วิธีการสร้างรากฐานสำหรับการประชุมออนไลน์ที่สมบูรณ์แบบ

โดย Dianna Booher นักเขียนรับเชิญของ Microsoft

การวางแผนและควบคุมการประชุมออนไลน์ให้ประสบความสำเร็จคล้ายการวางแผนและการก่อสร้างอาคาร เว้นแต่ว่าการประชุมนั้นเร็วกว่าและถูกกว่า และสามารถประสบความสำเร็จได้มากกว่า

เพื่อเป็นการยืนยันให้แน่ใจว่าทั้งอาคารและการประชุมออนไลน์ประสบความสำเร็จ ให้ทำตามขั้นตอนสี่ขั้นต่อไปนี้:

สร้างแผนโดยละเอียด

ผู้รับเหมาต้องมีพิมพ์เขียว รายละเอียดทุกอย่างถูกแสดงอยู่ในแบบร่าง โดยอยู่บนโครงร่างของรากฐาน มุมยกด้านหน้า มุมยกด้านข้าง มุมยกด้านหลัง หลังคา ระบบไฟฟ้า หรือประปา ในทำนองเดียวกัน ผู้นำการประชุมต้องมีกำหนดการที่ละเอียด ดังนี้: หัวข้อคำถาม ผู้อำนวยความสะดวกที่รับผิดชอบ การกำหนดเวลา รูปแบบ

นอกจากแผนแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณคุ้นเคยกับเทคโนโลยีของแพลตฟอร์มเพียงพอ ฝึกซ้อมการใช้เครื่องมือต่างๆ ถ้าจำเป็น เพื่อทำให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสียเวลาระหว่างการประชุมเพื่อจัดการกับข้อบกพร่องเล็กน้อยที่ควรได้รับการป้องกัน และในกรณีเทคโนโลยีทำงานล้มเหลวทั้งที่ซักซ้อมและพยายามป้องกัน การมีแผนสำรองจะทำให้คุณกลายเป็นฮีโร่ได้เลย

ดึงดูดคนที่เหมาะสม

ผู้รับเหมาว่าจ้างผู้รับจ้างซึ่งได้รับรางวัลที่สามารถรับรองเรื่องเวลาและสามารถออกแบบและก่อสร้างสถานที่งดงามที่น่าตื่นตาตื่นใจได้ ผู้นำการประชุมยังสามารถทราบผลลัพธ์การประชุมได้โดยขึ้นอยู่กับการมีคนที่เหมาะสมอยู่ในห้องประชุมนั้น แล้วดึงดูดให้พวกเขาสร้างไอเดียที่เป็นนวัตกรรมใหม่ได้

จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมในอุดมคติขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของคุณ แต่การวิจัยกำหนดให้เป็น 7 คน เมื่อต้องการปรึกษาหารือมากกว่าการขอให้บุคคลอื่นไป “ตอบกลับคุณในกล่องแชท” ถ้ามีผู้เข้าร่วมน้อยเกินไป กลุ่มจะไม่สามารถสร้างไอเดียได้เพียงพอ ถ้ามีคนมากเกินไป ผู้เข้าร่วมประชุมจะลังเลในการพูดไอเดียออกมา

แน่นอนว่าถ้าคุณแค่นำเสนอข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทั้งหมดเป็นทางเดียว ขนาดของผู้ฟังจะไม่มีความเกี่ยวข้อง (พิจารณาว่าการจัดการนั้นจะคล้ายกับการนำเสนอมากกว่าการประชุม)

จัดให้มีระบบการยกเลิกสำหรับกรณีผู้เข้าร่วมสำคัญไม่สามารถเข้าร่วมได้ คุณสามารถยกเลิกการประชุมได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ทำให้ผู้อื่นเสียเวลา

ใส่ใจกับความปลอดภัย

ผู้รับเหมาต่างเห็นตรงกันเกี่ยวกับหนึ่งในปัญหาที่ใหญ่ที่สุดระหว่างการก่อสร้างคือ: การขโมยอุปกรณ์จากไซต์งาน ดังนั้น พวกเขาจึงดูแลความปลอดภัยด้วยการกั้นรั้ว การเฝ้ายาม การใช้ป้ายเตือน และการล็อก

ในฐานะผู้นำการประชุมแบบออนไลน์ คุณจะต้องดูแลความปลอดภัยโดยใช้การเข้าสู่ระบบ และการอัปโหลด/ดาวน์โหลดเอกสารที่เป็นความลับ ทำเครื่องหมายข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสำหรับการแชร์ เป็นต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานในไซต์เข้าใจนโยบายและการควบคุมสำหรับการรักษาความลับ

โดยพิจารณาถึง "การจัดพื้นที่"

ผู้รับเหมาต้องทำตามข้อบังคับการจัดพื้นที่ทั้งหมด ตั้งแต่ขนาดพื้นที่จอดรถที่จำเป็น องค์ประกอบของการมุงหลังคา มาตรฐานการออกแบบระบบไฟฟ้า ไปจนถึงความสูงของป้ายประชาสัมพันธ์

ผู้นำการประชุมเองก็ต้องคำนึงถึงการจัดพื้นที่เช่นเดียวกัน: ช่วงเวลาใดที่เหมาะสมที่สุดในการจัดกำหนดการประชุมกับผู้เข้าร่วมส่วนกลาง สำหรับให้ผู้ที่เดินทางบ่อยเข้าร่วม หรือสำหรับลูกค้าของคุณ ทุกคนคุ้นเคยและสามารถเข้าถึงแพลตฟอร์มที่คุณเลือกได้อย่างเท่าเทียมกันหรือไม่

ตั้งไทม์ไลน์ ยอมให้มีความยืดหยุ่นของเวลา

สำหรับผู้รับเหมา จะพบว่าไทม์ไลน์มีความสำคัญต่อการจัดกำหนดการให้ผู้รับจ้างรายต่างๆ ในการทำงาน ผู้รับจ้าง C จะต้องทำงานให้เสร็จก่อน ผู้รับจ้าง D จึงจะสามารถเริ่มงานได้ และสภาพอากาศที่เลวร้ายสามารถสร้างความเสียหายต่อกำหนดการใดๆ ได้เช่นกัน ความยืดหยุ่นจึงเป็นกุญแจสำคัญ

เช่นเดียวกัน ในฐานะผู้นำการประชุม คุณต้องทำความคุ้นเคยกับกำหนดการเพื่อจะสามารถปรับการปรึกษาหารือโดยไม่ได้เตรียมการล่วงหน้าได้ สรุปงานอย่างมีประสิทธิภาพ ข้ามบางส่วนไปเมื่อจำเป็น จัดเรียงกำหนดการใหม่เพื่อให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ เช่น เพื่อปรับให้เหมาะกับผู้ที่มาถึงช้าหรือผู้ที่กลับก่อนเวลา

การประชุมแบบออนไลน์ของคุณจะสำเร็จหรือล้มเหลวขึ้นอยู่กับคุณภาพการวางแผน เช่นเดียวกับที่อาคารจะตั้งอยู่ได้หรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับรากฐาน

Dianna Booher คือผู้เขียนหนังสือขายดี 47 เล่มที่ได้รับการเผยแพร่เป็นภาษาต่างประเทศถึง 60 ภาษา เธอช่วยเหลือให้องค์กรสามารถสื่อสารกันได้อย่างชัดเจน และช่วยเพิ่มอำนาจชักจูงให้กับผู้นำด้วยบทบาทด้านการบริหารที่เข้มแข็ง เธอได้เขียนบล็อกให้ Forbes, HuffPost และ The CEO Magazine www.BooherResearch.com @DiannaBooher

เกี่ยวกับผู้แต่ง

Dianna Booher is the bestselling author of 47 books, published in 60 foreign-language editions. She helps organizations to communicate clearly and leaders to expand their influence by a strong executive presence. She blogs regularly for Forbes, HuffPost, and The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

นี่คือ Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย

Growth Center ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ