5 วิธีในการทำงานร่วมกันสำหรับพนักงานทางไกล

เนื่องจากแนวโน้มการทำงานจากระยะไกลนั้นเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่พนักงานและทีมโครงการที่อยู่ห่างไกลกันจะต้องสามารถทำงานร่วมกันได้ ด้วยความก้าวหน้าเป็นอย่างมากในเทคโนโลยีดิจิทัล การทำงานร่วมกันจึงมีประสิทธิภาพยิ่งกว่าที่เคย เครื่องมือที่พร้อมใช้งานสำหรับพนักงานทางไกลจะนำเสนอโอกาสในการทำงานร่วมกันที่ไม่เคยมีมาก่อน  

ตามที่ระบุไว้โดย CNBC มีรูปแบบ “ระยะทาง” ที่แตกต่างกันอย่างน้อยสามรูปแบบ ซึ่งรวมถึงระยะทางกายภาพและระยะการดำเนินงาน เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่อธิบายที่นี่ยังกล่าวถึง “ระยะห่างของความสัมพันธ์” ซึ่งเกี่ยวข้องกับความต้องการของมนุษย์ทุกคนสำหรับ “ความรู้สึกไว้วางใจ ความเห็นอกเห็นใจ และความสัมพันธ์” 

ตั้งแต่เซสชันการระดมความคิดในเวลาจริงไปจนถึงกลยุทธ์เชิงนวัตกรรมสำหรับการแชร์ไฟล์และเอกสาร ทุกธุรกิจสามารถได้รับประโยชน์สูงสุดจากบุคลากรนอกสถานที่ของพวกเขาได้ นี่คือคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีที่ทรัพยากรอันมีคุณค่าเหล่านี้นำไปสู่ระดับใหม่ของประสิทธิภาพการทำงาน 

การโทรและการประชุมทางวิดีโอ 

ผู้คนที่ประสบความสำเร็จในการเผชิญหน้ากับเพื่อนร่วมงานแบบ “ตัวต่อตัว” บางครั้งรู้สึกว่าสถานะการทำงานจากระยะไกลของตนเปลี่ยนแปลงไป ความรู้สึกโดดเดี่ยวสามารถเกิดขึ้นกับพฤติกรรมการทำงานของตน และนำไปสู่ความแปลกแยกจากทีม 

การสนทนาและการประชุมทางวิดีโอเพิ่มปัจจัย “ความเป็นส่วนตัว” ได้เป็นอย่างมาก ในขณะเดียวกันก็เพิ่มความรู้สึกของการทำงานเป็นทีมและการสร้างความสัมพันธ์ การสนทนาทางวิดีโอช่วยปรับปรุงความพยายามในการระดมความคิดของทีมผ่านการสนทนาโต้ตอบไปมาในเวลาจริง นอกจากนี้ การสนทนาทางวิดีโอคือเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการประเมินผลงานของพนักงาน (กับผู้ปฏิบัติงานทางไกล) และสถานการณ์อื่นๆ ที่การเผชิญหน้าแบบตัวต่อตัวมีผลกระทบมากที่สุด  

การใช้การประชุมทางวิดีโอสามารถช่วยลดหรือแม้แต่กำจัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และความท้าทายในการจัดกำหนดการประชุมแบบตัวต่อตัวหลายครั้งได้ 

การแชท / การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที 

การสนทนาในเวลาจริงได้เข้ามาแทนที่การแลกเปลี่ยนไอเดียเมื่อพักดื่มน้ำผ่านการแชทและเทคโนโลยี IM เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้พนักงานทางไกลสามารถแชร์ไอเดียและกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและโฟกัสยิ่งขึ้น 

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานทางไกลที่อยู่ในส่วนหนึ่งของประเทศมีไอเดีย “ตัวพลิกเกม” เกี่ยวกับโครงการ พวกเขาสามารถเชื่อมต่อผ่าน IM และโต้กลับไอเดียจากเพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างออกไปหลายร้อยหรือหลายพันไมล์ได้ ทรัพยากรนี้รวดเร็วกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าอีเมลในแง่ของการสื่อสารที่รวดเร็ว  

  • ตัวเลือกการแชร์หน้าจอจะช่วยให้สมาชิกทีมสามารถทำการตัดสินใจในเวลาจริงได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และทำให้โครงการคืบหน้า  
  • การเก็บประวัติการแชทแบบถาวรจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการตัดสินใจและแนวทางการคิดใหม่ๆ ที่นำไปสู่ความสำเร็จ 

 การทำงานร่วมกันบนเอกสารในเวลาจริงและการแชร์ไฟล์ 

แม้ว่างานเอกสารจะยังคงเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจ แต่ในปัจจุบันนี้เอกสารจะปรากฏในรูปแบบสิ่งพิมพ์น้อยลง สมาชิกทีมที่อยู่ในตำแหน่งที่ตั้งระยะไกลต่างกันสามารถทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดกับเอกสารไฟล์ออนไลน์ สเปรดชีต งานนำเสนอ PowerPoint และอื่นๆ อีกมากมาย 

การแก้ไขและคำติชมเกิดขึ้นใกล้เคียงกับเวลาจริง ช่วยลดโอกาสในการสื่อสารผิดพลาด หรือข้อบกพร่องอื่นๆ ที่เกิดขึ้นเมื่อส่งเอกสารกลับไปกลับมาทางอีเมลได้อย่างมีนัยสำคัญ การทำงานร่วมกันในเวลาจริงมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อจำเป็นต้องสร้างเอกสารสำคัญสำหรับโครงการที่เร่งด่วน  

เช่นเดียวกับในสถานที่ทำงานจริง บ่อยครั้งที่สมาชิกทีมจำเป็นต้องส่ง แชร์ และเข้าถึงไฟล์ ขณะนี้การแชร์ไฟล์โดยมากจะดำเนินการผ่านที่เก็บข้อมูลบน Cloud เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บแบบออนไลน์แล้วก็จะสามารถแชร์ได้อย่างง่ายดาย และผู้อื่นสามารถเข้าถึง ดู และแก้ไขไฟล์บน Windows, Mac หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ของตนได้ 

การแชร์และการจัดการงาน 

ทีมเสมือนที่ทำงานในระยะไกลและหลายโซนเวลาจำเป็นต้องมีวิธีการเพื่ออัปเดตเกี่ยวกับโครงการที่แชร์อยู่เสมอ การแชร์และการจัดการงานช่วยอำนวยความสะดวกในการแชร์งานโครงการ และแจ้งให้สมาชิกทีมทุกคนทราบถึงความคืบหน้าในการดำเนินงานให้สำเร็จ 

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการงาน พนักงานทางไกลสามารถ: 

  • ยอมรับงานและอนุญาตให้ผู้อื่นเห็นว่าใครมีส่วนร่วมกับการทำงาน 
  • แจ้งเตือนบุคคลถัดไปในทีมเพื่อให้ทราบเมื่องานเสร็จเรียบร้อย และทำให้เวิร์กโฟลว์ดำเนินต่อไป 
  • จัดเก็บและจัดระเบียบไฟล์ทรัพยากร (สเปรดชีต เอกสาร และอื่นๆ) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาทำงานกับข้อมูลล่าสุด 

ด้วยการเข้าถึงไปยังแอปการจัดการงาน พนักงานทางไกล (และผู้ที่พวกเขาทำงานด้วยนอกสถานที่) จะไม่พลาดรายการสิ่งที่ต้องทำในโครงการของตน 

ที่เก็บข้อมูลบน Cloud 

ทรัพยากรการทำงานร่วมกันที่กล่าวถึงข้างต้นทั้งหมดจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้ร่วมกับที่เก็บข้อมูลบน Cloud ที่เก็บข้อมูลบน Cloud ทำให้ทุกคนในองค์กรที่อยู่ทั่วโลกสามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้อย่างง่ายดาย 

ด้วยที่เก็บข้อมูลบน Cloud พนักงานทางไกลสามารถทำงานร่วมกันได้โดย: 

  • การซิงโครไนซ์ไฟล์ 
  • การเข้าถึงและการแชร์เอกสาร รูป และโฟลเดอร์จากอุปกรณ์หลายเครื่อง 
  • การแก้ไขไฟล์ในเวลาจริง 
  • การกู้คืนข้อมูลที่สำรองไว้ในเหตุการณ์ของการสูญเสียไฟล์ 
  • การดูการแก้ไขในอดีตด้วยประวัติเวอร์ชัน 

โดยทั่วไปแล้วที่เก็บข้อมูลบน Cloud มีราคาไม่แพง แม้แต่สำหรับธุรกิจที่มีขนาดเล็กที่สุด ROI มีความสำคัญในแง่ของการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย ความพร้อมใช้งานในระบบปฏิบัติการและอุปกรณ์ที่หลากหลาย และความสามารถในการป้องกันการสูญหายหรือความเสียหาย  

บุคลากรทางไกลแสดงให้เห็นถึงอนาคตของการทำงาน เมื่อความจำเป็นในการปรากฏตัวในสถานที่ทำงานค่อยๆ ลงน้อยลง นายจ้างจะเห็นประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มมากขึ้น เมื่อพวกเขาสนับสนุนทีมทางไกลด้วยเทคโนโลยีการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดที่พร้อมใช้งาน 

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
ประสิทธิภาพการทำงาน

5 วิธีที่แอปปฏิทินออนไลน์แบบรวมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

อ่านเพิ่มเติม
ประสิทธิภาพการทำงาน

ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมมากยิ่งขึ้นด้วยไวท์บอร์ดดิจิทัล

อ่านเพิ่มเติม
ประสิทธิภาพการทำงาน

5 วิธีที่โพลสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมในการประชุมออนไลน์

อ่านเพิ่มเติม

Business Insights & Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ