6 วิธีในการทำให้การประชุมเสมือนมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

คุณเข้าร่วมการประชุมแบบต่อหน้าครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่ คุณต้องยอมรับว่า การพบปะเกี่ยวกับงานในยุคนี้กำลังเปลี่ยนไปเป็นทางอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นเรื่อยๆ แม้ว่าการประชุมออนไลน์และการประชุมเสมือนจะสะดวก แต่ก็ทำให้ความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมลดลงได้โดยมีโอกาสที่ผู้เข้าร่วมจะเสียสมาธิมากขึ้น เมื่อผู้เข้าร่วมเสียสมาธิ การประชุมก็จะขาดความคงที่และต้องใช้เวลามากขึ้นในการกล่าวซ้ำ

เมื่อต้องการทำให้การประชุม และกำหนดการของคุณ เป็นไปตามที่กำหนด ให้พิจารณาใช้เคล็ดลับหกข้อเหล่านี้และเปลี่ยนแปลงกิจวัตรประจำของคุณ

1. การดำเนินการตามวาระการประชุม ไม่ว่าผู้เข้าร่วมการประชุมของคุณจะกระจายกันอยู่ทั่วอาคารหรือทั่วโลก การทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันก็เป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าวาระการประชุมอย่างเป็นทางการอาจไม่เป็นที่นิยมเหมือนอย่างที่เคย แต่ให้นำหลักปฏิบัติกลับมาใช้ ใส่หัวข้อการประชุมในเนื้อหาของคำเชิญในปฏิทินของคุณหรือส่งเอกสารแนบไปกับอีเมลล่วงหน้า 24-48 ชั่วโมงก่อนเวลาที่กำหนด การกระทำเช่นนี้จะทำให้ทุกฝ่ายมีเวลาในการตั้งความคาดหวังเกี่ยวกับเป้าหมายของการประชุมได้ และแน่นอน ถ้าคุณเป็นผู้ที่ได้รับวาระการประชุม อ่านเลย! แม้ว่าคุณจะคุ้นเคยกับหัวข้อโครงการหรือการอภิปราย คุณอาจทราบข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับมุมมองหรือข้อกังวลได้จากตาราง และการที่คุณไม่ทราบข้อมูลเหล่านั้น ก็ไม่ใช่เรื่องที่น่าสนุกเลยแม้แต่น้อย

2. เตรียมข้อมูลของคุณ ไม่ว่าการประชุมของคุณจะมีวาระหรือไม่ก็ตาม คุณควรมั่นใจว่าคุณทราบเป้าหมายของคุณ ก่อนเริ่มประชุม ให้รวบรวมบันทึกย่อหรือข้อมูลพื้นฐานที่คุณอาจต้องใช้อ้างอิงพร้อมกับคำถามใดๆ ก็ตาม การเตรียมรายการหัวข้อสำคัญจะช่วยลดความกดดันของการคิดคำถามเฉพาะหน้า และยังช่วยให้คุณมีส่วนร่วมระหว่างการอภิปรายอีกด้วย จดคำถามเกี่ยวกับวาระการประชุม หรือจัดเตรียมเอกสารบันทึกของคุณไว้ล่วงหน้าพร้อมกับเป้าหมายเบื้องต้นและความคิดที่สำคัญ ไม่ว่าคุณจะเตรียมการอย่างไรก็ตาม การทำตามหลักปฏิบัติการเตรียมการนี้จะช่วยย้ำเตือนวาระการประชุมของคุณเองในวันประชุม

3. แก้ไขปัญหาด้านเทคโนโลยีของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมครั้งแรกหรือครั้งที่หนึ่งล้าน คุณควรมั่นใจว่าคุณทราบวิธีการใช้เทคโนโลยีของคุณ ยืนยันวิธีการโทรเข้าและตรวจสอบว่าลำโพงของคุณใช้งานได้ตามปกติ ถ้าคุณต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการเข้าร่วมการประชุมหรืออีเมลหรือบันทึกย่อ (ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม) ให้ตรวจสอบสัญญาณ Wi-Fi! ผู้เข้าร่วมมักจะเริ่มรู้สึกกระสับกระส่ายเมื่อต้องรอผู้อื่นเข้าถึงสายการประชุมเพิ่มอีกหนึ่งนาที อย่าปล่อยให้เป็นเช่นนั้น เตรียมห้องประชุมของคุณให้พร้อมล่วงหน้าและโทรเข้าเลย คุณสามารถปิดเสียงโทรศัพท์ของคุณไว้จนกว่าจะผู้เข้าร่วมคนอื่นจะเข้าร่วม อย่างน้อยคุณก็สามารถใช้เวลาเตรียมเนื้อหาที่คุณจะพูดไว้ล่วงหน้า แทนที่ใช้เวลาไปกับการเข้าไปร่วมการประชุม

4. การแบ่งปันคือความห่วงใย ถ้าคุณกำลังตรวจทานข้อมูลใดๆ ก็ตามที่มีภาพหรือสถิติ หรือถ้าคุณกำลังอ้างอิงเอกสารภายนอก คุณควรมั่นใจว่าทุกคนสามารถเข้าใจได้ ใช้การแชร์หน้าจอเพื่อให้คุณสามารถดึงดูดความสนใจของผู้ชมและให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน ขั้นตอนนี้จะช่วยลดคำถาม “เดี๋ยวก่อน! พวกเราไปถึงไหนแล้ว” และ “รอก่อน ฉันเปิดเอกสารตามไม่ทัน” การแชร์หน้าจอของคุณจะกำจัดการหยุดชะงักและการเกิดความสับสน เพียงจำไว้ว่า ถ้าคุณกำลังแชร์หน้าจอของคุณ คุณควรมั่นใจว่าปิดอีเมล โปรแกรมโทรศัพท์หรือโปรแกรมรับส่งข้อความ หรือการแจ้งเตือนต่างๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการแจ้งเตือนที่ทำให้เกิดความไม่สะดวก

5. ตรงไปตรงมา หนึ่งในความท้าทายของการประชุมออนไลน์คือการทราบว่าใครกำลังจะพูดและใครจำเป็นต้องขัดจังหวะ การประชุมเสมือนอาจเกิดเหตุการณ์ที่ทุกคนแย่งกันพูดไปจนถึงการหยุดชะงักเป็นเวลานานหลังจากมีบุคคลพูดจบ โดยขึ้นอยู่กับผู้เข้าร่วมการประชุมและบุคลิกลักษณะของพวกเขา เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงการพูดคุยที่ทับซ้อนกันจนฟังแยกไม่ออกหรือการหยุดชะงัก ให้ตั้งคำถามที่เฉพาะเจาะจงถึงผู้เข้าร่วมประชุมรายอื่นๆ ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมทำงานร่วมกันหรือต้องพึ่งขั้นตอนอื่นในกระบวนการเพื่อให้ทำงานต่อได้ อย่าลังเลที่จะถามว่าพวกเขามีข้อมูลหรือคำถามเพิ่มเติมหรือไม่ เมื่อมีความตรงไปตรงมาในการสนทนา คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณได้ใช้เวลาการประชุมอย่างเต็มที่ พร้อมกับรับฟังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน

6. บุคลิกท่าทาง การประชุมทางโทรศัพท์หรือการประชุมเสมือนแบบออนไลน์อาจน่าเบื่อ คุณไม่สามารถใช้ภาษากายเพื่อดูการตอบสนองของผู้เข้าร่วมประชุมหรือดูว่าพวกเขากำลังตั้งใจฟังหรือไม่ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหาการเสียสมาธิ ให้รักษาบุคลิกของคุณไว้ให้ดีที่สุด ดึงดูดความสนใจให้เหมือนเวลาคุยกันตามปกติ หรือให้มากกว่านั้นตามที่จำเป็นในการประชุม ความกระตือรือร้นสูงจะช่วยดึงให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมและให้พวกเขาเพ่งความสนใจไปที่หัวข้อการประชุม พวกเขาจะไม่เสียสมาธิ โดยเฉพาะ ถ้าคุณมีนิสัยที่มักจะสอบถามความเห็นเกี่ยวกับหัวข้อจากผู้เข้าร่วมประชุมโดยตรง เมื่อทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุม หัวข้อการประชุมของคุณก็จะได้รับการจัดการอย่างรวดเร็ว และคุณจะสามารถอธิบายเนื้อหาในเอกสารเพิ่มเติมด้วยเวลาที่น้อยลง

ไม่ว่าการประชุมจะเป็นรูปแบบใดก็ตาม ไม่จำเป็นต้องสับสนกับการสนทนาในการประชุมเสมือน ด้วยการเตรียมการและการมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณ การประชุมของคุณจะมีความชัดเจนและมีแนวทางไปสู่เป้าหมายของคุณ

องค์กรของคุณเข้ากับยุคมิลเลนเนียลหรือไม่ ทำแบบทดสอบ.

เกี่ยวกับผู้แต่ง

ทีม Growth Center มุ่งช่วยให้คุณสามารถเริ่มต้น จัดการ และดำเนินธุรกิจของคุณได้

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

นี่คือ Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
Business Tips

5 สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้ทำงานที่บ้านได้เหมือนกับว่าไม่เคยออกไปจากออฟฟิศเลย

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

วิธีการทำงานจากที่บ้านและยังทำได้ดี

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

การทำงานร่วมกันที่ไม่ธรรมดา: วิธีการทำงานร่วมกันรูปแบบใหม่สำหรับทีมระยะไกล

อ่านเพิ่มเติม

Growth Center ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ