En etkili akış çizelgesini seçme
Akış çizelgesi nedir?
Akış çizelgeleriinsanlara bir süreci veya sistemi şekiller veya şekil ve kelimelerin bir kombinasyonunu kullanarak görsel olarak tasvir etme yolu sağlar. Bunlar, hızlı, elle çizilmiş resimlerden, karmaşık fikirleri sindirilebilir, anlaşılması kolay parçalara ayıran sağlam, bilgisayar tarafından oluşturulmuş diyagramlara kadar değişebilir. Ayrıca akış çizelgeleri, hemen hemen her alanda çalışan teknik ve teknik olmayan kişiler tarafından kullanılabilir.
Akış çizelgeleri özellikle aşağıdakiler gibi çeşitli durumlarda faydalıdır:
- Süreçlerin belgelenmesi ve analiz edilmesi
- Bilgisayar yazılımları veya ağları geliştirme
- Süreçlerin iletilmesi veya standartlaştırılması
- Süreçlerdeki fazlalıkları, engelleri ve verimsizlikleri belirleme
- Yeni bir proje, departman veya iş için bir plan veya yapı oluşturma
- Birden fazla paydaşla proje çalışmasının planlanması
- Kullanıcıların bir web sitesinde veya mağazada nasıl gezindiğini anlama
- Bir üretim sürecini gösterme
- Yeni bir ürün veya hizmet yaratma
Akış çizelgesinin avantajları
Akış çizelgeleri, hemen hemen her senaryoda çalışabilme yeteneğinin yanı sıra aşağıdakiler de dahil olmak üzere çok çeşitli avantajlar sunar:
Bilgi görselleştirme
Bir akış çizelgesi, bir ürün veya hizmetin nasıl çalışması, bir projenin nasıl ilerlemesi veya bir ağın oluşturulmadan önce nasıl işlev görmesi gerektiğine dair görsel bir fikir sağladığı için bir nimet olabilir. Akış çizelgeleri, projenizi daha sonra etkileyebilecek bağımlılıkları, verimlilikleri, personel ihtiyaçlarını ve diğer değişkenleri belirlemenize olanak sağlayarak zamandan ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olabilir.
Belgeler
Akış çizelgesi oluşturucusuyla tüm dosyalarınızı dijital olarak kaydedebilir, neredeyse anında dağıtabilir ve hatta akış çizelgesi şablonlarından oluşan bir kütüphane bile oluşturabilirsiniz. Bu şekilde dosyalarınız her zaman erişilebilir olur, ekipleriniz güncel kalabilir, şirketiniz uyumlu kalabilir ve bir dahaki sefere benzer bir grafik tasarlamanız gerektiğinde tekerleği yeniden icat etmek zorunda kalmazsınız.
Basitleştirilmiş iletişim
Akış çizelgeleri her ayrıntıyı net bir şekilde ortaya koyar ve ekiplerin hangi görevleri ne zaman ve kim tarafından yapacaklarını hızla anlamalarına yardımcı olur. Bu bilgi daha az toplantı, daha az soru alma ve herkese çalışmak için daha fazla zaman kazandırabilir. Akış çizelgeleri, bilgilendirici kılavuzlar veya çalışanların işe alınması konusunda da faydalıdır. Akış çizelgeleri temelde talimat setlerine bağlam ekler ve tekrar eden görevler için daha fazla verimlilik sağlar.
Kolay yürütme
Çevrimiçi akış çizelgesi şablonları, hızlı bir şekilde başlamanızı kolaylaştırır. Basit özelleştirmeler, kolaylaştırılmış iş birliği ve yerleşik sürüm kontrolü sayesinde kuruluşunuzun tam olarak ihtiyaç duyduğu şeyi yaratabilir, her aşamada girdi arayabilir ve en son ve en iyi dosyaların her zaman nerede olduğunu bilebilirsiniz.
Akış çizelgesi türleri
Akış çizelgeleri hemen hemen her şeyi açıklamak için kullanılabilmesine rağmen, çoğu kişi bunları şu üç nedenden biri için kullanır: alınacak kararlar için bilgi sağlamak, süreçleri göstermek veya verileri görselleştirmek. Bu nedenle akış şeması şablonlarının çoğu bu üç kategoriden birine girer. O halde, her akış çizgi türünün neleri içerdiğine ve ne zaman ve neden kullanılması gerektiğine bir bakalım.
1. Karar ağacı
Visio'yu 1 ay boyunca ücretsiz deneyin
Bir aylık ücretsiz denemeniz bittikten sonra uygun abonelik ücreti yansıtılır. Kredi kartı gereklidir. Gelecekte ödeme yapmamak için istediğiniz zaman iptal edebilirsiniz.
Karar ağacını "eğer bu olursa, o zaman şunu yap" akış çizelgesi gibi düşünün. Belirli bir dizi seçeneğe dayalı olası sonuçların bir haritasını oluşturmanıza olanak sağlayarak, bir karar ağacı yolu net bir şekilde görmenize ve seçeneklerinizi değerlendirmenize yardımcı olabilir.
Karar ağaçları genellikle tek bir düğümle (soru) başlar, sonra iki seçeneğe (kararlar) ayrılır, sonra bu seçenekler ek düğümlere (olası sonuçlar) yol açar. Karar ağaçları yapıları gereği olasılıkları ve faydaları vurgulamada oldukça iyidir ve hatta sonuçları tahmin etmeye yardımcı olan algoritmaların tasarlanmasında bile kullanılabilirler.
2. Süreç akış çizelgesi
Bir ürün veya hizmet oluşturulurken etkinlik akışının diyagramını oluşturma ve analiz etme gücü veren süreç akış çizelgesi, süreciniz içinde boşluklar ve yedeklilikleri bulamanıza, belirli kaynakların, ekipmanın veya kişilerin nerede gerekli olduğunu belirlemenize, olası performans sorunlarını veya sorun alanlarını ortaya çıkarmanıza ve olası verimlilikleri ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir.
Bir faaliyetin nasıl işlemesi gerektiğini veya bir ürün veya hizmetin nasıl sağlanacağını ana hatlarıyla belirtmenin yanı sıra, süreç akış çizelgeleri aynı zamanda yeni çalışanları ekleyebilir, mevcut ekipleri eğitebilir veya dış tedarikçilerin veya danışmanların işinizi ve onların nerede yer aldığını anlamalarına yardımcı olabilir.
3. Veri akışı grafiği
Verilerinize ayrıntılı bir şekilde bakmanız gerektiğinde,veri akış diyagramı yardımcı olabilir. Veri girişlerini, çıkışlarını, depolama noktalarını ve yollarını göstermek için semboller ve kısa metin etiketleri kullanarak, sözlü olarak ifade edilmesi zor olabilecek bilgileri grafiksel bir sunuma yoğunlaştırabilirler. Ayrıca, teknoloji ekipleri ve teknik olmayan paydaşlar da bunları kullanabildiğinden, geniş bir kitleye sunum yapmanız gerektiğinde harika bir seçenektir.
Örnek: Veri Akışı Grafiği Diyagramı
Akış grafiği ipuçları
Özellikle akış grafiği şablonu kullanıldığında akış grafiği hazırlamak basittir, ancak harika bir akış grafiği hazırlamak biraz daha fazla düşünmeyi gerektirir. O halde, sadece bilgilendirmekle kalmayıp aynı zamanda muhteşem görünen bir akış grafiği oluşturmak için bazı ipuçlarına bakalım.
- Diyagramlarınızı okunması kolay hale getirin. Akış grafiğinizi son kullanıcıyı düşünerek oluşturmak, düzeninin ve kompozisyonunun hedef kitlenizin önce nereye bakacağını ve sonra nereye bakacağını bilmesine yardımcı olduğundan emin olmak anlamına gelir. Gerektiği gibi hizalamayı ayarlayarak, doğru dilbilgisi kullanarak, net başlıklar kullanarak ve jargon kullanmaktan kaçınarak diyagramınızın kullanımı kolay olmasını sağlayabilirsiniz. (İpucu: Şüpheye düştüğünüzde, projenizi bilmeyen biri üzerinde deneyin.)
- Tutarlı olun. Akış grafiği boyunca şekilleri, yazı tiplerini, renkleri ve adlandırma kurallarını tutarlı bir şekilde kullandığınızda, dinleyicileriniz bunları daha kolay takip edebilir.
- Karşıtlık kullanın. Renkleri tutarlı bir şekilde kullanmak esastır, ancak her şekil için aynı rengi veya renk ailesini kullanmak istemezsiniz. Farklı renkler kullanarak adımları veya eylemleri daha belirgin hale getirebilirsiniz. Ayrıca arka plandan öne çıkan yazı renkleri kullanarak diyagramınızın okunmasını kolaylaştırabilirsiniz.
- Çevrimiçi akış grafiği oluşturucuyu kullanın. Şablonlar, yerleşik sürüm kontrolü, kolay işbirliği ve bunları istediğiniz zaman düzenleme seçeneğiyle, tasarımları test etmenize ve diyagramlarınızı kendi programınıza göre oluşturmanıza ve yönetmenize yardımcı olabilirler.
Akış grafiğinizi tümleştirme
Karar vermeniz, bir süreci açıklamanız veya CEO'nuzla veri paylaşmanız gerektiğinde, akış grafiklerini diğer iş uygulamalarına ve iletişim araçlarına yerleştirmek üretkenliği daha da artırabilir. Akış grafiği oluşturucuyu ve üretkenlik araçlarını kullanarak diyagramlarınız için belgeler, dosyalar ve sosyal medya siteleri dahil olmak üzere tüm kaynaklarınızdan içerik çekebilirsiniz.
Ayrıca akış grafiklerinizi iş zekası (BI) araçlarıyla tümleştirmeyi düşünebilirsiniz; bu, sizin ve ekibinizin verilerinizle etkileşime girmesine ve daha iyi bir hikaye anlatmasına olanak tanır. Gömülü akış grafikleri ve BI araçlarıylaverileri ilgi çekici görsellere dönüştürebilir, etkileşimli raporlar oluşturabilir, verileri ayrıntılı olarak inceleyebilir ve hızlı, bilinçli kararlar almayı mümkün kılan içgörüler elde edebilirsiniz.
Akış grafikleri oluşturmanın ve işinize yenilik getirmenin pek çok yeni yolu var. Daha fazla bilgi edinmek için, elektronik tablolardaki yapılandırılmış verilerden akış grafiklerini otomatikleştirmeye yönelik bu adım adım kılavuza göz atın ve modern akış grafiğiaraçlarını derinlemesine inceleyin.
Microsoft 365 ekibi işinizi başlatmanıza, yürütmenize ve büyütmenize yardımcı olacak kaynakları paylaşmaya odaklanmıştır.
Visio’yu kullanmaya başlayın
Visio’dan yardım alarak hemen her yerden ve her cihazdan fikirleri, bilgileri ve süreçleri görselleştirip paylaşın.
İlgili içerik
Üretkenlik
Yeni başlayanlar için işinizde BPMN’yi kullanma kılavuzu
Üretkenlik
Ağ diyagramı oluşturma ipuçları
Üretkenlik
Süreç eşleme ve otomasyon ile üretkenliği artırma
İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler, profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.
Microsoft 365’i takip edin