สรุปนี้ใช้กับผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 และ Office เช่น Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint และ Word ซึ่งได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ลูกค้าของเราทำงานสำเร็จลุล่วงได้มากขึ้น สำหรับรายการทั้งหมดของ ผลิตภัณฑ์ที่ข้อมูลความเป็นส่วนตัวนี้มีผลบังคับใช้ โปรดดูที่ การควบคุมความเป็นส่วนตัวสำหรับผลิตภัณฑ์ Office

Microsoft มุ่งมั่นแสดงความโปร่งใสยิ่งขึ้นกับลูกค้า และให้ลูกค้าควบคุมข้อมูลของตนได้มากยิ่งขึ้น ในฐานะส่วนหนึ่งของงานนี้ เรา ได้เปลี่ยนผลิตภัณฑ์และบริการหลักของเราไปสู่รูปแบบที่ ข้อมูลส่วนบุคคลที่เราจัดเก็บจากลูกค้าขณะที่ใช้งานอุปกรณ์ จะได้รับการจัดประเภทเป็นข้อมูลที่ “ต้องใช้” หรือข้อมูล “เพิ่มเติม” การดำเนินการนี้ทำให้ลูกค้าของเราสามารถค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่เราเก็บรวบรวมและวิธีการที่เราใช้ข้อมูลได้ง่ายขึ้น และสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของตนเองได้โดยมีข้อมูลประกอบ

บทความนี้แสดงถึงภาพรวมของประเภทข้อมูลที่ต้องใช้และเพิ่มเติม หมวดหมู่ที่เฉพาะเจาะจงของข้อมูลส่วนบุคคลที่ แอปพลิเคชันเก็บรวบรวม และวิธีการที่ลูกค้าของเราสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวเพื่อกำหนดข้อมูลที่แบ่งปันกับ Microsoft ได้เอง

ข้อมูลในประเภทที่จำเป็นคือสิ่งสำคัญในการทำให้ผลิตภัณฑ์อัปเดตอยู่เสมอ ปลอดภัย และทำงานได้ตามที่คาดไว้ ข้อมูลที่จำเป็นประกอบด้วยสิ่งต่างๆ เช่น ชนิดและเวอร์ชันของอุปกรณ์ของลูกค้า เพื่อให้เราสามารถให้การเชื่อมต่อกับบริการ Cloud และโปรแกรมแก้ไขด้านความปลอดภัยของเราเพื่อช่วยให้ประสบการณ์ใช้งานของคุณปลอดภัย และข้อมูลการวินิจฉัยเพื่อให้เราสามารถตรวจสอบความล้มเหลวของฟีเจอร์ที่สำคัญได้

ในบางกรณี ลูกค้าสามารถควบคุมได้ว่าจะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นหรือไม่ โดยการตัดสินใจว่าจะใช้ฟีเจอร์หรือฟังก์ชันของผลิตภัณฑ์ที่ขึ้นอยู่กับข้อมูลนั้นหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าองค์กรใช้งาน Word ร่วมกับการจัดเก็บเอกสารและการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ เราจะเก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อรักษาความปลอดภัยของเอกสารของพนักงานและ ซิงโครไนซ์เอกสารเหล่านั้นในอุปกรณ์ต่างๆ ของลูกค้า

เมื่อคุณใช้บริการต่างๆ กับแอป Microsoft 365 เช่น การแทรกรูปภาพลงในสไลด์ PowerPoint หรือการอัปเดตเป็น Excel เวอร์ชันล่าสุด ระบบจะส่งข้อมูลที่ต้องประมวลผลไปยัง Microsoft เพื่อมอบฟังก์ชันการทำงานดังกล่าวให้แก่คุณ ข้อมูลนี้ซึ่งเราเรียกว่าข้อมูลบริการที่จำเป็น เป็นสิ่งที่ Microsoft ต้องการเพื่อส่งมอบฟังก์ชันการทำงานนี้ โดยช่วยรับรองว่า ข้อมูล มีความปลอดภัย เป็นปัจจุบัน และสามารถทำงานได้ตามที่คาดหวัง

ประสบการณ์ใช้งานที่เชื่อมต่อกัน, Microsoft 365 Copilot และบริการที่จำเป็นทั้งหมดนี้จะสร้างข้อมูลบริการที่จำเป็นเมื่อคุณโต้ตอบกับแอป Microsoft 365

ข้อมูลบริการที่จำเป็น ไม่ใช่ ชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง เช่น ข้อมูลลูกค้าหรือข้อมูลส่วนบุคคล (ซึ่งมีการกำหนดนิยามไว้ในภาคผนวกของการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPA) ในผลิตภัณฑ์และบริการของ Microsoft) แต่ เป็น การอธิบายโดยรวมสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต้องได้รับการประมวลผลเมื่อ มีการโต้ตอบกับบริการผ่านแอป Microsoft 365 ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบที่แตกต่างกันดังต่อไปนี้: การเรียกใช้บริการ เนื้อหา และข้อมูลการวินิจฉัยที่เกี่ยวข้องกับบริการ

ดูข้อมูลเพิ่มเติม รวมถึงตัวอย่างสถานการณ์ของข้อมูลที่ได้รับการเก็บรวบรวมและส่งไปยัง Microsoft ได้ที่ ข้อมูลบริการที่จำเป็นสำหรับผลิตภัณฑ์ Microsoft 365

สำหรับประสบการณ์ใช้งานที่เชื่อมต่อกันและ Microsoft 365 Copilot คุณสามารถใช้การควบคุมและการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่มีอยู่ของเราเพื่อป้องกันไม่ให้มีการเก็บรวบรวมและส่งข้อมูลบริการที่จำเป็นไปยัง Microsoft

สำหรับบริการที่ จำเป็น ระบบจะเก็บรวบรวมข้อมูลบริการที่ต้องใช้และส่งไปยัง Microsoft เสมอ คุณ ไม่สามารถ ปิดใช้งานบริการที่จำเป็นเหล่านี้ได้ เนื่องจาก บริการเหล่านี้เป็น หัวใจสำคัญในการทำงานของแอป Microsoft 365

ข้อมูลในประเภท “เพิ่มเติม” ไม่จำเป็นหรือไม่สำคัญอย่างยิ่งยวดต่อการช่วยให้ซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์มีความปลอดภัย เป็นปัจจุบัน หรือสามารถทำงานได้ตามที่คาดหวัง ข้อมูลเพิ่มเติมประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น รูปภาพใดที่ผู้คนเลือกใช้จากไลบรารีรูปภาพใน Word เพื่อให้เรามีตัวเลือกรูปภาพที่ดีขึ้น และข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่ใช้เพื่อให้สไลด์ของ PowerPoint ปรากฏขึ้น เพื่อให้เราปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของซอฟต์แวร์ได้

เนื่องจากข้อมูลเพิ่มเติมไม่จำเป็นสำหรับ การใช้งานแอปพลิเคชันต่างๆ ลูกค้าจึงสามารถตัดสินใจได้ว่าจะอนุญาตให้เราจัดเก็บรวบรวมข้อมูลประเภทนี้หรือไม่ได้ ผู้ใช้ทั่วไปสามารถตัดสินใจในเรื่องนี้ได้ระหว่างการตั้งค่าเริ่มต้นของ แอปพลิเคชันหรือหลังจากตั้งค่าแล้ว โดยใช้การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่มีอยู่ในแอปพลิเคชัน ในสภาพแวดล้อมที่ทำงานหรือโรงเรียนจะมีเครื่องมือที่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ดูแลระบบเพื่อให้ตัดสินใจสำหรับองค์กรของตน

แม้ว่าการแชร์ข้อมูลเพิ่มเติมข้อมูลนี้จะไม่จำเป็น แต่ข้อมูลนี้จะช่วยให้เราพัฒนาประสบการณ์การใช้งานที่ใหม่และดีขึ้นสำหรับลูกค้าของเราได้ เราต้องการให้ลูกค้าแบ่งปันข้อมูลนี้กับเรา แต่ แอปพลิเคชันจะยังคงทำงานได้ตามที่คาดหวัง ไม่ว่าลูกค้าจะตัดสินใจเช่นไรก็ตาม นี่คือข้อมูลของลูกค้า และเรามุ่งมั่นที่จะเคารพการตัดสินใจของลูกค้าเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของตน

Microsoft มีตัวแสดงข้อมูลการวินิจฉัยเพื่อให้คุณสามารถดูว่ามีการเก็บรวบรวมข้อมูลการวินิจฉัยใดบ้างในขณะที่คุณใช้งานแอปพลิเคชัน ทั้งข้อมูลการวินิจฉัยที่ต้องใช้และข้อมูลการวินิจฉัยเพิ่มเติม

การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่พร้อมใช้งานสำหรับลูกค้าจะขึ้นอยู่กับว่าลูกค้าได้ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft (ตัวอย่างเช่น ที่อยู่อีเมล outlook.com ส่วนบุคคล) หรือด้วยบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าต่างๆ สำหรับการควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ:

• เข้าถึงการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวในบัญชีของคุณ
• แดชบอร์ดความเป็นส่วนตัว Microsoft

ในองค์กร ผู้ดูแลระบบจะควบคุมว่าจะส่งข้อมูลการวินิจฉัยที่จำเป็นหรือเพิ่มเติมไปยัง Microsoft หรือไม่ ผู้ดูแลระบบยังสามารถควบคุม ประสบการณ์ใช้งานที่เชื่อมต่อกันที่พร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้ของตนได้อีกด้วย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกต่างๆ ที่ผู้ดูแลระบบสามารถใช้งานได้เพื่อจัดการการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวในองค์กรของตน:

• ภาพรวมของการควบคุมความเป็นส่วนตัวสำหรับ Microsoft 365 Apps for enterprise
• ใช้การตั้งค่านโยบายเพื่อจัดการการควบคุมความเป็นส่วนตัวสำหรับ Microsoft 365 Apps for enterprise
• ใช้การกำหนดลักษณะเพื่อจัดการการควบคุมความเป็นส่วนตัวสำหรับ Office for Mac
• ใช้การกำหนดลักษณะเพื่อจัดการการควบคุมความเป็นส่วนตัวสำหรับ Office บนอุปกรณ์ iOS
• ใช้การตั้งค่านโยบายเพื่อจัดการการควบคุมความเป็นส่วนตัวสำหรับ Office บนอุปกรณ์ Android
• ใช้การตั้งค่านโยบายเพื่อจัดการการควบคุมความเป็นส่วนตัวสำหรับ Office สำหรับแอปพลิเคชันบนเว็บ

การตั้งค่าส่วนใหญ่จะสามารถใช้งานได้โดยไม่คำนึงถึงว่ามีการใช้งาน แอปพลิเคชัน บนอุปกรณ์ในระบบปฏิบัติการ Windows, Mac, Android, หรือ iOS

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการรวบรวมและใช้ข้อมูลโดยทั่วไปของเรา:

• นโยบายความเป็นส่วนตัวของ Microsoft
• ความเป็นส่วนตัวที่ Microsoft