การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ในฐานะพนักงานหรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณมักจำเป็นต้องแชร์ไฟล์กับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า แต่วิธีการแชร์ไฟล์ในปัจจุบันของคุณนั้นปลอดภัยหรือไม่ คุณปกป้องบันทึกที่สำคัญและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างปลอดภัยอยู่หรือไม่ 

มาสำรวจรายละเอียดของการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยกันเลย  

การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยคืออะไร 

การแชร์ไฟล์เป็นเพียงการส่งไฟล์ไปให้ผู้อื่น ในอดีต คุณอาจเคยแชร์ไฟล์โดยการแนบไปกับอีเมล จากนั้นผู้รับอาจเพิ่มการแก้ไขและส่งไฟล์กลับมาให้คุณ เป็นต้น 

คุณอาจเคยใช้ไซต์สำหรับการแชร์ไฟล์ด้วยซ้ำ ทั้งสองวิธีนี้ก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยมากมาย 

การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยคือการแชร์ไฟล์เพื่อให้ไฟล์เหล่านั้นได้รับการปกป้องจากภัยคุกคามออนไลน์ และเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตจากเจ้าของเท่านั้น บริการที่เก็บข้อมูลบน Cloud มอบการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยและการป้องกันด้วยฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยดังนี้: 

  • การเข้าถึงตามสิทธิ์ 
  • การเข้าถึงที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน 
  • การเข้ารหัสไฟล์ 
  • การตรวจสอบกิจกรรมการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย  
  • การสแกนไวรัส  
  • การตรวจหาแรนซัมแวร์ 
  • การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย 
  • ลิงก์การแชร์ที่มีวันหมดอายุ 

ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยเหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีเพียงบุคคลที่มีสิทธิ์เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ นอกจากนี้ยังช่วยปกป้องไฟล์ของคุณจากแฮ็กเกอร์ มัลแวร์ และภัยคุกคามออนไลน์อื่นๆ 

ไฟล์ชนิดใดบ้างที่ควรแชร์อย่างปลอดภัย 

โดยหลักการแล้ว ไฟล์ทุกอย่างที่ธุรกิจของคุณแชร์ภายในหรือแชร์กับลูกค้านั้นควรมีความปลอดภัย การแชร์ไฟล์ใช้งานได้กับไฟล์ธุรกิจต่างๆ ซึ่งรวมถึง: 

  • ข้อมูลด้านกฎหมาย 
  • ข้อมูลด้านการเงิน 
  • ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลหรือบุคลากร 
  • ข้อมูลส่วนตัวของผู้ปฏิบัติงาน 
  • โครงการที่เป็นความลับ 
  • แผนการยุบรวมองค์กร 

การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยจะปกป้องไฟล์ของคุณจากการเข้าถึงที่ไม่เหมาะสม ตัวดำเนินการที่ไม่ถูกต้อง แรนซัมแวร์ ไวรัส และภัยคุกคามออนไลน์  

วิธีการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย 

เหยื่อของการโจมตีทางไซเบอร์มักจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก 58% ผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลบน Cloud ต่างรู้ถึงปัญหานี้ดี พวกเขารู้ว่าความปลอดภัยของข้อมูลและไฟล์เป็นปัญหาร้ายแรง ผู้ให้บริการหลายรายมีฟีเจอร์ต่อไปนี้เพื่อช่วยปกป้องไฟล์ของคุณ: 

  • การป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณสามารถส่งลิงก์ไปยังไฟล์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านได้ เฉพาะผู้รับที่ทราบรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้  
  • ลิงก์ที่มีวันหมดอายุ ลิงก์ที่มีวันหมดอายุจะเพิกถอนการเข้าถึงหลังจากผ่านไประยะเวลาหนึ่ง ซึ่งช่วยให้ผู้รับสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ในระยะเวลาที่จำกัด 
  • สิทธิ์ที่หลากหลาย ด้วยสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ คุณสามารถเลือกได้ว่าใครสามารถดู แสดงความคิดเห็น แก้ไข หรือแชร์ไฟล์ต่อได้ ตัวอย่างเช่น คุณจำกัดการเข้าถึงเพียงคนเดียว กลุ่ม พนักงานบริษัททั้งหมด หรือทุกคน   
  • ประวัติเวอร์ชัน อาจมีคนเพิ่มการแก้ไขที่ไม่ต้องการลงในไฟล์ที่แชร์ของคุณ ประวัติเวอร์ชันช่วยให้คุณสามารถคืนค่าไฟล์กลับมาเป็นแบบร่างก่อนหน้าได้ 
  • ถังรีไซเคิล คุณอาจเผลอลบไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ ในกรณีนี้ คุณสามารถกู้คืนไฟล์จากถังรีไซเคิลได้ 
  • การป้องกันการลบไฟล์จำนวนมาก คุณอาจลบไฟล์จำนวนมากโดยไม่ได้ตั้งใจ ถ้าเป็นเช่นนั้น ผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลบน Cloud จะส่งการแจ้งเตือน ซึ่งจะแสดงรายการขั้นตอนเพื่อกู้คืนไฟล์เหล่านั้น 
  • การตรวจสอบกิจกรรม ผู้ให้บริการจะตรวจสอบและบล็อกการพยายามลงชื่อเข้าใช้ที่น่าสงสัย การเฝ้าระวังอัตโนมัติจะป้องกันการเข้าถึงบัญชีของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาต 
  • การเข้ารหัส ด้วยที่เก็บข้อมูลบน Cloud ชนิดรหัสของการเข้ารหัสจะปกปิดไฟล์ของคุณจากการสอดส่องของแฮ็กเกอร์อยู่เสมอ 
  • การสแกนไวรัส ไฟล์จะถูกสแกนในระหว่างกระบวนการดาวน์โหลดเพื่อหาไวรัสที่รู้จัก 
  • การป้องกันทางกายภาพ ศูนย์ข้อมูลที่จัดเก็บเนื้อหาของคุณไว้จะมีเจ้าหน้าที่ด้านความปลอดภัยและเซนเซอร์ตรวจจับการเคลื่อนไหว นอกจากนี้ยังใช้กล้องวิดีโอเฝ้าระวังและการแจ้งเตือนการตรวจหาการบุกรุก 
  • การป้องกันเครือข่าย เครือข่ายภายในและภายนอกของศูนย์ข้อมูลจะมีไฟร์วอลล์ ซึ่งจะจำกัดปริมาณการใช้งานจากตำแหน่งที่ตั้งที่ไม่ได้รับอนุญาต 
  • การตรวจสอบระบบ ทีมซอฟต์แวร์จะตรวจสอบและแก้ไขปัญหาด้านความปลอดภัยเมื่อเกิดขึ้น 
  • ที่เก็บนิรภัย คุณจำเป็นต้องยืนยันข้อมูลประจำตัวของคุณก่อนที่จะเข้าถึงโฟลเดอร์ที่ปลอดภัยเหล่านี้ ซึ่งจะปกป้องไฟล์ในกรณีที่มีบุคคลเข้าถึงอุปกรณ์หรือบัญชีของคุณ 

วิธีการป้องกันไฟล์ที่เก็บข้อมูลบน Cloud เพิ่มเติม 

ที่เก็บข้อมูลบน Cloud นั้นปลอดภัย อย่างไรก็ตาม คุณสามารถทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อปกป้องไฟล์ของคุณทั้งในที่เก็บข้อมูลและในอุปกรณ์ของคุณ คุณสามารถ:  

สร้างรหัสผ่านที่คาดเดายาก 

รหัสผ่านที่คาดเดายากเป็นแนวป้องกันแรกที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถหยุดยั้งบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตจากการเข้าถึงไฟล์ของคุณ รหัสผ่านของคุณควร: 

  • มีอักขระอย่างน้อยแปดตัว 
  • ไม่มีคำที่สมบูรณ์ 
  • ไม่มีชื่อผู้ใช้หรือชื่อจริง 
  • แตกต่างจากรหัสผ่านอื่นของคุณ 
  • ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก  

ใช้การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย

การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยจะป้องกันบัญชีของคุณจากแฮ็กเกอร์ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเข้าสู่ระบบขั้นสูง ผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลบน Cloud ของคุณจะส่งรหัสไปยังโทรศัพท์ อีเมล หรือแอปของคุณ จากนั้นคุณจะสามารถใส่รหัสและเข้าถึงไฟล์ของคุณได้  

เปิดใช้การเข้ารหัสไฟล์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ

ผู้ให้บริการของคุณสามารถเข้ารหัสไฟล์ที่คุณเก็บบนแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ iOS หรือ Android ของคุณได้ การเข้ารหัสนี้จะปกป้องข้อมูลของคุณเมื่อมีผู้อื่นใช้โทรศัพท์ของคุณ ถ้าโทรศัพท์ของคุณถูกแฮ็กหรือถูกขโมย การเข้ารหัสสามารถทำให้คุณสบายใจได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องมีหากคุณจัดเก็บไฟล์ไว้ในโทรศัพท์ของคุณ 

ทำงานร่วมกันบนไฟล์ที่แชร์ 

การทำงานร่วมกันใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงาน ด้วยเหตุนี้ บริการที่เก็บข้อมูลบน Cloud จึงมอบฟีเจอร์ที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันบนไฟล์ได้ การเปลี่ยนแปลงหรือข้อคิดเห็นทั้งหมดในไฟล์จะซิงค์ในเวลาจริง ดังนั้นสมาชิกทีมจึงทำงานกับเอกสารที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ  

มีหลายอย่างที่ผู้รับสามารถทำกับไฟล์ที่แชร์ได้ เช่น: 

  • ดู บุคคลที่คุณแชร์ไฟล์ด้วยจะสามารถดูได้ พวกเขาไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้แพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบน Cloud  
  • ดาวน์โหลด บุคคลที่คุณแชร์ไฟล์ด้วยจะสามารถดาวน์โหลดได้ ถ้าคุณต้องการให้ปลอดภัยยิ่งขึ้น คุณสามารถเลือกให้บล็อกการดาวน์โหลดได้  
  • แก้ไข ด้วยสิทธิ์ในการแก้ไขแบบเต็ม ผู้รับสามารถแก้ไขเอกสารของคุณได้ ซึ่งจะเป็นการดีที่สุดที่จะเปิดใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะแชร์ เพื่อให้คุณสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธการแก้ไขในภายหลังได้  
  • แสดงข้อคิดเห็น บุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์จะสามารถเพิ่มและตอบกลับข้อคิดเห็นในไฟล์ของคุณได้  
  • ทำงานร่วมกัน หลายคนสามารถแก้ไขไฟล์ของคุณพร้อมกันด้วยการทำงานร่วมกันในเวลาจริง การเปลี่ยนแปลงไฟล์ทั้งหมดจะซิงค์ในเวลาจริงและอัปเดตโดยอัตโนมัติสำหรับผู้แก้ไขทั้งหมด 
  • แชร์ บุคคลที่มีสิทธิ์แก้ไขจะสามารถแชร์ไฟล์ของคุณได้ อย่างไรก็ตาม บุคคลที่ไม่มีสิทธิ์แก้ไขสามารถส่งต่อลิงก์ของคุณได้หากพวกเขาเลือก บางบริการจะอนุญาตให้คุณปิดใช้งานการแชร์สำหรับผู้ใช้ได้ 

การเลือกโซลูชันการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย 

มีตัวเลือกการแชร์ไฟล์อยู่มากมายในตลาด ในขณะที่คุณตรวจทานตัวเลือกของคุณ ให้มองหาสิ่งที่ต้องมีดังนี้:  

  • ตัวเลือกความปลอดภัย เลือกโซลูชันที่มีตัวเลือกความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพสูง ลิงก์ที่ได้รับการป้องกันโดยรหัสผ่านและสิทธิ์เป็นสิ่งสำคัญ ลิงก์ที่หมดอายุนั้นมีประโยชน์หากคุณแชร์กับคู่ค้าภายนอก  
  • การเข้ารหัส ไฟล์ของคุณจะต้องปลอดภัยเมื่อคุณแชร์และขณะที่อยู่ในที่จัดเก็บ เลือกผู้ให้บริการที่ใช้ประโยชน์จากการเข้ารหัส  
  • ใช้งานง่าย โซลูชันที่เก็บข้อมูลของคุณจะต้องใช้งานง่าย คุณควรจะสามารถแชร์ รับ และทำงานกับสมาชิกทีมบนไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ คุณไม่ควรมีปัญหาในการเปลี่ยนแปลงระดับสิทธิ์ 

การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยสำหรับทีมของคุณ 

การแชร์ไฟล์ทำให้โครงการเร็วยิ่งขึ้น แต่หากไม่มีการระมัดระวังเป็นพิเศษ ข้อมูลของคุณอาจมีความเสี่ยงได้ การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยช่วยให้เวิร์กโฟลว์ของทีมง่ายขึ้นและทำให้ไฟล์ของคุณปลอดภัย  

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย

Business Insights & Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ