7 เคล็ดลับง่ายๆ ของปฏิทินที่จะยกระดับประสิทธิภาพทีมของคุณ

ความลับในการเพิ่มประสิทธิผลและประสิทธิภาพคืออะไร ไม่มีวิธีง่ายๆ แต่วิธีหนึ่งที่ทำให้แน่ใจได้ว่าคุณจะได้ประโยชน์มากที่สุด คือ ด้วยเทคนิคปฏิทินที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบและมีสมาธิ ตั้งแต่การจัดกำหนดการบล็อกเวลา “ไม่มีการประชุม” ไปจนถึงการรวมอุปกรณ์เคลื่อนที่ เพื่อไม่ให้คุณพลาดการประชุม ศิลปะในการปรับปฏิทินให้เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับง่ายๆ ของปฏิทินที่คุณสามารถใช้เพื่อยกระดับความมีประสิทธิภาพของคุณ:

1. จัดกำหนดบล็อกเวลา “ไม่มีการประชุม”—แทนที่จะทำงานหลายงานพร้อมกัน ให้เผื่อเวลาโดยไม่ถูกขัดจังหวะ David Sanbonmatsu ศาสตราจารย์วิชาจิตวิทยา มหาวิทยาลัยยูทาห์ กล่าวว่า “เมื่อคนทำงานหลายงานพร้อมกัน พวกเขามักทำสิ่งต่างๆ ได้ไม่ดี” “หลายครั้งที่คนที่ทำงานหลายงานพร้อมกันมากที่สุดจะทำงานได้แย่ที่สุด… เนื่องจากบุคคลขาดการควบคุมอารมณ์” (จาก Forbes)
2. ตั้งเวลา ไม่อยู่ที่สำนักงาน (OOO)—ระบุบล็อกเวลาบนปฏิทินของคุณเป็น “ไม่ว่าง”, “ไม่ทำงาน” หรือ “OOO” ถ้าคุณไม่ได้ทำงานในวันใดวันหนึ่ง หรือกำลังเดินทาง
   • จัดการแบบมืออาชีพ: ถ้าคุณมีการนัดหมายหรือใช้เวลาในการเดินทางที่ไม่เกี่ยวกับงานเป็นประจำเมื่อคุณไม่ว่าง ให้กำหนดเวลาเป็นเวลา OOO ที่เป็นกิจวัตร เมื่อต้องการดำเนินการดังกล่าวใน Outlook เพียงแค่เปิดการประชุมที่คุณต้องการตั้งค่าเป็น กิจวัตร และบนแท็บการประชุม (ในกลุ่มตัวเลือก) ให้คลิก การเกิดขึ้นประจำ เลือกความถี่ที่คุณต้องการ ตั้งค่าตัวเลือกสำหรับความถี่แล้วคลิก ตกลง
3. เชื่อมต่อปฏิทินของคุณบนอุปกรณ์เคลื่อนที่—เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นกับทุกคน: คุณไม่ได้ใช้แล็ปท็อปและการประชุมเลิกช้า คุณลืมเวลาและสถานที่สำหรับการประชุมครั้งถัดไป และลงเอยด้วยการที่คุณต้องวุ่นวายขอโทษห้านาทีหลังจากการประชุมครั้งถัดไปเริ่มขึ้น รวมปฏิทินของคุณบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อให้คุณไม่พลาดการประชุมทั้งหมดของคุณ

4. เพิ่มเวลาระหว่างการประชุม—เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้จัดกำหนดเวลาเพิ่ม 10 นาทีก่อนและหลังทุกการประชุม เพื่อให้คุณมีเวลามากพอที่จะจัดการข้อมูลของการประชุมปัจจุบัน แล้วเตรียมตัวและจัดเตรียมสำหรับการประชุมถัดไป นอกจากนี้ยังจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความรู้สึกของ “การวิ่ง” จากการประชุมหนึ่งไปยังอีกการประชุมได้
5. จัดกำหนดเวลาพัก—เมื่อคุณทำงานเสร็จทุกอย่างแบบคนที่ต้องทำทั้งหมด เป็นเรื่องง่ายที่จะมุ่งหน้าลุยและทำงานจนเหนื่อย ตาม ทีม Healthy Living ของ Huffington Post “การลุกขึ้นเพียงไม่กี่นาทีและทำให้เลือดไหลเวียน เพิ่มออกซิเจนให้กับสมองเป็นส่วนจำเป็นของวันทำงาน” จัดกำหนดเวลาพักลงในปฏิทินของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้หมดไฟในการทำงาน และเพิ่มความสร้างสรรค์ และให้ตัวเตือนปฏิทินช่วยรับผิดชอบให้คุณ
6. ตั้งค่าตัวเตือนการเช็คอิน—เมื่อวันครบกำหนดสำคัญใกล้เข้ามา ให้จัดกำหนดการเช็คอินด้วยตัวเตือนสำหรับเกณฑ์มาตรฐานไปตลอดเส้นทาง ซึ่งจะหลีกเลี่ยงความเครียดในตอนท้ายของโครงการ และช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณทำงานนั้นก่อนที่จะหมดเวลา รวมสมาชิกทีมบนตัวเตือนปฏิทินของคุณเพื่อกระตุ้นให้ทีมเช็คอินด้วย
7. รวมที่ติดต่อทางธุรกิจ—ลดความซับซ้อนของการเชิญที่ติดต่อทางธุรกิจ โดยการรวมปฏิทินของคุณกับรายการที่ติดต่อ

จัดการแบบมืออาชีพ: คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อจากข้อความอีเมลใน Office 365 เปิดข้อความเพื่อให้ชื่อของบุคคลแสดงขึ้นในบรรทัดใดๆ ต่อไปนี้: จาก, ถึง, สำเนาถึง หรือสำเนาลับถึง คลิกขวาที่ชื่อที่เหมาะสม แล้วคลิก เพิ่มไปยังที่ติดต่อ Outlook หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น ที่ที่คุณสามารถกรอกรายละเอียดที่คุณต้องการ แล้ว ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น

<!–

Use your calendar to stay on top of your day by optimizing organization and ultimately making you more productive. For more productivity tips learn how to work smarter in the cloud. To ensure you and your team are more connected get the e-book: “Collaborate, Anytime, Anywhere“.

–>