6 วิธีที่จะทำให้วาระการประชุมออนไลน์ของคุณดูน่าสนใจ

โดย Dianna Booher นักเขียนรับเชิญของ Microsoft

การประชุมออนไลน์ส่วนใหญ่แตกต่างจากการประชุมแบบพบปะอย่างมากในด้านความกะตือรือร้น การมีส่ววนร่วม หรือการระดมความคิด

บ่อยครั้งที่การประชุมออนไลน์เหล่านี้หลุดประเด็นไปด้วยสาเหตุใดสาเหตุหนึ่ง: การประชุมออนไลน์อาจเงียบสงัดเหมือนกับพิธีศพที่มีบุคคลต่างๆ สลับกันพูดแสดงความเศร้าโศกให้กับผู้ไว้ทุกข์ฟัง หรืออาจคล้ายกับงานเลี้ยงฉลองอันวุ่นวายของหน่วยงานฝ่ายขายในห้องพักของสายการบินหลังจากปิดสัญญาครั้งสำคัญได้ โดยที่ทุกคนต่างพูดแทรกกันโดยไม่มีสาระหรือประเด็นสำคัญ แต่คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์เหล่านั้นได้

เมื่อต้องการทำให้การประชุมออนไลน์มีชีวิตชีวาและยังประสิทธิภาพเหมือนกับการพบปะกันจริงๆ ให้ลองทำการแนวทางเหล่านี้:

1. ใช้วาระการประชุมอย่างเป็นทางการ

ไม่แจ้งวาระการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมที่ต้องการ “ขอความคิดเห็น” เพื่อแลกเปลี่ยนความคิด และทำการตัดสินใจ แทนที่จะมุ่งเน้นเฉพาะประเด็นสำคัญ กำหนดวาระการประชุมอย่างเป็นทางการเป็นลายลักษณ์อักษรและส่งให้ผู้เข้าร่วมล่วงหน้าอย่างน้อยสองวันเพื่อให้พวกเขามีเวลาตรวจทานและเตรียมตัวให้พร้อม

นอกจากนี้ ให้เน้นย้ำวาระการประชุมตลอดการประชุม (คุณจะเข้าใจเหตุผล เมื่อคุณอ่านต่อไป)

2. ระบุหัวข้อในแบบฟอร์มคำถาม

หลีกเลี่ยงรูปแบบหัวข้อทั่วไปที่ฟังดูไม่น่าสนใจเหล่านี้:

─ยอดขายสำหรับไตรมาสที่ 3

─บูธจัดแสดงสินค้าที่ ITH Conference

─แคมเปญด้านการตลาดของคู่แข่งในเดือนสิงหาคม

แต่ให้กำหนดหัวข้อเป็นคำถามแทน เพื่อให้การอภิปรายมีสาระสำคัญและไม่ออกนอกประเด็น:

─คุณทำโควต้าของไตรมาสที่ 3 ได้กี่เปอร์เซ็นต์

─การจัดแสดงที่งานแสดงสินค้า ITH คุ้มค่ากับเงิน $35K และเวลา 2 วันหรือไม่

─กลยุทธ์การขายที่รับมือแคมเปญด้านการตลาดเดือนสิงหาคมของ Logard ได้ดีที่สุดคืออะไร

3. กำหนดรูปแบบสำหรับสาระการประชุมแต่ละหัวข้อ

ระบุรูปแบบสำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุมที่เป็นลายลักษณ์อักษร: “สำหรับการอภิปรายแบบเปิด” “สำหรับรายงานเท่านั้น” “ช่วงถามตอบ” “ผู้เข้าร่วมการสำรวจ” “สำหรับการแนะนำ” “สำหรับการตัดสินใจ” บ่อยครั้งที่ผู้เข้าร่วมออกจากการประชุมและคิดว่าไม่คุ้มค่ากับเวลาของพวกเขา เนื่องจากไม่ได้ทำการตัดสินใจ แต่ในฐานะผู้จัดการประชุม วัตถุประสงค์ของคุณอาจมีเพียงการหยิบยกประเด็นปัญหาและรวบรวมข้อมูล การแจ้งให้กลุ่มทราบวัตถุประสงค์ล่วงหน้าจะช่วยให้พวกเขารู้สึกว่าได้บรรลุเป้าหมายสำหรับหัวข้อดังกล่าว

4. จัดสรรเวลาให้กับแต่ละหัวข้อ

คุณสามารถปรับเปลี่ยนเวลาได้ระหว่างการประชุม แต่ให้ประมาณเวลาไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนทราบสิ่งที่คุณคาดหวังได้ ถ้าวาระการประชุมระบุว่า Deepak รายงานผลลัพธ์จากห้องทดลองและเวลาที่จัดสรรไว้คือ 5 นาที เขาจะไม่เสียเวลาทำงานนำเสนอสไดล์สำหรับ 30 นาที

5. แจ้งให้บุคคลที่รับผิดชอบเตรียมข้อมูลสำคัญมาด้วย

ถ้าคุณคาดหวังว่า Jana จะเตรียมข้อมูลจุดเริ่มต้นของการอภิปราย อย่าปล่อยให้เธอทราบด้วยตัวเอง เพิ่มชื่อของเธอในวาระการประชุมเป็น "ฝ่ายที่รับผิดชอบ" เพื่อให้เธอทำการเตรียมตัวให้พร้อม

6. สรุปข้อมูลและกำหนดการดำเนินการติดตามในวาระการประชุม

จำไว้ว่าหน้าจอโทรศัพท์มือถือหรือกองเอกสารสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมเสียสมาธิได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประชุมออนไลน์ สรุปประเด็นและการตัดสินใจครั้งสำคัญ และเขียนลงในคอลัมน์เปล่าในวาระการประชุมที่เสนอ จากนั้น ในคอลัมน์สุดท้าย ให้เขียนการดำเนินการติดตาม: ใครรับผิดชอบหน้าที่ใดและต้องทำให้ลุล่วงภายในวันไหน

Presto วาระการประชุมที่เสร็จสมบูรณ์จะทำหน้าที่เป็นรายงานการประชุม ส่งวาระการประชุมที่สมบูรณ์กลับถึงผู้เข้าร่วมและผู้ที่ไม่ได้มาประชุมในภายหลัง (เป็นไฟล์ที่ดาวน์โหลดได้เพื่อให้อ้างอิง)!

วาระการประชุมช่วยแบ่งเบาภาระของคุณได้อย่างมาก การประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพเสร็จสมบูรณ์แล้ว!

Dianna Booher คือผู้เขียนหนังสือขายดี 47 เล่มที่ได้รับการเผยแพร่เป็นภาษาต่างประเทศถึง 60 ภาษา เธอช่วยเหลือให้องค์กรสามารถสื่อสารกันได้อย่างชัดเจน และช่วยเพิ่มอำนาจชักจูงให้กับผู้นำด้วยบทบาทด้านการบริหารที่เข้มแข็ง เธอได้เขียนบล็อกให้ Forbes, HuffPost และ The CEO Magazine www.BooherResearch.com @DiannaBooher

เกี่ยวกับผู้แต่ง

Eric Vanderburg คือผู้นำ ที่ปรึกษา นักเขียน และผู้นำทางความคิดเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ เขาเป็นคนที่ไม่เคยหยุดเรียนรู้ และได้รับใบรับรองด้านเทคโนโลยีและการรักษาความปลอดภัยมากกว่า 40 ใบ เขากระตือรือร้นที่จะแชร์ข้อมูลเชิงลึกด้านเทคโนโลยีให้กับชุมชน Eric เป็นผู้เขียนหนังสือหลายเล่มและมักเขียนบทความให้กับนิตยสาร วารสาร และสื่อสิ่งพิมพ์อื่นๆ โดยปกติ Eric มักจะไปที่การประชุม การสัมมนา และกิจกรรมต่างๆ คุณสามารถติดต่อเขาได้ที่ Twitter, Facebook และ Linkedin

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

นี่คือ Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
Business Tips

ปกป้องสิ่งแวดล้อมและทำงานจากที่บ้านแทน

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

6 เคล็ดลับในการสร้างความประทับใจด้วยซอฟต์แวร์การนำเสนอสไลด์

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

6 วิธีในการทำให้การประชุมเสมือนมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

อ่านเพิ่มเติม

Growth Center ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ