เคล็ดลับ 5 ประการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณขณะทำงานจากที่บ้าน

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กของ Create &Cultivate ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มออนไลน์และการจัดอีเวนท์ออฟไลน์อย่างต่อเนื่องสำหรับผู้หญิงที่ต้องการสร้าง &พัฒนาอาชีพในฝันของพวกเขา ฉันมีความภูมิใจในการสร้างวัฒนธรรมสำนักงานที่มีการร่วมมือกันอย่างใกล้ชิด ในฐานะที่เป็นทีมขนาดเล็ก เนื่องจากลักษณะของงานของเรา — เราคุ้นเคยกับการเดินทางไปด้วยกัน ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์ และจัดงานอีเวนท์ขนาดใหญ่ 

เมื่อเราเปลี่ยนมาเป็น ทำงานจากที่บ้าน เต็มเวลา ทีมงานของเราต้องทำการปรับเปลี่ยนครั้งใหญ่และหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อให้สายการสื่อสารเปิดกว้างทั่วทั้งองค์กรในขณะที่ยังคงรักษาไว้ซึ่ง ขวัญและกำลังใจของพนักงาน การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ท้าทายในช่วงเวลาที่ดีที่สุดและในสภาพแวดล้อมปัจจุบัน 

ในช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมา ฉันพบว่ามีเคล็ดลับสองสามประการที่เราในฐานะทีมสามารถนำไปใช้เพื่อขับเคลื่อนประสิทธิภาพทางธุรกิจของเรา  

ใช้เวลา “ทำงาน” ให้คุ้มค่าที่สุดโดยการหยุดพักตามปกติและลดการถูกรบกวน

ในช่วงแรก หลังจากทีมงานของเราเปลี่ยนไป ทำงานจากที่บ้าน เราดำเนินการเช่นเดียวกับที่เราเคยทำสมัยยังทำงานในสำนักงาน ความแตกต่างคือจากที่เคยพูดคุยอย่างรวดเร็วภายในห้านาทีที่โถงทางเดินเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ ถูกแทนที่ทั้งหมดด้วย  การประชุมผ่านวิดีโอ เป็นเวลาสามสิบนาทีหรือส่งเสียงปิ๊งและแชท นอกจากการประชุมยาวนานต่อเนื่องทั้งวันแล้ว เซสชันที่ขยายเพิ่มเหล่านี้นำไปสู่การโดนการสื่อสารรุมโจมตีอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้อีกด้วย 

ฉันเรียนรู้ได้ทันทีว่าวิธีนี้ไม่ให้เวลาสำหรับการคิดอย่างลึกซึ้งหรือเวลา “ทำงาน” และการทำงานของฉันก็กลายเป็นเรื่องยาก เป็นที่ชัดเจนว่าฉันจำเป็นต้องจัดระเบียบวันของฉันใหม่ แม้กระทั่งช่วงเวลา “ให้ตัวเองทานอาหารกลางวันบ้าง”; ไม่อย่างนั้นมันง่ายที่จะถูกดูดเข้าไปที่คอมพิวเตอร์ของฉันตั้งแต่ 7 โมงเช้าถึง 7 โมงเย็นด้วยการทำงานที่ ไม่มีการหยุดพัก  

สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ธุรกิจของเราคือการดำรงชีวิตของเรา และตอนนี้เป็นมากขึ้นกว่าเดิม มีความกดดันอย่างมากในการดำเนินการและดำเนินงานด้วยความเร็วปกติ แต่คุณต้องผลักดันตัวเองขึ้นมาให้ได้ก่อน  

  • กันวันที่ในปฏิทินของคุณไว้สำหรับเป็นเวลาส่วนตัว เมื่อเราไม่ได้ทำงานในสำนักงานอีกต่อไป ชั่วโมงทำงานที่เคยถูกกำหนดไว้นั้นไม่มีความหมายอีกต่อไปและขอบเขตการทำงานก็หายไปด้วย วิธีที่เราสร้างขอบเขตเวลาทำงานใหม่ขึ้นมาคือการกำหนดช่วงเวลาในปฏิทินของเรา ในช่วงเวลานั้นฉันสามารถไปเดินเล่น ทานอาหารกลางวัน และใช้เวลาสักครู่กับตัวเอง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับฉันที่จะทำให้สมองฉันโล่งโปร่งก่อนที่จะกลับไปทำงาน เมื่อกำหนดเวลาในการห้ามรบกวน ฉันสามารถสร้างความสมดุลให้กับครอบครัว ชีวิต และการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากฉันวางแผนอย่างตั้งใจและพยายามที่จะทุ่มพลังลงไปกับการทำงาน จนทำให้ฉันจะสูญเสียแรงจูงใจและงานจะใช้เวลานานกว่าที่ควร เมื่อกำหนดช่วงเวลาเหล่านี้ในปฏิทิน ทีมของเราจะรักษาสติและโอกาสที่จะแยกตัวเองออกจากคอมพิวเตอร์ของเราเพื่อให้เราสามารถกลับมาสดชื่นและพร้อมที่ลุยงานไปต่อ 
  • ลดการรบกวนขณะทำงานให้เหลือน้อยที่สุด ฉันสนับสนุนให้ทีมของฉันตั้งค่าสถานะการแชทเป็น “ห้ามรบกวน” เพื่อให้เวลาสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิผล ด้วยการโทรผ่านวิดีโอและการสนทนาทาง IM ที่เพิ่มขึ้น เราใช้เวลาทั้งวันของเราในการสื่อสารควบคู่ไปกับการทำงาน เมื่ออยู่ในสำนักงาน ใครบางคนสามารถเห็นประตูของคุณถูกปิด แต่ที่บ้านไม่มีประตูเสมือนที่จะทำหน้าที่เช่นเดียวกัน ดังนั้นเมื่อฉันมีโครงการหรือข้อเสนอที่สำคัญฉันจะตั้งสถานะเป็นห้ามรบกวนเพื่อที่ฉันจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนที่ไม่รบกวนหรือคำขอเฉพาะกิจที่อาจปรากฏขึ้น ในขณะที่ฉันพยายามที่จะมีสมาธิจดจ่อกับงาน ฉันพบว่าสิ่งนี้ช่วยให้ฉันทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นและจดจ่อและมีแรงบันดาลใจ 

ขยายคลาวด์ให้ใหญ่ที่สุด

การออกแบบเป็นส่วนสำคัญของ Create &Cultivate เราสร้างชิ้นงานสร้างสรรค์ใหม่ๆ ทุกวันซึ่งต้องการการตอบรับที่เพียงพอและการทำงานร่วมกันข้ามแผนก ฉันจำได้ถึงวันแรกๆ ที่เรายังไม่ได้อยู่บนคลาวด์ และเส้นทางสู่การอนุมัติที่สร้างสรรค์ค่อยๆ อ่อนล้าลง ฉันจะได้รับไฟล์ ส่งอีเมลพร้อมโน้ตทั้งหมดของฉัน และอื่นๆ กลับไปกลับมาจนกระทั่งเธรดอีเมลนั้นยาวและซับซ้อนและการควบคุมเวอร์ชันกลายเป็นปัญหา 

ด้วยการทำให้เอกสารของเราอยู่ในที่เดียว เราประหยัดเวลาได้มากโดยขจัดความจำเป็นที่ต้องใช้อีเมล 7 จาก 19 ฉบับเพื่อหาข้อเสนอแนะเก่าๆ และให้แน่ใจว่าเรากำลังทำงานบนไฟล์งานเวอร์ชั่นล่าสุด การทำงานจากที่บ้านแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของการใช้โซลูชันบนคลาวด์ โดยเฉพาะความสามารถในการเขียนเอกสารร่วมกัน 

ผู้ช่วยผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์ (ครีเอทีฟไดเรคเตอร์) ของฉันและฉันจะดำเนินการตรวจสอบไอเดียงานสร้างสรรค์ทั้งหมดในเวลาเดียวกัน ฉันสามารถวางรูปภาพที่เธอต้องการสำหรับสไลด์เฉพาะ และเธอสามารถจัดรูปแบบสไลด์เหล่านั้นแบบเรียลไทม์ ในขณะเดียวกันฉันสามารถทำงานต่อไปและส่งบันทึกย่อเกี่ยวกับสไลด์ 9 ให้เธอในขณะที่เธออยู่บนสไลด์ 7 ที่เพิ่งเสร็จสิ้นการคัดลอก ฯลฯ โดยกระบวนการแท็กทีมนี้ เราสามารถใช้เวลาในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อจัดการเอกสารเดียวกันพร้อมกัน 

บันทึกการประชุมเพื่อประหยัดเวลาผู้อื่น 

ในสภาพแวดล้อมการทำงานจากที่บ้านใหม่นี้ ผู้คนกำลังจัดการกับความรับผิดชอบหลายอย่าง สถานการณ์นี้บ่อยครั้งที่ทำให้พวกเขาไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ทุกครั้งอย่างเมื่อตอนที่ทำงานในสำนักงาน ผู้ปกครองจะต้องดูแลการเรียนการสอนของลูกที่บ้าน คู่สมรสต้องแบ่งปันพื้นที่ทำงานและอาจมีการประชุมที่ทับซ้อน รวมทั้งปัจจัยอื่นๆ อีกมากมายที่เราทุกคนต้องเผชิญในแต่ละวัน การที่ต้องรับผิดชอบต่อสิ่งเหล่านี้ทั้งเก่าและใหม่ทำให้การโทรออกเป็นเรื่องยาก  

ด้วยเหตุผลทั้งหมดนี้ ทีมของฉันเริ่มบันทึกการประชุม ตอนนี้เราไม่ต้องตื่นตระหนกหากเราไม่ได้รับสายหรือเข้าร่วมเป็นหนึ่งของการประชุม เพราะเราสามารถปรับเวลาการทำงานของตัวเราให้เหมาะกับเวลาที่เรามี 

เราไม่จำเป็นต้องพึ่งพาบทสรุปจากคนอื่นในทีมของเรา ด้วยดูการประชุมที่บันทึกไว้ เราสามารถทวนซ้ำและตรวจสอบสิ่งที่พลาดในช่วงห้านาทีของการประชุมซึ่งเป็นตอนที่ลูกของคุณกำลังร้องไห้งอแงหรือเมื่อคนขับรถ Uber Eats เคาะประตูของเราอยู่   

ใช้การเช็คอินรายวัน

เมื่อตอนที่เราทุกคนอยู่ในสำนักงาน รูปแบบการประชุมตามตามปกติของเราเป็นแบบเบาเพราะเราสามารถตะโกนข้ามห้องหรือสะกิดเพื่อนข้างๆ ของเราถ้าเรามีคำถาม เรารู้ได้อย่างรวดเร็วว่าเมื่อเราเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกล เราไม่สามารถทำแบบนี้ได้อีกต่อไปเพราะมันเกิดขึ้นมากเกินไปในแต่ละวัน นอกเหนือจากนี้ เราขาดการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการอย่างที่คุณควรได้รับในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบตัวต่อตัว 

ด้วยตัวแปรที่ไม่รู้ทั้งหมด เรามีการเช็คอินตอนสิ้นสุดของวันเพื่อดูผลงานของทีมว่างานของเราไปถึงไหนอย่างไร เรายังพบว่าการพูดคุยคร่าวๆ รายวันเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาเป็นชั่วโมง ด้วยการเช็คอินปกติที่สั้นลง ทีมของเราไม่จำเป็นต้องเสียเวลาอันยาวนานในแต่ละวัน 

อย่างไรก็ตามทุกคนยังคงเร่งความเร็วในสิ่งที่เกิดขึ้น การเชื่อมต่อรายวันช่วยให้เราทำงานได้ต่อและมีประสิทธิผลมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็ให้วิธีการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วและสามารถป้องกันอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นกับงาน 

ทำให้วัฒนธรรมการทำงานของคุณให้มีชีวิตชีวา และเพิ่มขวัญกำลังใจของทีมให้มากขึ้น

ทีมที่มีความสุขเป็นทีมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น และการรักษาขวัญกำลังใจในช่วงเวลาที่ไม่แน่นอนนี้คือสิ่งที่ Create & Cultivate ให้ความสำคัญเป็นลำดับต้นๆ เมื่อเราอยู่คนเดียวมันง่ายกว่ามากที่จะมีขวัญและกำลังใจเพราะเราสามารถทำกิจกรรมส่วนตัว อย่างเช่น การมีแฮปปี้อาวส์ทุกวันพฤหัสบดี พร้อมแขกพิเศษ อาหารอร่อยๆ และการสนทนาที่ยอดเยี่ยม 

จากช่วงแฮปปี้อาวส์นี้ เราได้รับแนวคิดเหตุการณ์ที่ดีที่สุดบางส่วนของเรา เราต้องการหาวิธีที่จะทำให้เกิดการเชื่อมต่อทางสังคมและยังคงเชื่อมต่ออยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเราจึงเปลี่ยนไปเป็นการจัดประชุมเสมือน 2 แบบ ซึ่งก็คือการระดมสมองแบบแฮปปี้อาวส์สบายๆ ต่อสัปดาห์โดยใช้วิดีโอแชท เราพบว่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่ยากลำบากช่วงเวลาเล็กๆ นี้ ทีมของเราได้ช่วยเราชดเชยการขาดการพบปะเผชิญหน้าในขณะที่ยังคงกระตุ้นหาวิธีให้ผู้คนคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมใหม่ไปด้วย 

อีกเทคนิคหนึ่งที่เราใช้เพื่อเพิ่มขวัญกำลังใจคืออีเมลรายสัปดาห์พร้อมเคล็ดลับและคำแนะนำสำหรับทีม มีการจัดอันดับรายการทีวีไว้ดูเล่นช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ไปจนถึงไอเดียการออกกำลังกายภายในบ้าน การสื่อสารช่วยเตือนทุกคนว่าเราทุกคนอยู่ด้วยกันและตอกย้ำความรู้สึกของความเป็นเพื่อนร่วมทีม  


ในช่วงเวลาที่ไม่เคยเจอมาก่อนนี้ เป็นเรื่องสำคัญเป็นอย่างมากในการประเมินใหม่และปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ของเราให้เหมาะสมกับความเป็นจริงของการทำงานจากที่บ้านในปัจจุบันนี้ สิ่งที่ผลักดันเราให้ได้ผลงานและมีกำลังใจในการทำงานสมัยที่เรายังทำงานในสำนักงานแบบเดิมๆ นั้นอาจไม่ได้ผลเท่าเดิมกับวิถีการทำงานของเราอย่างทุกวันนี้ แต่ว่าการปรับอย่างง่ายๆ สามารถเป็นไปได้ ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ฉันพบว่าเคล็ดลับเหล่านี้ช่วยเพิ่มเวลาของฉันและทำให้ทีมของฉันและฉันทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเสียเวลาส่วนตัวอันมีค่าเพื่อการผ่อนคลายและเติมพลัง 

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย

Business Insights & Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ