Küçük işletmede toplantıları iyileştirmenin 5 yolu

Büyük ya da küçük tüm işletmelerin faaliyetleri sırasında işbirliği yapması gerekir. Pek çok çalışan için toplantılar yük gibi görünebilir. Çok fazla ya da çok az olsunlar, e-postayla halledilebilecek bir konu ya da zaman kaybı olsunlar, kötü toplantılar en değerli kaynaklarınızı tüketir: iç gücünü ve zamanı. ABD İşçi İstatistikleri Bürosu, ABD’li şirketlerin gereksiz toplantılar yüzünden her yıl milyarlarca dolar kaybettiğini öngörüyor. 

Öte yandan verimli toplantılar, işbirliğinin etkin bir şekilde yapılmasını sağlar ve bu da akıllı kararlar alıp şirket ve gelir hedeflerine ulaşmak için çok önemlidir. Bu durum, küçük işletmeler için özellikle geçerlidir. Küçük işletmelerin daha az çalışanı olduğundan genelde herkes birden çok görev üstlenir. Bu da çoklu görevler, daha ortak kararlar ve yalnızca iyi iletişim ve planlamayla çözülebilecek benzersiz zorluklar anlamına gelir. 

Bir dizi temel uygulamayla ekipleriniz doğru yolda ilerleyebilir. İşte küçük işletmelerde toplantıları iyileştirmenin ve üretkenliği üst düzeyde tutmanın beş kolay yolu. 

1. Ritim yakalayın ve rutin oluşturun 

Çok fazla iş ve çok az insanla küçük işletmeler için düzenli planlanmış toplantılar çok önemlidir. Bunlar haftalık personel toplantıları, aylık beyin fırtınası toplantıları, üç ayda bir düzenlenen geriye dönük toplantılar veya günlük denetleme toplantıları olabilir. Önemli olan çalışanlarınız için anlamlı olan, herkesin kabul ettiği ve iş hedeflerinize uygun bir ritim yakalamaktır. Rasgele veya beklenmeyen toplantılar, çalışanların toplantıya hazırlıklı gelmesini zorlaştırdığı gibi insanların asıl işlerini yapmak için ihtiyaçları olan zamanı da harcayabilir.

  • Yapı önemlidir: Toplantıların zamanı ve gündemi netleştirildikten sonra herkesin toplantıda bulunmak ve üretken olarak katılım sağlamak için zamanlarını yönetmesi daha kolay olacaktır.
  • Hedef belirlemek önemlidir: Ritim yakalanan toplantılar herkesin hedef belirlemesini ve performansını ve hedefe giden yoldaki ilerlemesini ölçüp izlemesini kolaylaştırır.
  • Kısa toplantı da olabilir: Bazı şirketler günlük “ayaküstü görüşmeler” ya da kimsenin oturmasına gerek kalmayacak kadar kısa olacak şekilde tasarlanmış bilgilendirme toplantıları yapar. Bu toplantılar herkesin gelişmelerden haberdar olmasını ve görevlerinden uzaklaşmadan darboğazları azaltmasını sağlar. 

2. Gündemi belirleyin 

 Belirsiz ve düzensiz bir iş toplantısına katılmayı kimse istemez. Üstelik, verimsizlik maliyetlidir.  2019 tarihli raporda (İngilizce) kötü planlanmış toplantıların zaman kaybı ve müşteri ilişkileri üzerindeki olumsuz etkisi nedeniyle ABD ekonomisine milyarlarca dolara mal olduğu öngörülüyor. İşte gündem, belirlemek için birkaç yararlı ipucu: 

  • Plan yapın: Toplantı gündemini yazılı olarak bildirmek herkesin görevi takip etmesini sağlar.
  • Odağınızı yitirmeyin: Tartışılacak konuların sınırlı sayıda olması toplantının makul uzunlukta kalmasına yardımcı olur.
  • Hedefiniz olsun: Ele alınacak sınırlı sayıda amaç veya konu belirleyin. Net bir amacı olan bir toplantı, katılımcılar için daha değerli olacaktır.
  • Sorunlara değil çözümlere odaklanın: Çözüm odaklı olmak, özellikle takım üyeleri çözümler için önceden beyin fırtınası yaptıysa, toplantıların daha üretken geçmesine yardımcı olur. 

3. Daha hızlı geri bildirim sağlayın

 Çoğu zaman bir kişi bir başkasının katkısını beklerken projeler askıya alınabilir. Projelerle baş etmenize, uzaktaki müşterilerle yüz yüze görüşmenize veya belgeler üzerinde eşzamanlı olarak işbirliği yapmanıza yardımcı olacak çevrimiçi işbirliği araçları kullanarak toplantıları iş başında geçen zamanınıza ekleyebilirsiniz. 

  • Belgeler üzerinde birlikte çalışın: Gerçek zamanlı belge yazma ve inceleme özellikleriyle bu belgelerin tüm sürümlerinin bulutta depolanması kimsenin geri bildirim beklemeyeceği veya hangi sürümün en yeni olduğu konusunda kafaların karışmayacağı anlamına gelir. Tüm bunlar görüşme sırasında hemen yapılabilir.
  •  Görüntülü konferansları deneyin: Müşterileri veya takım üyelerini bizzat katılamadıklarında bile yüz yüze bir toplantıda buluşturarak yanıt sürelerini hızlandırabilirsiniz.
  • Görselleri paylaşın: Çevrimiçi araçlar ekranınızı paylaşmanıza, zaman çizelgeleri ve takvimler üzerinde işbirliği yapmanıza ve çok daha fazlasına yardımcı olur. 

4. Bir karar modeli kullanın

 Küçük işletme çalışanlarının rolleri ve sorumlulukları işletmenin ihtiyaçlarına göre sürekli değiştiğinden karar alıcıları ve proje yöneticilerini belirlemek zor olabilir. Bir karar matrisi veya şema kullanmak zamandan tasarruf sağladığı kadar kurtarıcı da olabilir. İşte rollerin ve sorumlulukların belirlenmesine yardımcı olacak birkaç araç: 

  • RACI/DACI Grafikleri: Bunlar, projenin veya kararın hangi bölümünden kimlerin sorumlu olduğunu herkesin bilmesini sağlayan araçlardır. İdeal olan bu grafiğin proje başlamadan önce toplantıda çıkarılmasıdır. 
    • RACI: Grup bir eylemin gerçekleştirilmesinden kimin “Sorumlu (Responsible)” olduğuna, işin yapılmasını sağlamakla kimin “Yönetici (Accountable)” olduğuna, projede kimin “Danışman (Consulted)” olduğuna ve gelişmelerden kimin “Bilgilendirilen (Informed)” edileceğine karar verir. Görevleri Y eksenine ve çalışan adlarını X eksenine yerleştirip her kişiyi ve görevi bir RACI harfiyle etiketleyerek bir grafik oluşturabilirsiniz. 
    • DACI: Bu benzer modelde, “Yönlendirici (Driver)” projeden sorumlu olan, “Onaylayan (Approver)” projenin tamamlanmasından sorumlu olan, “Katılımcı (Contributor)” projede yardımcı olan ve “Bilgilendirilen (Informed)” projeyi takip eden kişidir.
    • RACI ve DACI, gecikmeleri ve kafa karışıklığını azaltabilir. Ayrıca bir kişi çok fazla görevden sorumlu tutulmuşsa bir RACI/DACI grafiği bunu ortaya koyabilir. 
  • Karar Ağacı: Bu bir sorunu, seçenekleri ve çeşitli sonuçları veya azaltıcı etkenleri görsel olarak gösterme yoludur
  • Süreç geliştirin: Önemli olan sürecin ne olduğu değil bir modele veya sürece sahip olmaktır . Bir sistemin olması ve bu sistemin uygulanması karar verme ve sorumlulukları dağıtma aşamalarını kolaylaştırır.

5. Sahipliği paylaşın 

 Görevleri ve kararları başkalarının sorumluluğuna vermek tüm küçük işletmelerin (veya küçük işletme toplantılarının) başarılı olması için çok önemlidir. Ancak gerçekten verimli işbirliği, hedeflerin ve sonuçların sahipliğini paylaşmak demektir. Her toplantıda ortak bir sorumluluk duygusu, herkesin belirlenen yolda ilerlemesine ve katılıma devam etmesine yardımcı olur.

  • Yüz yüze buluşun: Bazen bir sorunu çözmek için e-postaların başından kalkıp bire bir görüşmek ve ortak fikirde buluşmak gerekir.
  • “Bu benim işim değil” zihniyetinden uzak durun: Takım üyeleri farklı görevler üstlenseler de şirketin kazançlarını ve kayıplarını herkesin eşit derecede sahiplenmesi, herkesin grup için elinden geleni yapmaya daha hevesli olması demektir.
  • Farklı bakış açılarını kucaklayın: Karar verme sürecinde sahipliğin paylaşılmasına izin vermek işinizin başarısına beklenmedik biçimlerde yardımcı olabilir. 

 Her şeyden önemlisi, seçtiğini her modelin, aracın veya rutinin şirketinizin yapısına ve kültürüne uyması gerekir. Ancak bu ipuçlarından bazılarını uygulamak zaman kazanmaya, takım çalışmasının iyileşmesine ve küçük işletmelerin karşılaştığı sayısız sorunu yönetmeye yardımcı olabilir. 

Küçük işletme toplantıları ile takımlarınızın daha iyi işbirliği yapmasına ve yenilikler getirmesine yardımcı olabilecek araçlar hakkında daha fazla bilgi edinin. 

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın
İlgili içerik
Üretkenlik

Bütünleşik çevrimiçi takvim uygulamalarının üretkenliği artırmasının 5 yolu

Devamını okuyun
Üretkenlik

Uzaktan veya mobil ofisten çalışmak için en iyi üretkenlik ipuçları

Devamını okuyun
Üretkenlik

Personelinizle etkin toplantılar için ipuçları

Devamını okuyun
Üretkenlik

En etkili akım şeması nasıl seçilir

Devamını okuyun

İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.