การวิเคราะห์อีเมล: ใช้ข้อมูลเพื่อเขียนอีเมลที่ดียิ่งขึ้น

การเขียนอีเมลอาจกลายเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด คุณอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเขียนอีเมลที่สมบูรณ์แบบ เพื่อส่งงานของคุณโดยไม่มีอะไรรับรองว่าจะมีคนอ่าน

แต่เมื่อใช้การวิเคราะห์อีเมล คุณจะสามารถดูผลลัพธ์อีเมลของคุณได้ เมื่อคุณทราบว่ามีผู้รับเปิดข้อความกี่คน และแต่ละคนใช้เวลาอ่านอีเมลเท่าไหร่ คุณจะสามารถทำการตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น ถ้าอัตราการอ่านไม่สูงเท่าที่คุณต้องการ คุณสามารถลองเขียนใหม่โดยใช้ข้อความที่แตกต่างออกไปและการกระตุ้นให้ดำเนินการที่ชัดเจนยิ่งขึ้น จากนั้นจึงส่งข้อความอีกครั้งเพื่อให้มั่นใจว่าผู้รับทุกคนอ่านข้อความของคุณ

อีเมลฉบับนี้มีอัตราการอ่านเพียง 50% ผู้ใช้รายนี้อาจต้องส่งข้อความใหม่เพื่อให้ได้รับการตอบกลับที่เขาต้องการ

ทำความเข้าใจระยะเวลาที่คุณใช้ในการอ่านและเขียนอีเมล

เคยรู้สึกว่าคุณใช้เวลาอ่านและเขียนอีเมลมากเกินไป จนไม่มีเวลาทำงานอื่นๆ บ้างไหม คุณไม่ได้ประสบปัญหานี้คนเดียว การค้นคว้าที่ 1 แสดงให้เห็นว่าพนักงานที่มีความรู้ทั่วไปใช้เวลา 28% ไปกับการจัดการอีเมลเพียงอย่างเดียว

การวิเคราะห์อีเมลส่วนบุคคลสามารถช่วยให้คุณทราบระยะเวลาที่คุณใช้อ่านและส่งอีเมล ถ้าระยะเวลาการใช้อีเมลสูงจนเกินไป คุณสามารถวางแผนลดระยะเวลานั้นได้ บ่อยครั้ง วิธีที่ดีที่สุดในการลดระยะเวลาก็คือการสลับไปใช้เครื่องมือการแชท เช่น Microsoft Teams ที่ช่วยให้คุณส่งข้อความสั้นๆ อย่างไม่เป็นทางการได้

ในกรณีที่มีอีเมลจำนวนมากจนเกินไป แสดงว่าปัญหาอาจเกิดจากโครงสร้างขององค์กรหรือรูปแบบการทำงานของคุณ คุณอาจมีความรับผิดชอบมากจนเกินไป หรือคุณอาจเป็นผู้มีอำนาจในการตัดสินใจในหลายๆ เรื่อง แต่เมื่อใช้การวิเคราะห์อีเมลส่วนบุคคล คุณจะสามารถทำการมอบหมายงานบางส่วนของคุณได้ ทำให้ทีมของคุณทำการตัดสินใจได้ดีและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ผู้ใช้รายนี้ใช้เวลาเกือบ 11 ชั่วโมงในสัปดาห์ก่อนหน้านี้ไปกับการอ่านและส่งอีเมล ซึ่งต่ำกว่าเวลาเป้าหมายที่ 12 ชั่วโมง แต่ก็เป็นการเสียเวลาอันมีค่าไปอย่างมาก

จากการเสียเวลาไปกับอีเมลไปสู่การจัดกลุ่มอีเมล

พนักงานที่มีความรู้หลายๆ คนจะเปิดกล่องอีเมลขาเข้าไว้ตลอดทั้งวัน ทำให้พวกเขาสามารถตรวจสอบข้อความขาเข้าได้ทันทีที่มาถึง พฤติกรรมนี้เรียกว่า 'การเสียเวลาไปกับอีเมล' พฤติกรรมนี้อาจทำให้คุณเสียสมาธิและทำให้ทำโครงการสำคัญให้ลุล่วงได้ยากลำบากยิ่งขึ้น การค้นคว้าบางส่วนพบว่าคุณอาจต้องใช้เวลานานกว่า 15 นาทีในการตั้งสมาธิอีกครั้งกับงานที่ทำอยู่ แม้ว่าคุณจะตรวจสอบอีเมลเพียงฉบับเดียวก็ตาม²

แต่ด้วยการวิเคราะห์อีเมลส่วนบุคคล คุณจะสามารถเข้าใจรูปแบบพฤติกรรมอีเมลของคุณได้ดียิ่งขึ้น และทำการปรับเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดเวลาในปฏิทินเพื่อตรวจสอบอีเมลทั้งหมด แล้วเข้าสู่โหมด 'ห้ามรบกวน' ตลอดทั้งวัน

ผู้ใช้รายนี้เป็นผู้ที่เสียเวลาไปกับอีเมล พวกเขามักจะอ่านและส่งอีเมลตลอดทั้งวันแทนที่จะจัดการอีเมลเป็นกลุ่ม

เกี่ยวกับผู้แต่ง

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

นี่คือ Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
Business Tips

ใช้การวิเคราะห์เพื่อให้การทำงานและการดำเนินชีวิตสมดุลกัน

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

Molly Moon’s ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสร้างเมนูอย่างไร

อ่านเพิ่มเติม
Business Tips

ค้นหาและบอกเล่าเรื่องราวที่น่าสนใจจากข้อมูลของคุณ

อ่านเพิ่มเติม

Growth Center ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ