การเก็บถาวรอีเมล—5 เหตุผลที่ทำให้ฟีเจอร์นี้เป็นฟีเจอร์อีเมลที่ดีที่สุดที่คุณไม่เคยใช้

ไม่ว่าคุณจะทำงานในบริษัทหรือไม่ คุณอาจส่งและได้รับอีเมลหลายฉบับในแต่ละวัน นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วและสะดวกในการติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า เพื่อน และครอบครัว แน่นอน อีเมลคือ เครื่องมือติดต่อสื่อสารที่ได้รับความนิยมอย่างสูงสำหรับบริษัท เนื่องจากความสามารถในการบันทึกการสนทนาและยังทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลที่สามารถค้นหาได้

อันที่จริง การค้นคว้าระบุว่าสามในสี่ของทรัพย์สินทางปัญญาของบริษัทอยู่ภายในระบบอีเมลและการส่งข้อความ ซึ่งหมายความว่าการป้องกันข้อมูลนี้โดยที่ไม่ส่งไปยังถังขยะเพียงอย่างเดียวนั้นเป็นสิ่งสำคัญ แต่การเก็บข้อมูลไว้จำนวนมากอาจทำให้สิ้นเปลืองพื้นที่ของเซิร์ฟเวอร์เก็บข้อมูลของบริษัทของคุณ

แล้วโซลูชันที่ดีที่สุดคืออะไร

การเก็บถาวรอีเมลไม่ใช่สิ่งใหม่ เครื่องมือนี้มีมานานหลายปี แต่อะไรคือสาเหตุที่ทำให้ไม่มีบริษัทใช้งานมากขึ้น ต่อไปนี้คือประโยชน์ห้าประการของการใช้โซลูชันการเก็บถาวรอีเมล:

• ที่เก็บข้อมูล เมื่อข้อมูลอีเมลถูกจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ที่ถูกใช้งานตลอดเวลา ประสิทธิภาพของเซิร์ฟเวอร์อาจลดลงได้เนื่องจากพื้นที่ว่างของเซิร์ฟเวอร์ลดลงเรื่อยๆ ทางเลือกอย่างอื่นคือการลบอีเมล ซึ่งไม่ใช่ทางเลือกที่ฉลาด เนื่องจากข้อมูลสำคัญอาจสูญหายไปตลอดกาล หรือจัดเก็บไว้ที่อื่น การเก็บถาวรอีเมลทำตามทางเลือกหลังนี้และย้ายข้อมูลไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ไม่ได้ใช้งานหรือสภาพแวดล้อมระบบคลาวด์ที่ปลอดภัย โซลูชันบางอย่างจะใช้การบีบอัดขั้นสูงและ/หรือการลบรายการที่ซ้ำกันเพื่อลดพื้นที่ว่างที่ต้องใช้ในการเก็บถาวร ซึ่งในบางครั้งอาจสูงถึง 50 เปอร์เซ็นต์หรือมากกว่า
• การคืนค่า การเก็บถาวรอีเมลอาจช่วยเร่งกระบวนการเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการคืนค่าข้อมูล โดยขึ้นอยู่กับโซลูชันการสำรองข้อมูลที่คุณใช้อยู่ เนื่องจากข้อมูลที่เก็บถาวรจะใช้พื้นที่น้อยกว่า นอกจากนี้ การคืนค่าอีเมลที่ไม่ได้เก็บถาวรจะรวดเร็วยิ่งขึ้นและง่ายยิ่งขึ้น เนื่องจากมีข้อมูลของเซิร์ฟเวอร์จดหมายน้อยลง
• การรักษาความปลอดภัย เมื่ออีเมลเก่าของคุณ “ไม่ได้รับความสนใจ” และถูกจัดเก็บไว้ที่อื่น ไม่ได้หมายความว่าอีเมลเหล่านั้นจะไม่ได้รับการป้องกันเหมือนกับอีเมลในสภาพแวดล้อมกล่องขาเข้าที่ใช้งานอยู่ของคุณ ถ้าคุณมีโซลูชันการเก็บถาวรอีเมลที่เหมาะสม ข้อมูลของคุณจะถูกเก็บรักษาและถูกป้องกันไว้เช่นเดิมด้วยความสามารถในการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องและการกู้คืนก่อนเกิดอุบัติเหตุ เพื่อให้ได้บริการที่ดีที่สุด ให้ค้นหาผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ พร้อมให้บริการ และมีประสิทธิภาพพร้อมกับรับประกันด้วยข้อตกลงระดับบริการที่มีเวลาการทำงาน 99.9 เปอร์เซ็นต์และการชดเชยทางการเงิน
• ประสิทธิภาพ เมื่อเซิร์ฟเวอร์ของคุณมีข้อมูลอีเมลจำนวนมหาศาล อาจทำให้การค้นหาอีเมลหรือหัวเรื่องเฉพาะเป็นไปอย่างยากลำบากและเชื่องช้า นอกจากนี้ การจัดการโควต้ากล่องอีเมลและการตั้งค่าการเก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติจะทำให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาไปกับการลบอีเมลหรือย้ายอีเมลเป็นไฟล์ PST เหมือนแต่ก่อน สุดท้าย เมื่อคุณให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลอีเมลที่เก็บถาวรและสำรองไว้ได้ หมายความว่าคุณได้มอบพลังให้กับพวกเขา ซึ่งพวกเขาจะไม่ต้องขอให้แผนก IT ทำงานเช่นนี้ให้อีกต่อไป
• การปฏิบัติตามข้อบังคับ อุตสาหกรรมส่วนใหญ่ต้องการให้องค์กรเก็บบันทึกทางธุรกิจ และเนื่องจากอีเมลมักจะมีบันทึกดังกล่าว การลบอีเมลจึงไม่ใช่สิ่งที่ควรทำ ในบางอุตสาหกรรม เช่น การดูแลสุขภาพ บริการด้านการเงิน เภสัชกรรม และพลังงานมีข้อกำหนดที่เคร่งครัดเกี่ยวกับการเก็บบันทึกทางธุรกิจ

เมื่อคุณพิจารณาใช้โซลูชันการเก็บถาวรอีเมล ให้จำไว้ว่าควรศึกษาผู้ให้บริการและเลือกผู้ให้บริการที่มอบโซลูชันที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้และให้คุณสามารถควบคุมและรักษามาตรฐานด้านการรักษาความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือระดับสูงไว้ได้

<!–

Download the Exchange Online capabilities guide, or get the free eBook,9, surefire ways to look professional with email.

–>