เหตุผล 5 ข้อสำหรับการรวมแอปในคลาวด์ของคุณ

เมื่อพูดถึงความท้าทายทางธุรกิจ อาจมีแอปในคลาวด์แอปหนึ่ง หรือหลายแอปที่สัญญาว่าจะมีการแก้ไข แอปในคลาวด์มีประโยชน์ต่อธุรกิจขนาดเล็ก คุณไม่จำเป็นต้องลงทุนไปกับโครงสร้างพื้นฐานราคาแพงเพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจอย่างทรัพยากรบุคคล การจัดการโครงการ การบัญชี และการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้าเลย ด้วยรูปแบบที่ต้องมีการสมัครใช้งาน ทำให้ง่ายต่อการเริ่มต้นใช้งาน และคุณจ่ายเงินเฉพาะสิ่งที่คุณใช้เท่านั้น แต่ถ้าคุณไม่ระวัง การมีหลายแอปทับซ้อนกันมากเกินไปอาจทำให้ประสิทธิภาพด้อยลงและมีค่าใช้จ่ายสูงขึ้น

สำหรับกระบวนการทางธุรกิจจำนวนมาก คุณมีทางเลือกระหว่างโซลูชันที่เชี่ยวชาญในงานที่เฉพาะเจาะจง และโซลูชันที่จัดการกระบวนการหรือความต้องการทางธุรกิจต่างๆ แบบครบวงจรในบริษัทของคุณ มีบางครั้งที่แอปที่โฟกัสเป็นแนวทางที่ถูกต้อง แต่สิ่งสำคัญคือต้องชั่งน้ำหนักประโยชน์เหล่านั้นเทียบกับข้อดีของโซลูชันที่รวมเป็นหนึ่งเดียว

1. ลดค่าใช้จ่ายด้าน IT

ประโยชน์ที่ชัดเจนที่สุดของการรวมแอปคือความคุ้มค่าคุ้มราคา ถึงแม้การสมัครใช้งานมักจะมีราคาถูกกว่าการโฮสต์แอปพลิเคชันภายนอก แต่ก็มีค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องกับแอปในคลาวด์ด้วยเช่นกัน แอปธุรกิจส่วนใหญ่จะเก็บค่าธรรมเนียมรายเดือนตามจำนวนผู้ใช้หรือจำนวนที่เก็บข้อมูลที่ใช้งาน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณชำระเงินสำหรับแอปที่มีฟังก์ชันการทำงานที่คล้ายคลึงกันมากกว่าหนึ่งแอป

การจัดการการสมัครใช้งานหลายรายการอาจเป็นเรื่องยุ่งยากด้วย ไม่ใช่ทุกบริษัทที่จะใช้เมตริกเดียวกันในการกำหนดต้นทุน การติดตามสิ่งที่คุณจ่ายไปนั้นจะมีความซับซ้อนเมื่อแต่ละทีมใช้แอปที่แตกต่างกัน เมื่อรวมการเรียกเก็บเงิน คุณจะมองเห็นสิ่งที่บริษัทของคุณใช้อยู่ และมูลค่าที่คุณได้รับจากแอปในคลาวด์ของคุณได้ดียิ่งขึ้น

2. ทำงานได้มากขึ้น

นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายจริงที่เกี่ยวข้องกับการสมัครใช้งาน การมีแอปมากเกินไปทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เช่นเดียวกับการสลับงานโดยทั่วไป การย้ายไปมาระหว่างแอปนั้นเสียเวลาและทำให้พนักงานของคุณหงุดหงิด เวลาที่เสียไปแต่ละนาทีและชั่วโมงนั้นจะสะสมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ—ซึ่งเป็นเวลาที่พนักงานของคุณสามารถใช้ไปกับงานที่มีมูลค่าสูงกว่าได้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนที่แสดงให้เห็นว่าการรวมบัญชีจะช่วยให้งานง่ายขึ้นได้อย่างไร:

  • แอปเดียวสำหรับการแชท การโทร และการประชุมจะช่วยให้พนักงานสามารถสลับโหมดการติดต่อสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น ถ้าสมาชิกทีมพบว่าการแชทไม่สามารถแก้ปัญหาได้ พวกเขาสามารถเริ่มการประชุมกับทุกคนในแชทได้ด้วยการคลิกปุ่ม
  • เมื่อทำงานในโครงการหนึ่ง พนักงานของคุณอาจต้องติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน จากนั้นก็ทำงานร่วมกันบนเอกสาร แล้วแก้ไขกำหนดการของโครงการ ทั้งหมดนี้ภายในเวลาไม่กี่ชั่วโมง การทำงานพวกนี้ให้เสร็จจะง่ายขึ้นมากหากแอปทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ในแพลตฟอร์มเดียว เช่น Microsoft Teams
  • ถ้าข้อมูลอยู่ในแพลตฟอร์มเดียว พนักงานจะไม่ต้องเสียเวลาเปิดหลายแอปเพื่อค้นหาสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา

3. ทำให้เทคโนโลยีง่ายขึ้น

แอปในคลาวด์จะตั้งค่าได้ง่ายกว่าโซลูชันภายในองค์กร แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่ยุ่งยาก บางคน โดยทั่วไปแล้วจะเป็นฝ่าย IT ต้องดูแลแอปเหล่านั้น ซึ่งอาจรวมถึงการเพิ่มหรือลบผู้ใช้ออกจากแอปเมื่อบทบาทของพวกเขาในบริษัทของคุณเปลี่ยนไป การผสานรวมแอปกับระบบอื่น เช่น โซลูชันการจัดการการเข้าถึงข้อมูลประจำตัว และการแก้ไขปัญหาที่พนักงานมีกับซอฟต์แวร์ของคุณ

เมื่อมีแอปที่ต้องรองรับน้อยลง คุณจะให้อิสระแก่ทีม IT เพื่อใช้เวลามากขึ้นกับการริเริ่มที่สำคัญกว่าซึ่งจะช่วยขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้า

รวมแอปเพื่อลดต้นทุน

เรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งสำคัญสองอย่างในการลดต้นทุน และประเมินตนเองเพื่อดูว่าองค์กรของคุณพร้อมที่จะลดความซับซ้อนและปรับให้เหมาะสมหรือไม่

เรียนรู้เพิ่มเติม

4. เข้าถึงข้อมูลเชิงลึกที่ดียิ่งขึ้น

ข้อมูลคือหนึ่งในทรัพย์สินที่ยอดเยี่ยมที่สุดของบริษัทของคุณ การทำความเข้าใจว่าใครคือลูกค้าที่ดีที่สุด การเปิดเผยแนวโน้มการขาย และการติดตามทุกความท้าทายในการผลิต ทั้งหมดนี้ต้องการการวิเคราะห์ข้อมูล แต่ถ้าข้อมูลของลูกค้า ข้อมูลทางการเงิน และการวางแผนโครงการนั้นแยกกันอยู่หลายแอป คุณอาจพลาดข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญได้

เมื่อรวมแอปให้เป็นโซลูชันเดียวหรือชุดเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจที่ผสานรวมกันอย่างดี ผู้คนสามารถวิเคราะห์ข้อมูลทั่วทั้งบริษัทของคุณและค้นพบข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญซึ่งช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นได้ง่ายดายขึ้น ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าได้อย่างง่ายดายในทุกจุดสัมผัสของวงจรชีวิตลูกค้า พวกเขาสามารถคาดการณ์ความต้องการและให้บริการที่ดียิ่งขึ้นได้ การเชื่อมต่อข้อมูลการขายเข้ากับข้อมูลการใช้งานของพนักงานอาจช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการใช้ทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ แพลตฟอร์มจำนวนมากยังแสดงเมตริกที่สำคัญซึ่งคุณสามารถตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว

5. เพิ่มการรักษาความปลอดภัยให้แน่นหนายิ่งขึ้น

ในโลกยุคปัจจุบัน อุปกรณ์ บัญชีผู้ใช้ และแอปทั้งหมดเป็นช่องทางที่เป็นไปได้สำหรับผู้ไม่หวังดีที่ต้องการขโมยข้อมูลหรือขัดขวางธุรกิจของคุณ การใช้แอปจากผู้จำหน่ายหลายรายทำให้คุณเสี่ยงต่อการเจาะระบบความปลอดภัยมากขึ้น เนื่องจากหลายคนใช้รหัสผ่านเดียวกันซ้ำในหลายบัญชี หากบัญชีหนึ่งมีช่องโหว่ ผู้โจมตีสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อเข้าถึงบัญชีอื่นได้ ซึ่งรวมถึงเครือข่ายองค์กรของคุณ

เมื่อลดจำนวนแอปที่ทีมของคุณใช้ คุณทำให้การรักษาความปลอดภัยง่ายดายขึ้น เมื่อพนักงานใช้บัญชีเดียวเพื่อเข้าถึงหลายแอป คุณสามารถใช้การควบคุมความปลอดภัยเดียวกันกับแอปทั้งหมดได้ และเมื่อจำนวนแอปที่ต้องตรวจสอบมีน้อยลง โอกาสที่จะตรวจพบเหตุการณ์ความปลอดภัยก่อนที่จะทำอันตรายให้กับองค์กรของคุณนั้นก็มีมากขึ้น

ทำอย่างไรถึงจะรู้ว่าคุณมีแอปมากเกินไป

แอปในคลาวด์หลายแอปค้นหาและใช้งานได้ง่าย ที่จริงแล้ว คุณอาจไม่รู้แอปทั้งหมดที่บริษัทของคุณใช้งาน แต่ถึงแม้คุณจะตั้งใจเลือกแอปสำหรับบริษัทของคุณมาก ก็อาจมีโอกาสที่จะรวมเข้าด้วยกันได้ ตัวบ่งชี้บางอย่างว่าธุรกิจของคุณใช้แอปมากเกินไปมีดังนี้:

  • แผนกหรือทีมของโครงการใช้แอปที่แตกต่างกันทำงานที่คล้ายคลึงกัน ตัวอย่างเช่น หากทีมการตลาดของคุณแชร์ไฟล์โดยใช้ Microsoft OneDrive ในขณะที่ทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์นั้นใช้ Box
  • สมาชิกทีมต้องดาวน์โหลดข้อมูลจากระบบหนึ่งและอัปโหลดข้อมูลดังกล่าวลงในอีกระบบหนึ่งเพื่อให้งานเสร็จสิ้น ตัวอย่างเช่น ฝ่ายขายอาจต้องนำเข้าข้อมูลลูกค้าจากเครื่องมือการติดตามการขายไปยังเครื่องมือการจัดการโครงการหลังจากที่คุณปิดการขาย
  • ข้อมูลสำคัญกระจัดกระจายอยู่ในเครื่องมือต่างๆ ทำให้พนักงานต้องค้นหาหลายแอปเพื่อหาสิ่งที่ต้องการ
  • การขาดการมองเห็นในธุรกิจของคุณอย่างทั่วถึงทำให้ยากต่อการเชื่อมโยงจุดต่างๆ ระหว่างสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการ ทรัพยากร และรายได้

แอปในคลาวด์จะช่วยให้คุณและทีมของคุณทำงานได้จากทุกที่ อย่างไรก็ตาม การมีแอปมากเกินไปก็สามารถทำให้ประสิทธิภาพของคุณลดลงได้เช่นกัน เมื่อต้องการปรับปรุงการรักษาความปลอดภัย ประสิทธิภาพการทำงาน และการจัดการต้นทุน ให้ดูที่โซลูชันแบบครอบคลุมเพื่อดูว่ามีโอกาสลดจำนวนแอปที่ทีมของคุณใช้ในแต่ละวันหรือไม่ หรือรับการวิเคราะห์โดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประหยัดต้นทุนที่เป็นไปได้ของการรวมแอป และทำการประเมินตนเองเพื่อตรวจสอบว่าการทำให้ระบบนิเวศของแอปใช้ง่ายขึ้นนั้นเหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย

Business Insights & Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ