ปรับปรุงเนื้อหาของคุณด้วยการจัดการเนื้อหาขององค์กร

เอกสารทางการตลาด สัญญา ข้อความอีเมล งานนำเสนอและข้อเสนอสำหรับลูกค้า สเปรดชีต ไฟล์ข้อความ ไฟล์ PDF ภาพถ่าย วิดีโอ ฟอร์ม ใบแจ้งหนี้ ประวัติย่อจากผู้สมัครงาน องค์กรต่างๆ ทั้งเล็กใหญ่ล้วนเป็นเครื่องจักรสร้างเนื้อหา และในขณะที่การสร้างเนื้อหาอาจง่ายดาย แต่การจัดระเบียบเนื้อหานั้นไม่ง่ายเลย

จุดนี้เองที่โซลูชันการจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM) เข้ามาช่วย ECM ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบและจัดการเนื้อหาของคุณได้ตลอดวงจรชีวิตของเนื้อหาตั้งแต่การสร้างจนถึงการเก็บถาวร แต่ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรทั้งหมดไม่ได้สร้างขึ้นมาอย่างเท่าเทียมกัน ดังนั้นเราจะมาดูฟีเจอร์บางอย่างที่ช่วยให้เนื้อหาของคุณเป็นระเบียบ (และสามารถเข้าถึงได้) ในขณะเดียวกันช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

  • พื้นที่เก็บข้อมูลเดียวสำหรับเนื้อหาหลากหลายประเภท: เมื่อเลือกบริการ ECM ที่ช่วยให้คุณจัดเก็บวิดีโอ สเปรดชีต รูปภาพ เอกสารข้อความ และอื่นๆ ได้ในที่เดียว คุณจะสามารถเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ด้วยกันในโครงการหรือโครงการริเริ่มที่เฉพาะเจาะจงได้
  • สร้างโฟลเดอร์หลักที่มีโฟลเดอร์ย่อยไม่จำกัดจำนวน: ด้วยวิธีนี้ หากคุณมีโครงการหรือโครงการริเริ่มที่กำลังดำเนินการอยู่หรือเกิดขึ้นเป็นประจำทุกปี คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์หลักเพียงอย่างเดียวสำหรับโครงการเช่นการทำความสะอาดตามเส้นทาง จากนั้นสร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับทุกๆ ปีที่คุณทำงานกับโครงการริเริ่มนั้น ภายในแต่ละโฟลเดอร์ย่อยเหล่านั้นคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยเพิ่มเติมสำหรับ สัญญา ฟอร์มการเลิกเป็นอาสาสมัคร เอกสารทางการตลาด และอื่นๆ
  • แก้ไขคุณสมบัติเอกสารหรือเมตาดาต้าได้อย่างง่ายดาย: ด้วยประสิทธิภาพในการระบุตำแหน่งและแก้ไขเมตาดาต้าของไฟล์จากภายในเอกสาร คุณสามารถประหยัดเวลาและมั่นใจได้ว่าไฟล์ได้รับการติดป้ายกำกับอย่างถูกต้องสำหรับการค้นหาในอนาคต
  • ควบคุมการเข้าถึงข้อมูล: ไม่ใช่ทุกคนในองค์กรที่จำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารได้ทุกฉบับ และด้วย ECM ที่อนุญาตให้คุณกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร กลุ่มไฟล์ ทั้งส่วนของระบบหรือตัวระบบ คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครจะสามารถเข้าถึงสิ่งใดได้บ้าง
  • ทำงานร่วมกัน: โซลูชัน ECM บางอย่างช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ของเอกสารที่ทำให้สามารถติดตามและทำงานร่วมกับผู้อื่นในกระบวนการที่เน้นเอกสารโดยใช้โปรแกรมที่คุณใช้อยู่แล้ว
  • เล่นเนื้อหาสื่อจากภายในระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรของคุณ: สำหรับองค์กรที่ใช้ไฟล์วิดีโอและไฟล์เสียง ความสามารถในการเล่นสื่อจากภายใน ECM สามารถช่วยประหยัดเวลาของทีมของคุณได้โดยการลดจำนวนขั้นตอนที่ต้องใช้ในการดูหรือฟัง
  • เก็บและปกป้องระเบียนทางธุรกิจและไฟล์ทางกฎหมายที่สำคัญ: ด้วยพื้นที่เก็บข้อมูลที่มีความปลอดภัยคุณจึงมั่นใจได้ว่าระเบียนของคุณไม่ได้เก็บไว้ในสถานะที่ถูกล็อกและเป็นขั้นตอนสุดท้าย แต่คุณสามารถระบุตำแหน่งและเรียกคืนระเบียนได้โดยง่ายถ้าจำเป็นต้องใช้ในการแสดงข้อเท็จจริงทางกฎหมาย และด้วยการเข้าถึงเอกสารทั้งหมดของคุณได้อย่างสะดวก จึงสามารถช่วยลดต้นทุนการไต่สวนโดยรวมของคุณได้
  • การค้นหาคำสำคัญ: บริการ EMC ที่ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาเอกสารและข้อมูลตามคำสำคัญสามารถช่วยให้ทีมของคุณค้นหาไฟล์ที่อาจไม่ทราบว่ามีอยู่แต่อาจเกี่ยวข้องกับโครงการที่พวกเขากำลังทำงาน ซึ่งช่วยให้ทีมประหยัดเวลาและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พื้นที่ที่สามารถค้นหาได้รวมถึงเอกสารข้อความ เมตาดาต้า คำอธิบายประกอบ และอื่นๆ นอกจากนี้เอกสารควรสามารถค้นหาได้ตามวันที่ที่สร้างเอกสารขึ้น
  • เข้าถึงได้ด้วยอุปกรณ์หลากหลายชนิด: การเลือกโซลูชันการจัดการเนื้อหาสำหรับองค์กรที่ออกแบบมาเพื่อใช้งานบนเดสก์ท็อป แล็ปท็อป แท็บเล็ต และโทรศัพท์ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้ทุกเมื่อ ไม่ว่าจะอยู่ที่สำนักงาน ทำงานจากระยะไกล อยู่ในระหว่างเดินทาง หรือประชุมนอกสถานที่

ด้วยประสิทธิภาพในการจัดเก็บ รักษาความปลอดภัย ค้นหา จัดการ และสร้างไฟล์และเอกสารในตำแหน่งเดียว บริการการจัดการเนื้อหาสำหรับองค์กรช่วยให้การสื่อสารเป็นทีม การทำงานโครงการ และแม้แต่การแสดงข้อเท็จจริงทางกฎหมายเป็นไปอย่างคล่องตัว และแม้ว่าองค์กรของคุณจะมีพนักงานเพียงไม่กี่คนในสำนักงานแห่งเดียวหรือมีพนักงานเป็นพันๆ คนทั่วโลก ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรจะช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบได้เสมอ

เกี่ยวกับผู้แต่ง

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

นี่คือ Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
Business Tech

ห้าเหตุผลที่ทำให้บริษัทของคุณต้องมีอินทราเน็ต

อ่านเพิ่มเติม
Business Tech

อนาคตของการประชุม – การใช้ AI เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีม

อ่านเพิ่มเติม
Business Tech

นี่คือวิธีการเลือกซอฟต์แวร์อินทราเน็ตที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

อ่านเพิ่มเติม
Business Tech

อย่าปล่อยให้ข้อมูลไม่เป็นระเบียบ: ใช้การจัดการฐานข้อมูลที่ดีกว่า

อ่านเพิ่มเติม

Growth Center ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ