วิธีการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านที่เก็บข้อมูลบน Cloud

คุณเคยหยุดชะงักระหว่างการทำงานด้วยข้อความอีเมลแบบนี้หรือไม่: “ไฟล์ที่คุณพยายามส่งมีขนาดใหญ่กว่าขีดจำกัดสำหรับอีเมล” โชคดีที่ยังมีตัวเลือกอื่นๆ สำหรับการส่งไฟล์ขนาดใหญ่  

เราจะมาสำรวจวิธีอื่นๆ ในการส่งไฟล์ขนาดใหญ่—และช่วยเหลือให้คุณตัดสินใจเลือกวิธีที่ดีที่สุด  

ทำไมคุณถึงไม่สามารถส่งไฟล์ขนาดใหญ่เป็นสิ่งที่แนบมาทางอีเมลได้ 

การเห็นว่าอีเมลของคุณถูกส่งคืนหรือถูกบล็อก เนื่องจากสิ่งที่แนบมาขนาดใหญ่ อาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิด แล้วทำไมถึงเกิดปัญหานี้ขึ้น  

ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) และผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่กำจัดขนาดไฟล์ที่คุณสามารถอัปโหลดหรือส่งผ่านอีเมลได้ ขีดจำกัดเหล่านี้ทำให้ไม่สามารถส่งข้อมูลปริมาณมหาศาล ซึ่งทำให้บริการล่าช้าลงได้ ขีดจำกัดขนาดจะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการ  

ในบางครั้ง คุณสามารถซื้อความสามารถในการส่งไฟล์ขนาดใหญ่กว่าได้ ตัวอย่างเช่น ผู้ให้บริการอีเมลทางธุรกิจบางรายอนุญาตให้คุณสามารถส่งไฟล์ที่มีขนาดสูงสุด 150 MB ซึ่งสูงกว่าขีดจำกัดทั่วไปมาก อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องอัปเกรดบัญชีอีเมลของคุณเพื่อส่งไฟล์ขนาดใหญ่ ยังมีวิธีอื่นๆ ในการส่งสิ่งที่แนบมาขนาดใหญ่โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนระดับของบริการของคุณ   

วิธีที่ดีที่สุดสำหรับการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ 

ถ้าไฟล์ของคุณมีขนาดใหญ่เกินกว่าที่จะส่งทางอีเมล คุณมีตัวเลือกอื่นๆ สามตัวเลือกในการส่ง 

ที่เก็บข้อมูลบน Cloud 

ในขณะที่ผู้ใช้มักจะคิดว่าที่เก็บข้อมูลบน Cloud เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดเก็บและป้องกันไฟล์ แต่ยังเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการส่งหรือแชร์เอกสารและสื่อขนาดใหญ่ หลังจากอัปโหลดไฟล์ไปยังที่เก็บข้อมูลบน Cloud คุณสามารถแชร์ด้วยลิงก์ง่ายๆ ไม่ว่าไฟล์จะมีขนาดใหญ่แค่ไหนก็ตาม  

ถ้าคุณกำลังทำงานในเอกสารหรือสเปรดชีต คุณอาจเห็นปุ่มแชร์ที่มุมด้านบน การคลิกปุ่มดังกล่าวจะสร้างลิงก์ที่คุณสามารถส่งผ่านอีเมล แชท หรือข้อความได้ 

ถ้าคุณกำลังดูไฟล์บนระบบคลาวด์ภายในโฟลเดอร์ คุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์เพื่อแสดงตัวเลือกการแชร์ได้ คุณแม้แต่สามารถแชร์ทั้งโฟลเดอร์ได้ 

ซอฟต์แวร์การแชทและการประชุม  

แพลตฟอร์มการติดต่อสื่อสารและการทำงานร่วมกันรวมการแชท การประชุมทางวิดีโอ และที่เก็บไฟล์ไว้ด้วยกัน ระบบเหล่านี้มักจะผสานรวมกับที่เก็บข้อมูลบน Cloud และช่วยให้ง่ายต่อการส่งไฟล์ผ่านการแชท 

ไซต์การถ่ายโอนไฟล์ 

ไซต์การถ่ายโอนไฟล์อนุญาตให้คุณอัปโหลดไฟล์ขนาดใหญ่ แล้วส่งลิงก์ให้กับผู้อื่น ซึ่งสามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ บางไซต์ให้บริการนี้ฟรี และมีบางไซต์ที่จำเป็นต้องสมัครใช้งาน 

ก่อนที่จะใช้ไซต์เช่นนี้ ให้คำนึงถึงมาตรการความปลอดภัยของพวกเขาด้วย ไซต์เหล่านี้มักจะไม่มีมาตรการความปลอดภัยหรือความเป็นส่วนตัวที่แน่นหนา ดังนั้น คุณจึงควรใช้ผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลบน Cloud ของคุณในการแชร์ไฟล์  

สิทธิประโยชน์ของการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านที่เก็บข้อมูลบน Cloud 

ในท้ายที่สุด การส่งใฟล์ขนาดใหญ่ผ่านที่เก็บข้อมูลบน Cloud คือวิธีที่ปลอดภัยและประหยัดค่าใช้จ่ายที่สุด  

ที่เก็บข้อมูลบน Cloud มีสิทธิประโยชน์มากกว่าวิธีอื่นๆ มาก ได้แก่: 

ใช้งานง่าย

คุณสามารถส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านคำเชิญทางอีเมลหรือลิงก์โดยตรง ผู้รับเพียงคลิกลิงก์เพื่อเข้าถึงไฟล์ของคุณ พวกเขาไม่จำเป็นต้องมีบัญชีของผู้ให้บริการ ที่เก็บข้อมูลบน Cloud เพื่อใช้ลิงก์  

การรักษาความปลอดภัย

บริการที่เก็บข้อมูลบน Cloud มีความปลอดภัยสูง อีกทั้งยังมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การเข้ารหัสลับไฟล์ การตรวจสอบกิจกรรมการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย การตรวจหาแรนซัมแวร์ การสแกนไวรัส การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย และลิงก์การแชร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ถ้าไฟล์ของคุณนั้นละเอียดอ่อน ที่เก็บข้อมูลบน Cloud มีการป้องกันที่ดีที่สุด นอกจากนี้ เพื่อรับรองว่าบุคคลที่เหมาะสมจะสามารถเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ของคุณได้ คุณสามารถส่งลิงก์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านและมีเวลาจำกัดให้พวกเขาได้ 

สิทธิ์

เมื่อคุณส่งไฟล์ด้วยที่เก็บข้อมูลบน Cloud คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อจำกัดบุคคลที่สามารถดู แสดงข้อคิดเห็น แก้ไข หรือแชร์ไฟล์ต่อได้ ตัวอย่างเช่น คุณจำกัดการเข้าถึงเพียงคนเดียว กลุ่ม พนักงานบริษัททั้งหมด หรือทุกคน   

การกู้คืน

คุณสามารถปกป้องตัวคุณเองจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้เช่นกัน ถ้าผู้รับของคุณลบไฟล์ คุณสามารถเรียกคืนได้จากถังขยะ ถ้าพวกเจาเปลี่ยนแปลงไฟล์ของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถกู้คืนเป็นแบบร่างก่อนหน้าได้โดยใช้ประวัติเวอร์ชันในตัว 

การสำรองข้อมูล

ไฟล์ทั้งหมดที่คุณเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลบน Cloud จะถูกสำรองข้อมูลไว้ ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณสูญหาย ถูกขโมย หรือเสียหาย คุณจะยังคงมีข้อมูลของคุณ  

การทำงานร่วมกัน

อาจมีเหตุผลที่คุณแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณต้องการทำงานบนไฟล์กับผู้อื่น การทำงานร่วมกันคือสิทธิประโยชน์หลักของที่เก็บข้อมูลบน Cloud คุณสามารถแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่กับเพื่อนร่วมงาน จากนั้น พวกเขาสามารถแนะนำหรือทำการแก้ไขในเวลาจริงได้ คุณแม้แต่สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงเพื่อดูรายการที่ผู้อื่นเพิ่มและลบได้ 

ใช้ที่เก็บข้อมูลน้อยลง

การใช้ที่เก็บข้อมูลบน Cloud ทำให้ใช้ที่เก็บข้อมูลบนอุปกรณ์และที่เก็บข้อมูลของโควตาอีเมลที่จัดสรรของคุณน้อยลง 

ค่าใช้จ่าย

บริการที่เก็บข้อมูลบน Cloud ส่วนใหญ่มีทั้งแผนฟรีและแผนแบบชำระเงิน ถ้าคุณกำลังใช้แผนการสมัครใช้งาน ทำไมจึงต้องชำระเงินเพิ่มเพื่ออัปเกรดบริการอีเมลของคุณหรือซื้อบริการจากไซต์การถ่ายโอนไฟล์ด้วยล่ะ   

การส่งไฟล์ขนาดใหญ่ทางอีเมลอาจเป็นประสบการณ์ที่น่าหงุดหงิด โชคดีที่ที่เก็บข้อมูลบน Cloud เป็นวิธีการที่รวดเร็ว ปลอดภัย และมีฟีเจอร์มากมายสำหรับการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ 

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

ที่เก็บข้อมูลบน Cloud และเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร: 9 ประเด็นที่ต้องพิจารณา

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมผ่านวิดีโอฟรี

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

การแชร์หน้าจอฟรีนั้นง่าย แต่คุณใช้งานอย่างถูกต้องใช่หรือไม่

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

การบำบัดด้วยสาธารณสุขทางไกล (Telehealth) เป็นทางเลือกสำหรับผู้ป่วยในเวลาที่ต้องการ

อ่านเพิ่มเติม

Business Insights & Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ