7 เคล็ดลับง่ายๆ ของปฏิทินที่จะยกระดับประสิทธิภาพทีมของคุณ

ความลับในการเพิ่มประสิทธิผลและประสิทธิภาพคืออะไร ไม่มีวิธีง่ายๆ แต่วิธีหนึ่งที่ทำให้แน่ใจได้ว่าคุณจะได้ประโยชน์มากที่สุด คือ ด้วยเทคนิคปฏิทินที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบและมีสมาธิ ตั้งแต่การจัดกำหนดการบล็อกเวลา “ไม่มีการประชุม” ไปจนถึงการรวมอุปกรณ์เคลื่อนที่ เพื่อไม่ให้คุณพลาดการประชุม ศิลปะในการปรับปฏิทินให้เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับง่ายๆ ของปฏิทินที่คุณสามารถใช้เพื่อยกระดับความมีประสิทธิภาพของคุณ:

  1. จัดกำหนดบล็อกเวลา “ไม่มีการประชุม”—แทนที่จะทำงานหลายงานพร้อมกัน ให้เผื่อเวลาโดยไม่ถูกขัดจังหวะ David Sanbonmatsu ศาสตราจารย์วิชาจิตวิทยา มหาวิทยาลัยยูทาห์ กล่าวว่า “เมื่อคนทำงานหลายงานพร้อมกัน พวกเขามักทำสิ่งต่างๆ ได้ไม่ดี” “หลายครั้งที่คนที่ทำงานหลายงานพร้อมกันมากที่สุดจะทำงานได้แย่ที่สุด… เนื่องจากบุคคลขาดการควบคุมอารมณ์” (จาก Forbes)
  2. ตั้งเวลา ไม่อยู่ที่สำนักงาน (OOO)—ระบุบล็อกเวลาบนปฏิทินของคุณเป็น “ไม่ว่าง”, “ไม่ทำงาน” หรือ “OOO” ถ้าคุณไม่ได้ทำงานในวันใดวันหนึ่ง หรือกำลังเดินทาง

    • จัดการแบบมืออาชีพ: ถ้าคุณมีการนัดหมายหรือใช้เวลาในการเดินทางที่ไม่เกี่ยวกับงานเป็นประจำเมื่อคุณไม่ว่าง ให้กำหนดเวลาเป็นเวลา OOO ที่เป็นกิจวัตร เมื่อต้องการดำเนินการดังกล่าวใน Outlook เพียงแค่เปิดการประชุมที่คุณต้องการตั้งค่าเป็น กิจวัตร และบนแท็บการประชุม (ในกลุ่มตัวเลือก) ให้คลิก การเกิดขึ้นประจำ เลือกความถี่ที่คุณต้องการ ตั้งค่าตัวเลือกสำหรับความถี่แล้วคลิก ตกลง
  3. เชื่อมต่อปฏิทินของคุณบนอุปกรณ์เคลื่อนที่—เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นกับทุกคน: คุณไม่ได้ใช้แล็ปท็อปและการประชุมเลิกช้า คุณลืมเวลาและสถานที่สำหรับการประชุมครั้งถัดไป และลงเอยด้วยการที่คุณต้องวุ่นวายขอโทษห้านาทีหลังจากการประชุมครั้งถัดไปเริ่มขึ้น รวมปฏิทินของคุณบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อให้คุณไม่พลาดการประชุมทั้งหมดของคุณ
  1. เพิ่มเวลาระหว่างการประชุม—เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้จัดกำหนดเวลาเพิ่ม 10 นาทีก่อนและหลังทุกการประชุม เพื่อให้คุณมีเวลามากพอที่จะจัดการข้อมูลของการประชุมปัจจุบัน แล้วเตรียมตัวและจัดเตรียมสำหรับการประชุมถัดไป นอกจากนี้ยังจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความรู้สึกของ "การวิ่ง" จากการประชุมหนึ่งไปยังอีกการประชุมได้
  2. จัดกำหนดเวลาพัก—เมื่อคุณทำงานเสร็จทุกอย่างแบบคนที่ต้องทำทั้งหมด เป็นเรื่องง่ายที่จะมุ่งหน้าลุยและทำงานจนเหนื่อย ตาม ทีม Healthy Living ของ Huffington Post "การลุกขึ้นเพียงไม่กี่นาทีและทำให้เลือดไหลเวียน เพิ่มออกซิเจนให้กับสมองเป็นส่วนจำเป็นของวันทำงาน" จัดกำหนดเวลาพักลงในปฏิทินของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้หมดไฟในการทำงาน และเพิ่มความสร้างสรรค์ และให้ตัวเตือนปฏิทินช่วยรับผิดชอบให้คุณ
  3. ตั้งค่าตัวเตือนการเช็คอิน—เมื่อวันครบกำหนดสำคัญใกล้เข้ามา ให้จัดกำหนดการเช็คอินด้วยตัวเตือนสำหรับเกณฑ์มาตรฐานไปตลอดเส้นทาง ซึ่งจะหลีกเลี่ยงความเครียดในตอนท้ายของโครงการ และช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณทำงานนั้นก่อนที่จะหมดเวลา รวมสมาชิกทีมบนตัวเตือนปฏิทินของคุณเพื่อกระตุ้นให้ทีมเช็คอินด้วย
  4. รวมที่ติดต่อทางธุรกิจ—ลดความซับซ้อนของการเชิญที่ติดต่อทางธุรกิจ โดยการรวมปฏิทินของคุณกับรายการที่ติดต่อ

จัดการแบบมืออาชีพ: คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อจากข้อความอีเมลใน Office 365 เปิดข้อความเพื่อให้ชื่อของบุคคลแสดงขึ้นในบรรทัดใดๆ ต่อไปนี้: จาก, ถึง, สำเนาถึง หรือสำเนาลับถึง คลิกขวาที่ชื่อที่เหมาะสม แล้วคลิก เพิ่มไปยังที่ติดต่อ Outlook หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น ที่ที่คุณสามารถกรอกรายละเอียดที่คุณต้องการ แล้ว ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น

เกี่ยวกับผู้แต่ง

ทีม Growth Center มุ่งช่วยให้คุณสามารถเริ่มต้น จัดการ และดำเนินธุรกิจของคุณได้

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

นี่คือ Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
Business Tips

ปกป้องสิ่งแวดล้อมและทำงานจากที่บ้านแทน

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

6 วิธีที่จะทำให้วาระการประชุมออนไลน์ของคุณดูน่าสนใจ

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

6 เคล็ดลับในการสร้างความประทับใจด้วยซอฟต์แวร์การนำเสนอสไลด์

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

6 วิธีในการทำให้การประชุมเสมือนมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

อ่านเพิ่มเติม

Growth Center ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ