6 adımda daha verimli sanal toplantılar

En son ne zaman yüz yüze bir toplantı yaptınız? Şunu kabul edelim: bugün iş randevuları giderek daha fazla elektronik hale geldi. Çevrimiçi veya sanal toplantılar kullanışlı olabilir, ama aynı zamanda insanların dikkatinin dağılma olasılığı daha fazla olduğundan katılımcıları sorumlu davranmaktan uzaklaştırabiliyor. İnsanların dikkati dağıldığında, toplantılarda odak kaybediliyor ve daha fazla tekrar yapmak gerekiyor.

Toplantılarınızın yolunda gitmesi sağlamak ve zamanlamanıza uymak için şu altı ipucunu değerlendirin ve alışkanlıklarınızı değiştirin.

1. Gündem eylemi—Toplantı katılımcılarınız ister sizinle aynı binada ister dünyanın farklı yerlerine dağılmış olsun, herkesi aynı noktada buluşturmak önemlidir. Resmi gündemler eskisi kadar tercih edilmiyor olsa da, bu yöntemi yeniden uygulamaya koyun. Takvim davetinize toplantının konusunu da ekleyin veya belirlenen saatten 24-48 saat önce e-postayla bir belge gönderin. Bu tüm taraflara toplantı hedefleriyle ilgili beklentilerini ayarlama şansı verecektir. Ve evet, size bir toplantı gündemi gönderildiğinde, okuyun! Proje veya tartışma konularına aşina olsanız bile, size sunulan perspektif veya sorunlarla ilgili önemli bilgiler alabilirsiniz ve hazırlıksız yakalanmak hiç de eğlenceli değildir.

Ücretsiz Microsoft Teams’i edinin

Doğru duydunuz, ücretsiz. 0 TL gibi. Sohbet, dosya paylaşımı ve görüntülü arama gibi özelliklerle birlikte çalışın.

Ücretsiz kullanmaya başlayın

2. Sorularınızı (ve sorunlarınızı) hazırlayın—Toplantınızın belirli bir gündemi olsa da olmasa da, hedeflerinizin ne olduğunu bildiğinizden emin olun. Toplantı öncesinde, başvurmanız gerekebilecek tüm notları veya arka plan bilgilerini toplayın ve sorularınızı hazırlayın. Hazır bir listeniz veya bir dizi madde işaretiniz olduğunda sorularınızı o anda düşünme baskısından kurtulursunuz ve devam eden tartışmaya katılabilirsiniz. Sorularınız varsa bunları gündemin üzerine not etmekten çekinmeyin veya önceden en üste ilk hedefleri ve düşünceleri eklediğiniz bir notlar belgesi hazırlayın. Hangi hazırlık tarzınızı benimserseniz benimseyin, bu hazırlık yöntemini izlediğinizde toplantı günü kendi gündeminizi anımsayacağınızdan emin olursunuz.

3. Teknik sorunlarınızı giderin—İster ilk ister milyonuncu çevrimiçi toplantınız olsun, teknolojinizin nasıl kullanıldığını bildiğinizden emin olun. Arayarak bağlanma işlemini ve hoparlörlerinizin çalıştığını onaylayın. Konferansınıza ya da (toplantıyla ilgili) e-posta veya notlarınıza erişmek için İnternet gerekiyorsa o Wi-Fi’ı kontrol edin! İlk sıkıntılar çoğunlukla tek bir kişinin konferans hattına erişmek için bir dakika fazla beklemesiyle ortaya çıkar. Böyle bir duruma neden olmayın, konferans odanıza erkenden ulaşın ve arayarak bağlanın. Diğer kişiler katılana kadar telefonunuzu sessize alsanız bile, önce oraya ulaşmak için uğraşmak yerine konuşmanızın içeriğine odaklanabilirsiniz.

4. Paylaşmak önem vermektir—Görselleri veya istatistikleri olan bazı bilgileri gözden geçiriyorsanız veya dış belgelere başvuruyorsanız, sizinle birlikte herkesin bunları izleyebilmesini sağlayın. Hedef kitlenizin dikkatini yönlendirebilmek ve herkesi aynı noktada buluşturabilmek için ekran paylaşımı ayarlayın. Bu adım, hem “Bir dakika! Neredeyiz?” sorularını hem de “Bekleyin, doğru sayfaya ulaşmaya çalışıyorum.” taleplerini azaltabilir. Ekranınızı paylaşmak bu tür duraklamaları ve kafa karışıklığı anlarını ortadan kaldırır. Yalnız unutmayın: Ekranınızı paylaşıyorsanız, rahatsız edici duyuruları önlemek için tüm e-posta, telefon veya mesajlaşma programlarını veya bildirimleri kapattığınızdan emin olun.

5. Net olun—Çevrimiçi toplantıların güçlüklerinden biri de kimin konuşmak üzere olduğunu veya kimin araya girmesi gerektiğini bilmenin zorluğudur. Toplantı katılımcılarına ve onların kişiliklerine bağlı olarak, sanal toplantılar herkesin birbiriyle konuştuğu durumlardan birisi konuşmayı bitirdiğinde yaşanan uzun duraklamalara kadar değişiklik gösterebilir. Ayırt edilemeyen düzensiz seslerden veya yayın boşluklarından kaçınmak için, soruları özel olarak diğer toplantı katılımcılarına yönlendirilecek şekilde ayarlayın. İnsanlar birlikte çalışıyorsa veya ilerlemek için sürecin diğer adımlarına bağımlıysa, özel olarak bir şey eklemek isteyip istemediklerini veya başka soruları olup olmadığını sormaktan çekinmeyin. Konuşmayı dolaysız sürdürerek toplantı süresini maksimum düzeyde kullandığınızdan ve herkesin düşüncelerini duyurmasına olanak tanıdığınızdan emin olursunuz.

6. Kişiliğinizi canlandırın—Çevrimiçi, telefonla veya sanal toplantılar durgunlaşmaya başlayabilir; insanların nasıl karşılık verdiğini ve konuyu izleyip izlemediğini anlamak için vücut dilinden yararlanamazsınız. İnsanların odağını kaybetme olasılığını düşürmek için kişiliğinizi öne çıkarın. Yüz yüzeyken olduğunuz kadar veya toplantı öyle gerektiriyorsa, ondan daha fazla cana yakın davranın. Yüksek enerji göstermeniz izleyicilerinizi katılıma teşvik eder ve konuşulan konuya konsantre olmalarını sağlar. Özellikle de doğrudan kişilere bir noktaya nasıl yanıt vereceklerini sorma alışkanlığınız varsa, konuyu kaçırmak istemezler. Toplantı oyununa herkes tam katılım gösterdiğinde, toplantınızın noktaları üzerinde hızla durulur ve daha kısa sürede daha fazla konuyu ele alabilirsiniz.

Toplantının biçimi ne olursa olsun, sanal ortamın dağınıklığı içinde kaybolmanız gerekmez. Hazırlıklı olur ve iş arkadaşlarınızın katılımını sağlarsanız, toplantılarınız net ve hedeflerinize yönelik olacaktır.

Kurumunuz Y kuşağına uygun mu? Testi çözün.

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın
İlgili içerik
Business Tips

Arka plan bulanıklaştırma ve sanal arka planlar izleyenlerin size odaklanmasını nasıl sağlar?

Devamını okuyun
Business Tips

Bu 4 ipucuyla e-postanızın kontrolü sizde

Devamını okuyun
Business Tips

10 yıllık pazarlama şirketi yöneticiliğinden öğrendiklerim

Devamını okuyun
Business Tips

BT direktöründen mobil üretkenlik, uzak ekipler ve güvenlikle ilgili 5 ipucu

Devamını okuyun

İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.