Arbeta på nya sätt: så har du aldrig använt flödesdiagram

All programvara för flödesdiagram värd namnet har några grundläggande funktioner: mallayouter och former, automatiserad formatering och molnkompatibilitet. Det finns dock mer avancerade alternativ som går steget längre, så att du till exempel kan länka diagram till externa datakällor. Med hjälp av datalänkning så kan användarna uppdatera sina flödesdiagram genom att helt enkelt ändra informationen som står i ett kalkylbladeller en SQL-databas. Det här är särskilt användbart när ett flödesdiagram delas i hela teamet, eftersom viktiga statusändringar enkelt och omedelbart kan förmedlas till alla typer av enheter och platser. Några områden där datalänkning ofta används är budgethantering och semesterplanering.

Med datalänkningen är det inte konstigt att de främsta programmen för flödesdiagram är mycket mångsidiga. Det här är ett tillfälle när du snarare begränsas av din fantasi än någonting annat. Därför bjuder vi på några idéer som kan få fart på kreativiteten.

Allokera resurser

De som ansvarar för att hantera och allokera ett teams tid och resurser har det ofta svårt. De behöver hela tiden ha tillgång till uppdaterad information om intressenternas tillgänglighet, och den är ibland helt enkelt inte tillgänglig. Även när den är det så presenteras den ofta i enskilda stycken, med olika format och i olika meddelanden. Det bästa vore att ha en central hubb med tillförlitlig information som presenteras visuellt. Som tur är kan du få det med hjälp av datalänkning.

Gör så här:

  1. Skapa ett enkelt diagram med en ikon eller bild som representerar medlemmarna i projektteamet
  2. Länka det här diagrammet till ett delat kalkylblad där intressenterna kan fylla i beräknad tillgänglig tid
  3. Välj ett sätt att representera de olika intressenternas tillgänglighet visuellt i diagrammet, kanske med olika färger eller former
  4. Tilldela uppgifter snabbt och säkert utifrån information du får från de olika intressenternas visuella status

Boka det rätta utrymmet

Dagens arbetsplatser är i förändring. Kontorslandskap och enskilda rum byts ut mot flexibla samarbetsytor, egna rum mot bärbara datorer och möjlighet att jobba på olika kontor. De här förändringarna gör att många företag, i synnerhet större företag med flera våningsplan eller byggnader, förmodligen vill kunna visa medarbetarna en uppdaterad vy över vilka arbetsytor som är tillgängliga och vilka som är bokade. En enkel lösning kan vara datalänkning.

Gör så här:

  1. Skapa ett (eller flera) diagram som mappar företagets våningsskiss
  2. Länka det här diagrammet till ett delat kalkylblad är medarbetare kan boka ett rum eller en yta en viss tid
  3. Välj ett sätt att visualisera när ett rum eller en yta är bokad
  4. Dela diagrammet i företaget så att hela teamet vet vilka ytor som är tillgängliga

Märka upp framsteg

Flödesdiagram passar så klart utmärkt till att visualisera större affärsprocesser, men de är även bra till att mappa ut stegen i enskilda projekt. Dessutom är de bra till att spåra framsteg i sådana projekt. När alla intressenter kan se exakt vad som görs och vad som ska hända sedan minskar risken för fördröjningar. Allt det här kan du göra med datalänkning.

Gör så här:

  1. Skapa ett diagram med en ikon eller bild som representerar de olika stegen i projektet och varje intressents medverkan
  2. Länka diagrammet till ett delat kalkylblad där intressenterna kan markera vilka uppgifter som har slutförts
  3. Välj ett sätt att visualisera när en uppgift har slutförts
  4. Dela diagrammet med hela projektteamet så att alla vet vad som fortfarande måste göras och när När informationen är visuell kan personer oavsett bakgrund snabbt tolka komplicerad information. Med rätt programvara för flödesdiagram kan du förhindra missar i kommunikationen och missförstånd. Hur kommer du att använda den?

Om författaren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Business Tips

6 sätt att liva upp dagordningen för onlinemöten

Läs mer
Business Tips

5 sätt att bli mer professionell i din e-postkorrespondens

Läs mer
Business Tips

6 tips för att imponera med bildspelspresentationen

Läs mer
Business Tips

6 sätt att göra virtuella möten mer effektiva

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.