Vi tittar på ett exempel där ett utvecklingsteam har ett veckomöte där de delar, ändrar och uppdaterar dokument och ritningar. Före mötet måste teammedlemmarna få tillgång till de senaste versionerna av dokumenten. Men det finns ofta många olika versioner av dokumenten i omlopp, och det är inte alla som arbetar med den senaste versionen. Vore det inte lättare om samarbetsprogrammet med hjälp av AI kunde identifiera vilka dokument som behövs, söka rätt på den senaste versionen av de olika dokumenten och göra dem tillgängliga för alla teammedlemmar före mötet?

Under mötet kan AI-verktygen automatiskt identifiera och presentera annan relevant information och resurser som webblänkar, videor och dokument som kan vara användbara under mötet, baserat på ämne och nyckelord som används. AI-verktygen kan också ta mötesanteckningar, skapa åtgärdspunkter, skaffa godkännanden och tilldela uppgifter.

Efter mötet kan AI-verktygen användas för att följa upp tilldelade uppgifter och deadlines, sammanfatta och transkribera mötets innehåll till text och tillhandahålla ett enkelt sätt för medarbetare att hitta viktig information utifrån ämne, när deras namn nämndes och så vidare.

Virtuella eller digitala assistenter med samtalsgränssnitt kan förbättra enhetlig kommunikation och gruppsamarbete. Medarbetarna kan använda röstfunktioner för att ringa samtal, skicka snabbmeddelanden till kollegor och starta videokonferenser. Du kan till exempel säga till Cortana att ordna ett videosamtal med Mattias och Niklas klockan 16 på tisdag. Om du sitter fast i trafiken kan du be assistenten meddela ditt team att du blir sen till veckomötet.

AI-verktyg ger insikter och information och utför rutinmässiga men viktiga uppgifter, vilket förbättrar produktiviteten, minskar användarnas frustration och skapar bättre affärsresultat.

Oberoende branschanalytiker med mer än 18 års erfarenhet. Tillhandahåller insikter och analys för användare och leverantörer. Blair Pleasant talar på och deltar ofta i branschkonferenser, webbseminarier, podcasts och andra evenemang om marknaderna för enhetlig kommunikation och samarbete och för kontaktcenter.

Blairs bloggar och artiklar finns på http://www.ucstrategies.com och hon twittrar som @blairplez

Om författaren

Han är en oberoende industrianalytiker med över 18 års erfarenhet av att förmedla marknadsinsikter och -analyser till slutanvändare och återförsäljare. Blair Pleasant deltar ofta som talare i industrikonferenser, webbinarier, poddradio och andra tillställningar som rör den framväxande marknaden för enhetlig kommunikation och kontakt.

Blairs bloggar och artiklar går att läsa på http://www.ucstrategies.com och han twittrar som @blairplez

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Business Tech

Så här skapar du det bästa organisationsschemat för ditt företag

Läs mer
Business Tech

Tre sätt att använda videokonferenslösningar för att förbättra företagets verksamhet

Läs mer
Business Tech

Fem skäl till varför företaget behöver ett intranät

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.