5 เครื่องมือจัดการโครงการที่ช่วยประหยัดเวลา เงิน และพลังงาน

การดำเนินโครงการผ่านสถานการณ์ตึงเครียดขององค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาอาจเป็นเรื่องยากลำบาก ทุกวันนี้ พนักงานออฟฟิศต้องแบกรับภาระของวันกำหนดส่งงาน การประชุม อีเมล และงานจำนวนไม่รู้จบ และหมายความว่าพวกเขาอาจไม่มีเวลาหรือพื้นที่ในการแสดงศักยภาพของพวกเขาได้อย่างเต็มที่ให้กับคุณและโครงการของคุณ โชคดี คุณสามารถช่วยทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น เพื่อช่วยรับรองว่าโครงการจะประสบความสำเร็จ ไม่ว่าคุณจะทำเพื่อลูกค้าหรือบุคคลภายในองค์กรก็ตาม ลองดูเครื่องมือการจัดการโครงการทั้งห้าเหล่านี้ที่จะช่วยประหยัดเวลา เงิน และพลังงาน

เริ่มต้นธุรกิจของคุณอย่างรวดเร็วด้วยหลักสูตรเร่งรัดใน Microsoft 365

ช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพทุกวันได้จากเกือบทุกที่ด้วย Microsoft 365

เรียนรู้เพิ่มเติม

แผนภูมิแกนต์และบอร์ด Scrum

ในยุคที่ข้อมูลไม่มีที่สิ้นสุด มีข้อความจำนวนมหาศาลที่อาจทำให้เราเสียสมาธิได้ ดังนั้น ภาพธรรมดาๆ อาจดูน่าสนใจและมีประสิทธิภาพมากกว่า แผนภูมิแกนต์ใช้แถบแนวนอนพื้นฐานในการแสดงขั้นตอนและความคืบหน้าของโครงการ เพียงแค่ดูผ่านๆ เพื่อนร่วมทีมของคุณก็จะสามารถเห็นงานที่กำลังจะเสร็จ (หรืองานที่ควรรีบทำให้เสร็จ) ได้ทันที และเข้าใจได้ทันทีว่าส่วนใดต้องการความช่วยเหลือจากพวกเขา พวกเขายังสามารถดูว่าควรเวลาเท่าใดในแต่ละขั้นตอน

กระดาน Scrum ก็มีการทำงานคล้ายกันและเหมาะสมอย่างมากกับโครงการที่มีเวลายืดหยุ่นมากกว่าและเกี่ยวข้องกับหลายทีม กระดานจะแสดงขั้นตอนต่างๆ ของโครงการ การวางแผน การดำเนินการ เป็นต้น และเครื่องหมายของแต่ละทีม เมื่อพวกเขาทำงานในแต่ละขั้นตอนสำเร็จแล้วและมีความคืบหน้า ทีมก็จะย้ายเครื่องหมายของพวกเขาไปยังส่วนอื่นของกระดาน ทำให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถเห็นภาพรวมและงานในส่วนของพวกเขาได้

การมอบหมายงาน

เป็นเรื่องง่ายที่จะตกลงทำงานบางอย่าง แต่เป็นเรื่องยากกว่ามากที่จะจำให้ได้ว่าต้องทำ โดยเฉพาะเมื่อข้อความจำนวนมากเต็มไปด้วยคำขอใหม่ๆ นั่นเป็นสาเหตุที่ทำให้เครื่องมือมอบหมายงานออนไลน์มีคุณค่าอย่างมาก บุคคลที่รับผิดชอบงานส่วนหนึ่งของโครงการ ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบโลโก้หรือการคำนวณตัวเลข สามารถเข้าสู่ระบบและดูงานที่พวกเขาต้องทำได้อย่างง่ายดาย พวกเขายังสามารถรับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับวันกำหนดส่งงานได้ โดยขึ้นอยู่กับการตั้งค่าบัญชีของพวกเขา

ในทางกลับกัน ผู้จัดการโครงสามารถสร้างแท็บสำหรับทีมของพวกเขา และตรวจสอบว่างานทั้งหมดจะเสร็จทันเวลาโดยไม่ต้องเลื่อนผ่านอีเมลจำนวนมาก ซึ่งสามารถช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้าและความตึงเครียดที่ไม่จำเป็นได้

การจัดสรรทรัพยากร

ในสภาพแวดล้อมหน่วยงาน การจัดสรรทรัพยากรเป็นสิ่งสำคัญ ผู้จัดการโครงการต้องมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดกำหนดการและติดตามชั่วโมงทำงานของสมาชิกทุกคนในทีม เพื่อป้องกันการรับงานเกินขีดจำกัด การพลาดวันกำหนดส่งงาน และลูกค้าที่ไม่พอใจ แต่องค์กรประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องถูกจำกัดอยู่ในโลก “เพ้อฝัน” อีกต่อไป จะไม่ดีกว่าหรือ ที่จะมีภาพรวมความพร้อมทำงานของสมาชิกทีม แม้ว่าในบริษัทก็ตาม

สอบถามทีมของคุณล่วงหน้าเพื่อประเมิน วันกำหนดส่งงานที่สามารถขยายได้มากที่สุด ความพร้อมของพวกเขาสำหรับตลอดโครงการ ให้พวกเขาระบุวันต่างๆ ที่พวกเขาจะลาพักร้อน วันที่พวกเขาไม่สามารถต้ังใจทำงานได้อย่างเต็มที่เพราะการประชุม และวันที่พวกเขาต้องส่งงานอื่นๆ ถ้าคุณทราบความพร้อมเป็นรายชั่วโมง คุณก็จะสามารถสร้างไทม์ไลน์ที่ใช้งานจริงได้ เครื่องมือจัดสรรทรัพยากรจะช่วยให้คุณและเพื่อนร่วมทีมของคุณเปรียบเทียบชั่วโมงทำงานจริงกับชั่วโมงทำงานโดยประมาณและปรับให้สมดุลกันได้อย่างง่ายดาย ทำให้การทำงานในอนาคตราบรื่นยิ่งขึ้น

เครื่องมือแสดงข้อคิดเห็น

การให้ข้อคิดเห็นแสดงถึงหลายสิ่งหลายอย่างกับแต่ละบุคคล บางคนใช้แสดงคำขอแก้ไขที่เข้มงวดและมอบหมายงาน บางคนใช้แสดงความรู้สึกและการตอบสนอง ในบางครั้ง บุคคลที่เกี่ยวข้องแสดงข้อคิดเห็นที่ขัดแย้ง ทั้งหมดนี้ทำให้บุคคลที่ได้รับข้อคิดเห็นตัดสินใจดำเนินการได้อย่างยากลำบาก พวกเขาควรรับฟังใคร

เครื่องมือแสดงข้อคิดเห็นจะช่วยให้บุคคลที่เกี่ยวข้องลงคะแนนเลือกงานที่จะส่งเวอร์ชันต่างๆ ทำให้กลุ่มสามารถดำเนินการไปในทิศทางเดียวกันที่ทุกคนยอมรับได้อย่างยิ่งขึ้น ถ้าข้อคิดเห็นของบุคคลใดบุคคลหนึ่งมีน้ำหนักมากกว่าคนอื่นๆ อาจเพราะความเชี่ยวชาญในงานนั้นๆ คุณสามารถปรับคะแนนของพวกเขาเป็นสองคะแนนได้

รายงานแบบนอกกรอบ

รายงานความคืบหน้าและการตรวจสอบหลังเสร็จงานเป็นส่วนสำคัญของทุกๆ โครงการ และจะต้องไม่ใช้เวลามากจนเกินไป แทนที่จะใช้เวลาอันมีค่าไปกับการสร้างรายงานด้วยตัวเอง ให้เลือกตัวเลือกนอกกรอบ คุณสามารถใส่ตัวเลขและรูปภาพที่เกี่ยวข้องและให้โปรแกรมสร้างการจัดรูปแบบและภาพแสดงข้อมูลที่เหมาะสมได้

ซึ่งหมายความว่า คุณจะสามารถเริ่มวางแผนโครงการถัดไปของคุณได้เร็วยิ่งขึ้น

<!–

Related content

  • Top three success strategies for the PMO
  • 10 tech tips to run your business more efficiently

–>

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
บริหารธุรกิจของฉัน

วิธีใช้โซลูชันคัมบังเพื่อจัดการงานของทีมของคุณ

อ่านเพิ่มเติม
บริหารธุรกิจของฉัน

การใช้งานซอฟต์แวร์การจัดการงานเพื่อให้เสียเวลาน้อยลง

อ่านเพิ่มเติม
บริหารธุรกิจของฉัน

วิธีจัดการวงจรชีวิตของโครงการทั้งห้าขั้นตอนด้วยเครื่องมือภาพ

อ่านเพิ่มเติม
บริหารธุรกิจของฉัน

วิธีการสร้างความหลากหลายและการรวมตัวกันในสถานที่ทำงาน

อ่านเพิ่มเติม

Business Insights & Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ