รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมผ่านวิดีโอฟรี

โลกที่เราทำงานอยู่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และตอนนี้ทีมงานได้ขยายออกไปมากกว่าที่เคยมีมา รวมถึงพนักงานกำลังทำงานจากระยะไกล ในช่วงสิบปีที่ผ่านมา การเติบโตของงานทางไกลนั้นเพิ่มขึ้นถึง 91% และเราต้องการเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่ช่วยให้เราทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์  

การสื่อสารแบบตัวต่อตัวเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง ประมาณ 55% ของการสื่อสารคือภาษากาย 38% คือน้ำเสียง และ 7% คือคำพูด การศึกษาล่าสุดชี้ให้เห็นว่าผู้คน 84% ชอบการประชุมทางไกล 

ถึงกระนั้นก็ตาม เกือบ 100% ของคนเชื่อว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจระยะยาว ดังนั้นการเชื่อมต่อผ่านการประชุมทางวิดีโอฟรีช่วยตอบสนองความต้องการของคนทำงานระยะไกลและทีมที่มีปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวในขณะที่ยังช่วย ปรับปรุงการสื่อสารและความเข้าใจในบรรดาผู้ที่อยู่ในการประชุมทางวิดีโอ  

ทำไมจึงเลือกใช้บริการประชุมทางวิดีโอฟรี

การประชุมผ่านวิดีโอฟรีไม่ใช่เรื่องใหม่และยังเป็นมาตรฐานธุรกิจในหลายอุตสาหกรรม และโดยทั่วไปมีให้ใช้เป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบครบวงจร ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการประชุมและการร่วมมือกับเพื่อนร่วมงาน และด้วยการเพิ่มขึ้นของพนักงานทำงานระยะไกลจึงพบการใช้งานที่เพิ่มขึ้น แต่ใครจะได้ประโยชน์จากการใช้การประชุมผ่านวิดีโอฟรีกันล่ะ ธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ประกอบการ และแม้กระทั่งวิสาหกิจ  

การเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ประกอบการไม่ใช่เรื่องง่าย เงินทุกบาทมีความสำคัญ ดังนั้นการลงทุนในฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ราคาแพงจึงไม่ใช่ทางเลือก การประชุมผ่านวิดีโอฟรีเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจเหล่านี้ในการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการทำงานร่วมกันระดับสูงโดยแทบไม่ต้องลงทุน สำหรับวิสาหกิจแล้ว ผลประโยชน์นั้นมาจากการทดสอบโปรแกรมการประชุมทางวิดีโอฟรีหลายครั้งเพื่อเรียนรู้ว่าผลิตภัณฑ์ใดที่ตรงกับความต้องการของบริษัท 

คุณสมบัติการประชุมทางวิดีโอที่จำเป็นที่ควรมองหา

ความสามารถของโปรแกรมการประชุมทางวิดีโอฟรีมีความสำคัญ แต่ละโปรแกรมก็มีความแตกต่างกันไป แต่คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากโปรแกรมที่คุณมีอยู่หรือไม่  

นี่คือคุณสมบัติบางอย่างที่สามารถตั้งค่าผลิตภัณฑ์หนึ่งนอกเหนือจากผลิตภัณฑ์อื่น:   

การแชร์หน้าจอ  

คุณกำลังมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมของคุณอยู่หรือไม่ หากคุณใช้การประชุมผ่านวิดีโอฟรี หมายความว่าคุณหรือคนที่คุณทำงานด้วยนั้นอยู่ในสถานที่ห่างไกล การแชร์หน้าจอจับคู่กับการประชุมทางวิดีโอช่วยให้ทีมเชื่อมต่อกันในขณะที่การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์นั้นง่ายและมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นสิ่งเดียวกันทำให้ทุกคนเข้าใจในงานตรงกัน 

การแชร์เอกสาร 

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรแกรมการประชุมทางวิดีโอฟรีที่คุณเลือกมีความสามารถในการแบ่งปันเอกสาร การแบ่งปันเอกสารช่วยลดความจำเป็นในการส่งอีเมลเอกสารก่อนหรือหลังการประชุม ด้วยคุณสมบัตินี้คุณสามารถให้ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าถึงเอกสารและงานนำเสนอที่เกี่ยวข้องในระหว่างการประชุมของคุณได้ทันที ในฐานะที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติมจะช่วยให้การประชุมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและทำงานต่อไปได้ 

ตัวควบคุมโมเดอเรเตอร์ 

การประชุมทางวิดีโอออนไลน์สามารถรวมคนสองคนหรือหนึ่งร้อย (หรือมากกว่า) เข้าไว้ด้วยกัน ดังนั้นการมีการควบคุมที่เฉพาะเจาะจงจึงเป็นสิ่งสำคัญ เราทุกคนต่างเคยร่วมประชุมทางโทรศัพท์ที่มีผู้ร่วมประชุมสักคนลืมปิดเสียง มันกวนใจและสามารถทำลายกระแสของการประชุมได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการควบคุมนี้ ผู้ควบคุมเจ้าโมเดอเรเตอร์ หรือผู้นำการประชุมมีอำนาจในการดำเนินการเมื่อจำเป็น ค้นหาความสามารถในการปิดและเปิดเสียงผู้เข้าร่วมการประชุมเพื่อลบผู้เข้าร่วมที่ไม่ควรอยู่ที่นั่น  

ความสามารถในการแชทข้อความ 

ความสามารถในการแชทด้วยข้อความช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม ทำงานร่วมกัน ถามคำถาม และอื่นๆ โดยไม่รบกวนโฟลว์ของการประชุม ไม่ว่าจะเป็นข้อความส่วนตัวถึงบุคคลหรือส่งถึงทั้งกลุ่ม การแชทด้วยข้อความเป็นคุณสมบัติที่มีค่ามาก  

เคล็ดลับสำหรับการประชุมผ่านวิดีโอฟรีที่ประสบความสำเร็จ 

เตรียมตัวให้พร้อม 

  • รู้วิธีใช้และความสามารถของโปรแกรม ความชำนาญในการใช้เครื่องมือจะช่วยให้คุณสามารถควบคุมการประชุมได้ดีขึ้นและมอบประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง 
  • คุณภาพการโทรด้วยเสียงและวิดีโอที่แย่มักมีสาเหตุมาจากการเชื่อมต่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่น่าอับอาย  

ให้แน่ใจว่ามี’ความปลอดภัย

  • มีการแฮ็คเกิดขึ้นทุก 39 วินาที และการประชุมทางวิดีโอก็ไม่รอดพ้นจากการโจมตีของแฮ็กเกอร์ คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้ด้วยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรแกรมที่คุณกำลังใช้มีการเข้ารหัส  
  • ไม่ใช่ภัยคุกคามจากภายนอกเสมอที่สามารถทำลายวันของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลบข้อมูลที่เป็นความลับหรือเป็นกรรมสิทธิ์ทั้งหมดออกจาก พื้นหลังหรือใช้พื้นหลังเบลอหากโปรแกรมการประชุมทางวิดีโอฟรีของคุณมีให้ใช้  

ทำงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น 

  • ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใดก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปรับปรุง (ไม่ยับยั้ง) ความสามารถของทีมในการทำงานอย่างชาญฉลาด หากการประชุมทางวิดีโอฟรีของคุณไม่มีโอกาสให้คุณมีส่วนร่วมและทำงานร่วมกันนั่นอาจไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะสม  

มูลค่าของการประชุมผ่านวิดีโอฟรี 

วิธีที่เราทำงานนั้นเปลี่ยนไปเกือบทุกวัน แต่ความต้องการเชื่อมต่อแบบตัวต่อตัวยังคงเป็นประสบการณ์ส่วนใหญ่ของมนุษย์ การประชุมผ่านวิดีโอฟรีช่วยให้เราเชื่อมโยงการถูกแบ่งแยกและสร้างการเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานจากทั่วทุกมุมโลก 

เมื่อเราถูกเห็น เรารู้สึกว่าได้ยิน และเราสื่อสารในลักษณะที่เป็นธรรมชาติ ทั้งทางวัจนะและอวัจนะ ด้วยพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลหรือในต่างสำนักงานเพิ่มมากขึ้น การประชุมผ่านวิดีโอฟรีจะยังคงเป็นเครื่องมือที่มีค่าที่ทุกคนในโลกธุรกิจจะใช้ เพียงแค่ให้แน่ใจว่าคุณได้รับประโยชน์สูงสุด 

เริ่มต้นใช้งาน Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

ที่เก็บข้อมูลบน Cloud และเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร: 9 ประเด็นที่ต้องพิจารณา

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

การแชร์หน้าจอฟรีนั้นง่าย แต่คุณใช้งานอย่างถูกต้องใช่หรือไม่

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

การบำบัดด้วยสาธารณสุขทางไกล (Telehealth) เป็นทางเลือกสำหรับผู้ป่วยในเวลาที่ต้องการ

อ่านเพิ่มเติม

Business Insights & Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ