การจัดการทีมระยะไกลเป็นเรื่องง่ายด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกันเหล่านี้

ถ้าคุณปฏิบัติการภายใต้สมมติฐานที่ระบุว่ามีการโทรคมนาคมที่สูงอยู่ตลอดเวลา คุณทำถูกแล้ว อันที่จริงแล้ว ข้อมูลของ Bloomberg ระบุว่า “ในสหรัฐอเมริกา 60 เปอร์เซ็นต์ของบริษัทมีการจัดการงานทางไกล ซึ่งเพิ่มขึ้น 20 เปอร์เซ็นต์จากปี 1996” และเป็นกระแสที่กำลังได้รับความนิยมในประเทศอินเดีย อินโดนีเซีย และเม็กซิโก ซึ่งหมายความว่าคุณอาจเคยทำงานกับทีมทางไกลแล้ว หรือกำลังจ้างพนักงานทางไกลคนแรกของคุณ การจัดการทีมทางไกล (และการเป็นสมาชิก) มาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงหลายอย่าง และต้องการความไว้ใจอย่างมากจากทุกคน

แน่นอนว่าความไว้ใจเป็นส่วนที่ยากลำบากในการนำทีมทางไกล และเป็นเรื่องที่คุณต้อง "รู้สึกถึง" เท่านั้น อย่างไรก็ตาม เครื่องมือความเป็นผู้นำและเทคโนโลยีมากมายสามารถช่วยเหลือคุณในการสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและเจ้านายของคุณ ซึ่งสามารถช่วยให้คุณพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงานได้ง่ายและราบรื่น พร้อมกับให้ความเคารพและความไว้ใจซึ่งกันและกัน เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสี่อย่างสำหรับการจัดการทีมทางไกล ได้แก่:

  • การโทรผ่านวิดีโอ: อีเมลเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับโครงการที่กลุ่มของคุณจะต้องใช้ในภายหลัง การส่งบันทึกด่วนเกี่ยวกับการประชุมที่กำลังจะมาถึงหรือ PTO และอื่นๆ แต่ในช่วงการระดมความคิด การประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน หรือเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องโน้มน้าวใจผู้อื่น ไม่มีอะไรจะดีไปกว่าการประชุมที่พบปะกัน ซึ่งเป็นส่วนที่การโทรผ่านวิดีโอเข้ามามีบทบาท อย่างไรก็ตาม การโทรผ่านวิดีโอจะทำให้ผู้เข้าร่วมมองเห็นกันและกัน รู้สึกถึงบุคลิกและอารมณ์ และเลือกระดับการใช้ภาษาได้ ทำให้แชร์ความคิด สนทนาอย่างจริงจัง และจัดการปัญหาของคุณได้ง่ายยิ่งขึ้น
  • การแชท/ข้อความโต้ตอบแบบทันที: เมื่อคุณนำทีมทางไกล คุณจะไม่สามารถพบกับความคล่องตัวในระดับเดียวกับการทำงานในสำนักงานแบบเดิม อย่างไรก็ตาม ด้วยไคลเอ็นต์การแชท คุณสามารถสร้างการสนทนาด่วนที่รวบรัด ที่ไม่เหมือนกับการสนทนาในห้องครัวของสำนักงาน ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าคุณต้องการขอความคิดเห็นจากบุคคลมากกว่าหนึ่งคนพร้อมๆ กัน ไคลเอ็นต์การแชทส่วนใหญ่สามารถทำได้ ทำให้การทำงานผ่านความคิดเห็นและปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหันได้ง่ายยิ่งขึ้น
  • พื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกัน: ไม่ว่าคุณจะจัดการทีมจากทั่วโลกหรือทำงานกับพนักงานงานไม่กี่คนในเมืองเดียวกัน อาจมีบางครั้งที่คุณต้องทำงานร่วมกันบนงานนำเสนอ งานที่จะส่งให้ลูกค้า หรือเอกสารและกระบวนการภายในของคุณเอง แน่นอน คุณสามารถทำทุกอย่างได้ทางอีเมล แต่การควบคุมเวอร์ชันอาจกลายเป็นฝันร้ายได้อย่างรวดเร็ว ทำให้พื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันเข้ามามีบทบาท ด้วยการมอบพื้นที่ทำงานส่วนกลางที่ทุกคนในกลุ่มสามารถทำงานกับไฟล์เดียวกันแบบเรียลไทม์ และดูงานที่ผู้อื่นทำได้ คุณจะสามารถรักษาการควบคุมเวอร์ชันและทำให้ขั้นตอนการสร้างง่ายขึ้น
  • รายงานงานทางไกลที่ใช้ร่วมกัน: เมื่อคุณทำงานร่วมกับทีมทางไกลที่อยู่ในโซนเวลาต่างกัน การอัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับโครงการให้ทุกคนทราบอาจเป็นอุปสรรคได้ แต่ด้วยรายการงานทางไกล ทีมของคุณ (หรือสมาชิกที่เลือก) จะสามารถดูงานทั้งหมดและสถานะได้ ทำให้การแชร์งานและ/หรือการแจ้งข้อมูลให้ทุกคน "ทราบ" กลายเป็นเรื่องง่าย และเพื่อให้สิ่งต่างๆ คล่องตัวมากยิ่งขึ้น แอปบางอย่างที่มีฟีเจอร์รายการงานทางไกลยังมีตัวเลือกให้คุณสามารถแนบไฟล์กับงาน ทำงานร่วมกันบนไฟล์เหล่านั้น แต่แม้แต่แชร์บันทึกและสนทนาเกี่ยวกับงานโดยไม่ต้องใช้แอปแยกต่างหาก ทำให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายยิ่งขึ้นเมื่อกำหนดการของคุณเกิดขึ้นไม่พร้อมกัน

ใครก็ตามที่มองข้ามทีมจากทั่วโลกและ/หรือพนักงานทางไกลอาจพบกับปัญหาโดยตรงที่มาพร้อมกับการจัดการจากระยะไกล แต่ความนิยมของการทำงานทางไกลที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ก็ทำให้การลงทุนกับเทคโนโลยีที่คุณต้องใช้สร้างประสบการณ์การทำงานร่วมกัน พัฒนาความสัมพันธ์ส่วนบุคคล และส่งงานที่โดดเด่นเป็นสิ่งที่คุ้มค่า โชคดีที่มีเทคโนโลยีนั้นอยู่แล้ว คุณเพียงต้องค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมกับพนักงานและองค์กรของคุณ

เกี่ยวกับผู้แต่ง

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

นี่คือ Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
Manage my business

8 วิธีควบคุมบุคลากรเคลื่อนที่ให้ประสบความสำเร็จ

อ่านเพิ่มเติม

Growth Center ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ