4 วิธีในการทำงานเป็นทีมให้ดีกว่าโดยใช้ซอฟต์แวร์อินทราเน็ต

ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องเรียนรู้วิธีทำให้ทีมของตนมุ่งไปสู่เป้าหมายอยู่ตลอดเวลา แม้ปริมาณงานของพวกเขาอาจดึงให้พวกเขากระจัดกระจายไปในหลายทิศทางก็ตาม ในบางกรณี นั่นอาจหมายถึงการทำงานกับผู้จัดการโครงการคนอื่นเพื่อให้ความสำคัญกับโครงการ หรือช่วยเหลือสมาชิกทีมจัดระเบียบขณะที่จำนวนงานเพิ่มขึ้น (และยังคงเป็นระเบียบไปตลอด) หรืออาจหมายถึงการมอบเครื่องมือที่สมาชิกทีมที่อาจอาศัยอยู่ต่างเมืองหรือประเทศต้องการในการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และแม้ทักษะในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการจะได้มาตามประสบการณ์ส่วนบุคคล แต่คุณยังมีซอฟต์แวร์อินทราเน็ตที่นอกจากจะช่วยจัดการทีมของคุณให้เป็นระเบียบและทำงานร่วมกันได้แล้ว ยังอนุญาตให้คุณติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่นและทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

แน่นอนว่าซอฟต์แวร์พอร์ทัลอินทราเน็ตทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างมาอย่างเท่าเทียม ดังนั้นมาดูเครื่องมือสี่ตัวที่คุณควรมองหาในโซลูชันอินทราเน็ตกันดีกว่า

การจัดการข้อมูล

ในการจัดการให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางที่ถูกต้อง สิ่งสำคัญคือการที่ทีมของคุณทราบว่าใครรับผิดชอบอะไรและมีต้องทำเมื่อไร นอกจากนี้ คุณจะยังจำเป็นต้องมอบข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการติดต่อสมาชิกคนอื่น รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีเข้าถึงเว็บเพจหรือเอกสารที่สำคัญ (โดยเฉพาะถ้าถูกป้องกันด้วยรหัสหรืออยู่บนเซิร์ฟเวอร์ส่วนตัว) ให้กับทีมของคุณ และมีความสามารถในการประกาศเรื่องที่สำคัญหรือโพสต์ตัวเตือน และอื่นๆ ดังนั้น ให้มองหาอินทราเน็ตบริษัทที่อนุญาตให้คุณสร้างหน้าของทีมที่สามารถกำหนดให้เข้ากับความต้องการของคุณได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถเก็บและแชร์ข้อมูลสำคัญไว้ในตำแหน่งที่เป็นศูนย์กลางได้

ไลบรารี

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันควรทำให้ทีมของคุณทำงานด้วยกันได้อย่างง่ายดายเหนือสิ่งอื่นใด ดังนั้นให้เลือกโซลูชันที่อนุญาตให้คุณมอบการเข้าถึงไฟล์ เอกสาร รูปภาพ บันทึกย่อการประชุม และอื่นๆ ที่เป็นรายการเดียวกันให้กับทุกคนได้ ด้วยการมอบอำนาจในการสร้างไลบรารีเอกสาร ติดป้ายชื่อที่มีความหมายต่อโครงการและทีมของคุณให้กับคุณ ทุกคนจะสามารถค้นหาข้อมูลที่ใหม่ที่สุดเกี่ยวกับโครงการของคุณ ตรวจทานผลลัพธ์แบบก่อนๆ ดูภาพประกอบ ทบทวนความจำเกี่ยวกับความต้องการของโครงการ และอื่นๆ ได้

เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

พอร์ทัลอินทราเน็ตของพนักงานควรมีความสามารถในการสร้างพื้นที่สำหรับแชร์และจัดการข้อมูล และทำงานกับไฟล์ด้วยกันให้กับสมาชิกทีมของคุณ ด้วยเหตุนั้น ให้มองหาซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่นำเสนอสิ่งอย่าง การสนทนาแบบเธรด แบบสำรวจซึ่งจะช่วยทำให้การวางแผนการประชุมและ/หรือการตัดสินใจสิ่งต่างๆเป็นไปอย่างง่ายดายยิ่งขึ้น ปฏิทินที่แชร์ รายการงาน และพื้นที่การประชุม และที่ที่คุณสามารถเก็บบันทึกย่อการประชุม เอกสารและกำหนดการ และอื่นๆ ได้ เช่นเดียวกับพื้นที่การประชุม โซลูชันอินทราเน็ตที่มีเครื่องมือพื้นที่การทำงานที่ทำให้สมาชิกทีมที่ระบุ เช่น นักออกแบบกราฟิกและนักเขียนโฆษณา สามารถทำงานกับไฟล์เดียวกันในพื้นที่เดียวกันได้โดยไม่ต้องเขียนทับงานของคนอื่น ซึ่งสุดท้ายแล้วก็จะเป็นการเพิ่มผลผลิต

การรวมกับเครื่องมือที่มีอยู่แล้ว

ไม่ว่าซอฟต์แวร์พอร์ทัลอินทราเน็ตจะให้คำมั่นสัญญาในการปรับปรุงผลผลิตและการทำงานร่วมกันเพียงใด ถ้าซอฟต์แวร์นั้นใช้งานยากหรือบังคับให้คุณต้องแทนที่เครื่องมือเก่าที่มีอยู่ (เช่นเครื่องมือประมวลผลคำ สเปรดชีต การออกแบบกราฟิก และ/หรืออีเมล) การโน้มน้าวให้ทีมของคุณเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์ตัวใหม่ก็อาจเป็นเรื่องยาก ในการทำให้ได้ตามระดับของผลผลิตและองค์กรที่คุณต้องการ ให้มองหาโซลูชันอินทราเน็ตที่รวมเข้ากับเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้วได้เป็นอย่างดี ด้วยวิธีนี้ องค์กรของคุณจะไม่ต้องซื้อโปรแกรมที่มีราคาแพงและอาจมีประสิทธิภาพการทำงานต่ำกว่า และทีมของคุณจะไม่ต้องเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมใหม่ทั้งหมด

เมื่อพูดถึงซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน ซอฟต์แวร์นั้นควรจะเรียบง่าย ทำงานอย่างราบรื่น และกำหนดเองได้ ซึ่งจะมอบสิ่งที่คุณและทีมของคุณต้องการในการทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียว และในกลุ่มที่มีขนาดเล็กกว่า เมื่อคุณเลือกโซลูชันที่อนุญาตให้คุณจัดระเบียบไฟล์ในแบบของคุณเอง ใช้เครื่องมือที่มีอยู่แล้ว และมอบเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทำให้สมาชิกทำงานพร้อมกันในไฟล์เดียวกัน แชร์เอกสารและข้อมูล และติดตามการสนทนาที่สำคัญ คุณจะได้รับสิ่งที่ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องการ ซึ่งก็คือทีมที่เป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ

เกี่ยวกับผู้แต่ง

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

นี่คือ Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
Business Tips

วิธีจัดการประชุมเสมือนอย่างมีประสิทธิภาพ

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

ค้นพบลักษณะสำคัญ 4 ประการของการแสดงภาพจากข้อมูลที่ดี

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

4 แนวคิดที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มเครือข่ายสังคมขององค์กรของคุณ

อ่านเพิ่มเติม

Growth Center ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ