สร้างการแสดงภาพของ กระบวนการทางธุรกิจ หรือไดอะแกรมลําดับกระบวนการที่กําหนดเหตุการณ์เวิร์กโฟลว์ในอนาคต
การแมปกระบวนการช่วยให้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จได้อย่างไร
การแมปกระบวนการคืออะไร
การแมปกระบวนการสามารถช่วยสร้างกระบวนการทางธุรกิจหรือไดอะแกรมลําดับกระบวนการที่กําหนดลําดับของเหตุการณ์ในเวิร์กโฟลว์ล่วงหน้าและมักจะเป็นการแสดงภาพ หลังจากนั้น แผนผังกระบวนการช่วยให้ผู้นําและผู้จัดการโครงการสามารถนําทีมมารวมกัน ช่วยให้ผู้คนเข้าใจว่าตนเองมีบทบาทอย่างไรในโครงการ และงานของตนส่งผลต่อผู้อื่นอย่างไร ซึ่งท้ายที่สุดก็ช่วยขับเคลื่อนไปสู่ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ
โดยทั่วไปแผนผังกระบวนการจะกําหนดกระบวนการใหม่หรือปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่เดิม ด้วยซอฟต์แวร์การแมปกระบวนการ ทุกคนสามารถสร้างการแสดงภาพของโครงการได้
ประโยชน์ของการแมปกระบวนการ
เมื่อคุณมองเห็นและเข้าใจกระบวนการได้อย่างชัดเจนตั้งแต่ต้นจนจบ จุดที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้ก็จะปรากฏให้เห็นอย่างรวดเร็ว ความโปร่งใสนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมหลังการระบาดใหญ่ที่ความคล่องตัวเป็นสิ่งจำเป็น นอกจากนี้ แผนภูมิขั้นตอนการทำงานยังช่วยให้คุณ:
- จัดทำเอกสารกระบวนการ การปฏิบัติตามข้อบังคับ และการตรวจสอบ
- ดูภาพรวมของโครงการแบบเห็นภาพตั้งแต่ต้นจนจบ
- แชร์รายละเอียดในรูปแบบภาพที่สามารถเข้าใจได้ทันที และส่งต่อเนื้อหาไปยังผู้นำได้อย่างง่ายดาย
- เน้นความซับซ้อนและความซ้ำซ้อน รวมถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและแนวทางแก้ไข
- จัดระเบียบกระบวนการใหม่เป็นขั้นตอน โดยใช้ระบบที่เข้าใจง่าย
- ดูว่าทีมเวิร์กของคุณเชื่อมโยงกันอย่างไร ช่วยให้เกิดปฏิสัมพันธ์ที่มีความหมายมากขึ้น
- ให้กรอบอ้างอิงแก่ทีมของคุณเพื่อถามและตอบคำถามเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น และตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลมากขึ้น
- สร้างไลบรารีของแผนภูมิโฟลว์ที่คุณสามารถใช้ ใช้ซ้ำ และปรับใช้ใหม่ได้เมื่อมีโปรเจ็กต์ใหม่ๆ เข้ามา
- ส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการที่ดีขึ้นให้กับลูกค้า
วิธีการใช้การแมปกระบวนการ
ไม่ว่าคุณจะทำงานในสภาพแวดล้อมอุตสาหกรรม สำนักงาน คลังสินค้า หรือสถานพยาบาล การแมปกระบวนการ ช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่างานของพวกเขาเชื่อมโยงกับโครงการอื่นอย่างไร สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การนำการแมปกระบวนการมาใช้สามารถช่วยระบุจุดที่ต้องปรับปรุงได้ทันที รวมถึงช่วงเวลาที่ควรจัดการกับปัญหาลูกค้า การผลิต หรือสินค้าคงคลัง การระบาดใหญ่ทำให้ผู้คนจำนวนมากขึ้นหันไปทำงานแบบไฮบริดและทำงานจากระยะไกล ดังนั้น ทีมจึงจำเป็นต้องสามารถมองเห็นความเชื่อมโยงของโครงการต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
มีสองวิธีในการใช้การแมปกระบวนการ: โฟลว์กระบวนการและกระบวนการทางธุรกิจ ลองดูทั้งสองวิธีเพื่อช่วยตัดสินใจว่าวิธีใดเหมาะกับโครงการของคุณ
โฟลว์กระบวนการ
ไดอะแกรมโฟลว์กระบวนการช่วยแสดงรายละเอียดความสัมพันธ์ระหว่างประกอบต่างๆ ของโครงการหรืออุตสาหกรรม ช่วยให้คุณกำหนดมาตรฐานและขั้นตอนปฏิบัติ หรือใช้เป็นแนวทางสำหรับงานต่างๆ ได้ นอกจากนี้ ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าทีมจะปฏิบัติตามแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ของคุณตามลําดับที่กําหนดไว้
จัดทำเอกสารไดอะแกรมโฟลว์กระบวนการหรือปรับปรุงกระบวนการ หรือสร้างโมเดลใหม่ เมื่อไดอะแกรมโฟลว์กระบวนการถูกสร้างขึ้นด้วยซอฟต์แวร์การแมปกระบวนการ คุณสามารถสร้างสัญลักษณ์ที่สามารถคลิกได้ที่ขยายขึ้นเพื่อให้รายละเอียดเพิ่มเติมสําหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ ดังนั้น ก่อนที่คุณจะจัดทำแผนภูมิเวิร์กโฟลว์หรือโฟลว์ทางธุรกิจด้วยงาน ให้พิจารณาลองร่างกระบวนการโดยรวมของคุณในไดอะแกรมโฟลว์ก่อน
กระบวนการทางธุรกิจ
ตัวอย่างลําดับงานของกระบวนแบบรูปภาพ
กระบวนการทางธุรกิจ
Microsoft 365 Copilot
ประหยัดเวลาและโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญที่สุดด้วย AI ใน Microsoft 365 สำหรับธุรกิจ
การแมปกระบวนการทางธุรกิจจะแสดงรายละเอียดกระบวนการของคุณ ตั้งแต่ต้นจนจบ จะแสดงให้เห็นว่าต้องเกิดอะไรขึ้นบ้างเพื่อไปให้ถึงเป้าหมายสุดท้าย ขั้นตอนปฏิบัตินี้ประกอบด้วยผู้มีส่วนร่วมที่จำเป็น งานของพวกเขา และวันที่ต้องทำให้เสร็จ ช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณเห็นเหตุผล เป็นแรงบันดาลใจให้เชื่อมั่น และข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเป้าหมายที่ใหญ่กว่า แสดงขอบเขตของบทบาทของพวกเขา เหตุผลที่พวกเขามีความสำคัญต่อกระบวนการ และวิธีที่สมาชิกในทีมทุกคนจะทำงานร่วมกันเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์
เช่นเดียวกับไดอะแกรมการแมปกระบวนการทั้งหมด การแมปกระบวนการทางธุรกิจจะใช้สัญลักษณ์ที่สามารถขยายรายละเอียดเพิ่มเติมได้ เพื่อระบุจุดที่มีการปฏิสัมพันธ์ในกระบวนการ
ตัวอย่างแผนภูมิกระบวนการทางธุรกิจ
ชนิดของการแมปกระบวนการ
เนื่องจากธุรกิจและโครงการที่แตกต่างกันมีความต้องการเฉพาะของตนเอง การใช้แผนภูมิโฟลว์ของกระบวนการแบบเดียวกันสําหรับโครงการทั้งหมดจึงไม่ใช่การใช้เครื่องมือที่ดีที่สุด ดังนั้น การแมปกระบวนการจึงมีหลายชนิดสำหรับความต้องการที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น ลองดูเพื่อช่วยตัดสินใจว่าแบบใดเหมาะกับโครงการของคุณ
- การแมปกระบวนการโดยละเอียด การส่งมอบรายละเอียดปลีกย่อยของโครงการในรูปแบบแผนผังกระบวนการ การแมปกระบวนการโดยละเอียดให้มุมมองเชิงเทคนิคของขั้นตอนที่แน่นอน รวมถึงอินพุต เอาต์พุต เมตริก และบุคลากรที่จำเป็นต่อการดำเนินกระบวนการให้เสร็จสมบูรณ์ ลดความสับสน แสดงการขึ้นต่อกัน และเตรียมทีมของคุณเพื่อเริ่มโครงการและมุ่งเน้นที่งานเสมอ แผนผังกระบวนการโดยละเอียดมักจะลิงก์ไปยังแผนที่กระบวนการระดับสูง หลัก หรือกระบวนการหลัก
- การแมปกระบวนการเอกสาร การกําหนดอินพุตและผลลัพธ์ของโครงการ ด้วยการจัดทำเค้าร่างข้อมูลที่จําเป็นในแต่ละขั้นตอน รวมถึงผลลัพธ์ (หรือรายการหรือบริการที่จับต้องได้) ที่เชื่อมต่อกับโครงการ คุณจะเข้าใจความต้องการของทีมและแนวคิดของผลลัพธ์ขั้นสุดท้ายได้ดียิ่งขึ้น การเพิ่มแผนผังกระบวนการเอกสารลงในแผนผังกระบวนการโดยละเอียดช่วยให้มองเห็นตัวแปรและการตัดสินใจที่อาจส่งผลต่องานของคุณได้อย่างชัดเจน
- การแมปกระบวนการระดับสูง ให้ภาพรวมของกระบวนการและวัตถุประสงค์ขององค์กร สําหรับโครงการ คุณสามารถระบุแผนกและบทบาทที่ตามมาที่คุณต้องการตัวแทน ด้วยซอฟต์แวร์การแมปกระบวนการ แต่ละแผนกหรือบทบาทสามารถคลิกได้เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความต้องการของโครงการ
- การแมปกระบวนการที่แสดง ด้วยการจัดเค้าร่างกระบวนการปัจจุบันและในอนาคตของคุณ คุณสามารถดูมุมมองของวิธีที่องค์กรหรือโครงการของคุณมองเห็นได้ ภาพรวมนี้สามารถช่วยให้คุณค้นหาวิธีใหม่ๆ ในการปรับปรุงการทํางาน ระบุผู้เกี่ยวข้องที่สําคัญและจุดเชื่อมต่อ ปรับปรุงความสัมพันธ์ในการทํางาน และสร้างกระบวนการที่ใช้เวลาและความสามารถพิเศษของทีมของคุณ
- การแมปกระบวนการแบบ Swimlane / ข้ามสายงาน การระบุแผนกที่เกี่ยวข้องกับโครงการ แบ่งกระบวนการออกเป็นขั้นตอน และกําหนดทรัพยากรให้กับบุคคลที่เหมาะสม ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูกระบวนการด้วยวิธีใหม่ หาจุดที่สามารถปรับปรุงได้ และระบุช่องว่างหรือส่วนที่ซ้อนทับกันจริงหรืออาจเกิดขึ้นในกระบวนการ เพื่อให้คุณมองการณ์ไกลและวางแผนได้
- การแมปกระบวนการแบบห่วงโซ่เพิ่มคุณค่า ให้ภาพรวมของโครงการให้แก่สมาชิกในทีม เป็นแผนผังแบบง่ายที่มีกรอบสี่เหลี่ยมที่ไม่เชื่อมต่อกัน ช่วยให้คุณมองเห็นกระบวนการได้ในทันที ด้วยรูปแบบดังกล่าว คุณจะเห็นว่าควรมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายใดบ้างในโครงการ เพื่อทําความเข้าใจว่าโครงการจะโฟลว์อย่างไร
- การแมปกระบวนการตามสายธารคุณค่า (VSM) แสดง วิเคราะห์ และปรับปรุงขั้นตอนที่จำเป็นในการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ พร้อมทั้งค้นหาและกำจัดความสูญเปล่า VSM ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของแนวคิดแบบลีน จะตรวจสอบโฟลว์ของขั้นตอนกระบวนการและข้อมูลตั้งแต่ต้นทางไปจนถึงการส่งมอบให้ลูกค้า โดยทั่วไปบริษัทที่ผลิตสินค้าที่จับต้องได้สำหรับผู้บริโภคมักใช้วิธีนี้
- การแมปกระบวนการกิจกรรม แสดงกิจกรรมที่เพิ่มมูลค่าและกิจกรรมที่ไม่เพิ่มมูลค่าภายในกระบวนการ เครื่องมือการแมปแบบสายธารคุณค่านี้ช่วยระบุได้ว่า กิจกรรมเหล่านี้เกิดขึ้นเมื่อไรและที่ไหน ช่วยให้มองเห็นความเชื่อมโยงระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งอาจมีโอกาสสร้างมูลค่าเพิ่มเติมที่ไม่มีอยู่ก่อนหน้านี้
การแมปกระบวนการเวิร์กโฟลว์
เมื่อคุณสร้างไดอะแกรมกระบวนการในรูปแบบ "โฟลว์" ไดอะแกรมจะไม่รวมสัญลักษณ์ Unified Modeling Language (UML) แต่จะใช้สัญพจน์หรือคําที่ให้ข้อมูลแทน เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมเมื่อสื่อสารกับบุคคลที่ไม่เข้าใจสัญลักษณ์ UML หรือชอบคำมากกว่าสัญลักษณ์
การแมปกระบวนการทางธุรกิจใช้เวลา แต่คุ้มค่า ด้วยการให้ทุกคนในทีมของคุณมีวิสัยทัศน์ กระบวนการ และงานของทีม หรือเพียงแค่ทําความเข้าใจวิธีการทํางานของธุรกิจของคุณให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น คุณจะสามารถกำหนดขอบเขตที่ชัดเจน ระบุบทบาทและความรับผิดชอบ และแจ้งให้ทุกคนทราบถึงสิ่งที่ต้องรู้และเวลาที่ต้องรู้ และถ้าคุณคิดว่าการแมปกระบวนการเหมาะแค่กับธุรกิจที่ส่งมอบผลงานที่จับต้องได้ ลองคิดใหม่ดู
ในปี 2018 หอสมุดแพทยศาสตร์แห่งชาติและสถาบันสุขภาพแห่งชาติของสหรัฐฯ ได้เผยแพร่บทความเกี่ยวกับความสำคัญของการแมปกระบวนการในวงการสาธารณสุข จากรายงานดังกล่าว การแมปกระบวนการให้ประโยชน์แก่ผู้เชี่ยวชาญด้านการดูแลสุขภาพโดยการช่วยเหลือพวกเขา:
- เรียนรู้และสร้างความเข้าใจร่วมกัน
- ระบุโอกาสในการปรับปรุง
- นำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเข้าร่วม
- กําหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ
- ตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ
- ได้วิธีการวางแผนที่เรียบง่าย
สร้างไดอะแกรมการแมปกระบวนการที่เป้นจุดหลัก
ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะจัดการธุรกิจประเภทใด ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาซอฟต์แวร์ การดูแลสุขภาพ การสร้างหรือการตลาด การแมปกระบวนการสามารถช่วยให้คุณทํางานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นและดำเนินการตามแผนอยู่เสมอ สําหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ปรับตัวเพื่อทํางานในโลกหลังการแพร่ระบาด การแมปกระบวนการช่วยปรับกระบวนการให้เหมาะสมกับทุกกระบวนการ กลยุทธ์ และงาน ซึ่งส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น ลดต้นทุน การตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีขึ้น และการเติบโต นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้ทีมของคุณทํางานร่วมกันภายใต้วิสัยทัศน์เดียวกัน เพื่อให้ทุกคนสามารถทํางานได้ดีที่สุดเพื่อบริษัทและลูกค้าของคุณ
Microsoft Visio สร้างภาพข้อมูลที่ปรับแต่งได้ง่ายเพื่อจัดระเบียบข้อมูล ส่งมอบข้อมูลเชิงลึก นำเสนอไดอะแกรมที่เข้าใจง่าย และทำให้การแมปกระบวนการของคุณมีชีวิตชีวา เรียนรู้เพิ่มเติมได้จาก คู่มือแบบทีละขั้นตอน สำหรับการสร้างไดอะแกรมด้วย ซอฟต์แวร์การแมปกระบวนการ
ทีม Microsoft 365 มุ่งเน้นไปที่การแบ่งปันทรัพยากรเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้น ดำเนินงาน และขยายธุรกิจของคุณได้
เริ่มต้นใช้งาน Visio
แสดงภาพและสื่อสารไอเดีย ข้อมูล และกระบวนการจากเกือบทุกที่บนอุปกรณ์ทุกชนิด ด้วยความช่วยเหลือจาก Visio
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ
ประโยชน์หกประการของ AI สร้างสรรค์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจ
วิธีการใช้ AI เพื่อให้มีผลิตภาพและประสิทธิภาพในที่ทำงานมากขึ้น
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ
AI และประสิทธิภาพการทํางาน: วิธีใช้เครื่องมือ AI เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ใช้งานด้านพนักงาน
ประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจ
คำแนะนำเกี่ยวกับ Agile DevOps สำหรับ SMB
Business Insights and Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ
ติดตาม Microsoft 365