ค้นหาฟีเจอร์บริการอีเมลที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

ทุกวันนี้ มีการใช้บริการอีเมลในกิจกรรมออนไลน์เกือบทุกกิจกรรม ตั้งแต่การติดต่อกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานไปจนถึงการสร้างบัญชีโซเชียลมีเดียและการซื้อของออนไลน์ และผู้คนในเกือบทุกประเทศทั่วโลกล้วนเชื่อมต่อกับไคลเอ็นต์อีเมลที่ทำให้ชีวิตสะดวกสบายยิ่งขึ้น อันที่จริงแล้ว จากการสำรวจของ The Radicati Group, Inc. พบว่าในปี 2017 มีประชากรโลกประมาณครึ่งหนึ่งใช้อีเมล และ “ในช่วงสิ้นปี 2021 จำนวนผู้ใช้อีเมลทั่วโลกจะสูงกว่า 4.1 พันล้านคน” ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่แสดงให้เห็นว่าแพลตฟอร์มอีเมลมีความสำคัญแค่ไหน

แต่อีเมลก็ไม่ใช่วิธีเดียวในการส่งและรับข้อความ จากนวัตกรรมที่ช่วยให้ผู้คนและองค์กรสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น อีเมลจึงได้รับการพัฒนาให้ใช้งานร่วมกับเครื่องมือต่างๆ ได้มากมาย ทำให้สามารถปรับปรุงวิธีการทำงานของคุณได้อย่างแท้จริง แน่นอนว่าบางธุรกิจก็ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่มีให้ทั้งหมด ดังนั้น ข้อมูลด้านล่างนี้จึงแบ่งออกเป็นโซลูชัน “พื้นฐาน” และ “ขั้นสูง” ที่สามารถช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกชนิดไคลเอ็นต์อีเมลที่เหมาะสมกับคุณได้ มาดูกันเลย

เริ่มต้นธุรกิจของคุณอย่างรวดเร็วด้วยหลักสูตรเร่งรัดใน Microsoft 365

ช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพทุกวันได้จากเกือบทุกที่ด้วย Microsoft 365

เรียนรู้เพิ่มเติม

ฟีเจอร์พื้นฐาน

บริการอีเมลฟรีส่วนใหญ่จะมีฟีเจอร์พื้นฐานบางอย่างที่ช่วยให้คุณสามารถจัดการและจัดระเบียบข้อความอีเมลได้ เช่น:

  • การตอบกลับอัตโนมัติ: ด้วยการช่วยให้คุณสามารถสร้างข้อความที่ส่งถึงบุคคลที่ติดต่อคุณทางอีเมลโดยอัตโนมัติ ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้ผู้อื่นทราบว่าคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน เวลาที่คุณจะกลับมา และบุคคลที่ควรติดต่อในช่วงที่คุณไม่อยู่
  • การนำกฎไปใช้: กฎคือการดำเนินการที่คุณสามารถนำไปใช้กับข้อความขาเข้าและ/หรือขาออกได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณเลือกการกระทำที่จะทำให้กฎทำงาน และการดำเนินการหลังจากที่กฎทำงานแล้วได้อย่างอิสระ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการให้ข้อความทั้งหมดจากเจ้านายของคุณไปยังโฟลเดอร์พิเศษ คุณสามารถจัดการได้โดยการตั้งค่ากฎ หรือ ถ้าคุณต้องการลบข้อความที่มีคำว่า “ลงทะเบียนวันนี้” ในชื่อเรื่องโดยอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างกฎที่ดำเนินการเช่นนั้นได้
  • โฟลเดอร์: บริการอีเมลฟรีส่วนใหญ่จะมีฟีเจอร์สำหรับองค์กรบางประเภท เช่น โฟลเดอร์ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงและจัดเก็บข้อความได้ด้วยตนเองตามระบบที่เหมาะสมสำหรับคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณทำงานกับ “Project X” คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า “Project X” และถ่ายโอนข้อความทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการไปยังโฟลเดอร์ ซึ่งทำให้บันทึกการติดต่อสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้อย่างง่ายดาย หรือ ถ้าคุณกำลังค้นหาเกี่ยวกับการกำหนดราคาผลิตภัณฑ์ที่บริษัทของคุณต้องการ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับข้อมูลและการประมาณราคาทั้งหมดที่คุณได้รับ และจัดเก็บข้อความเหล่านี้ไว้ในที่เดียว

ฟีเจอร์เพิ่มเติมที่มีบริการอีเมลระดับองค์กร

แน่นอน เมื่อคุณต้องการทำงานที่ซับซ้อนเกินไปสำหรับฟีเจอร์พื้นฐาน อีเมลระดับองค์กรอาจเป็นคำตอบที่คุณต้องการ และแม้ว่าไคลเอ็นต์อีเมลแต่ละรายจะแตกต่างกัน แต่มีฟีเจอร์บางชนิดที่คุณพบได้ในโซลูชันระดับองค์กร เช่น:

  • การติดต่อสื่อสารและที่เก็บข้อมูลอีเมลที่ปลอดภัย: การใช้การเข้ารหัสลับและฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยขั้นสูงจำนวนมาก ทำให้โซลูชันอีเมลระดับองค์กรมากมายสามารถเก็บรักษาข้อความทั้งหมดได้อย่างปลอดภัย ทั้งข้อความที่อยู่ระหว่างการรับส่งและข้อความในกล่องจดหมายเข้าของคุณ
  • ปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน: เมื่อใช้ปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน คุณสามารถดูว่าบุคคล (หรือทั้งทีม) พร้อมสำหรับการประชุมหรือไม่ ทำให้จัดกำหนดการกับพวกเขาและกิจกรรมกลุ่มอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย ในเวลาที่สะดวกสำหรับทุกคน ปฏิทินที่ใช้ร่วมกันยังอาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณจะไม่อยู่ที่สำนักงาน เพียงเพิ่มรายการปฏิทินสำหรับวันหยุดพักร้อนของคุณและบล็อกเวลาในช่วงดังกล่าว จากนั้น ทุกคนที่สามารถดูปฏิทินจะทราบเวลาที่คุณไม่อยู่
  • ส่งข้อความถึงบุคคลหลายคนโดยใช้นามแฝงอีเมลเดียว: บริการอีเมลบางอย่างจะทำให้ส่งข้อความถึงทุกคนที่คุณร่วมงานด้วยในโครงการพร้อมๆ กันได้อย่างง่ายดาย โดยใช้เพียงนามแฝงเดียว ดังนั้น สมมติว่าคุณร่วมงานกับคน 10 คนในโครงการ คุณสามารถจัดคน 10 คนนั้นเป็นกลุ่มและตั้งชื่อว่า “Team Project X” และส่งข้อความถึงพวกเขาได้ทุกครั้งที่คุณส่งอีเมลถึง “Team Project X” ซึ่งทำให้แชร์ไฟล์และแจ้งข้อมูลถึงทุกคนได้อย่างง่ายดาย
  • การเก็บรักษาอีเมล: เมื่อต้องการปฏิบัติตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมและภาครัฐ และมาตรฐานการควบคุมดูแลในองค์กรของคุณเอง การเก็บอีเมลของบริษัทไว้ถาวรเป็นเรื่องสำคัญ โชคดีที่โซลูชันอีเมลระดับองค์กรส่วนใหญ่ทำให้คุณสามารถตั้งนโยบายการเก็บรักษาของคุณเองได้ ดังนั้น คุณจึงสามารถเก็บสิ่งที่คุณต้องการไว้นานเท่าที่จำเป็น

บริการอีเมลฟรีพร้อมใช้งานแล้ว และถ้าคุณทำธุรกิจคนเดียว บริการเหล่านี้อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการเพื่อเริ่มต้น แต่ถ้าคุณบริหารบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก หรือคุณต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมและภาครัฐ หรือต้องการสิ่งอื่นๆ ที่นอกเหนือจากการส่งและรับอีเมล โซลูชันอีเมลระดับองค์กรสามารถช่วยเหลือคุณได้ และมอบเครื่องมือในการทำงาน พัฒนา และสร้างธุรกิจของคุณได้อย่างเหมาะสม

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

บริการประชุมทางโทรศัพท์ฟรีไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีคุณภาพ

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

3 วิธีในการใช้การประชุมทางวิดีโอโซลูชันเพื่อพัฒนาธุรกิจ

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

5 วิธีในการโฮสต์อีเมลบนคลาวด์เป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับธุรกิจของคุณ

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

สิ่งที่ธุรกิจที่กำลังเติบโตต้องรู้เกี่ยวกับการเก็บถาวรอีเมล

อ่านเพิ่มเติม

Business Insights & Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ