En etkili akım şeması nasıl seçilir

Akım şeması nedir? 

Akım şemaları, kişilere şekiller ve şekiller ile kelimelerin kombinasyonu kullanarak, bir süreci veya sistemi görsel olarak betimlemenin bir yoludur. Bu şemalar, karmaşık fikirleri, zihnen hazmedilebilir ve anlaşılması kolay parçalara ayıran hızlıca elle çizilmiş resimlerden etkili bilgisayar tarafından üretilmiş grafiklere değin uzanabilir. Ayrıca, teknik veya teknik bölümlerde çalışan kişiler, görsel olarak herhangi bir alanda akım şemalarını kullanabilirler. 

Aşağıdaki’ durumlar dahil birçok çeşitle durumda özellikle kullanışlı olabilirler:  

• Süreçleri belgelemek ve analiz etmek 
• Bilgisayar yazılımı veya ağı geliştirmek 
• Süreçler üzerinden iletişim kurmak veya bunları standart hale getirmek 
• Süreçler dahilindeki aşımları, engelleri ve yetersizlikleri belirlemek 
• Yeni bir proje için bir plan veya yapı ya da bölüm veyahut işletme oluşturmak 
• Birden fazla paydaş ile proje çalışmasını planlamak 
• Kullanıcıların bir İnternet sitesini veya mağazayı nasıl gezindiğini anlamak 
• Bir imalat sürecini örneklerle açıklamak 
• Yeni bir ürün veya hizmet oluşturmak 

 Akım şemasının faydaları 

Neredeyse herhangi bir senaryoda çalışma yeteneğiyle birlikte atım şemaları, aşağıdaki faydalar dahil geniş bir ölçekte yararlar sunabilirler:  

Bilginin görsel olarak sunulması 

Bir akım şeması; bir ürün veya hizmetin nasıl çalışacağı, bir projenin nasıl ilerleyeceği veya projeye başlamadan önce bir ağın nasıl işleyeceğini görsel olarak sunuyorsa, bir nimettir.’ Daha sonra projenizi etkileyebilecek bağımlılıklar, etkinlikler, personel ihtiyaçları ile diğer değişkenlerin belirlemenize imkan sağlar. 

Belgeleme 

Bir akım şeması yapıcısıyla tüm dosyaları dijital olarak saklayabilir, neredeyse hemen dağıtabilir ve hatta bir akım şeması şablonları kütüphanesi bile oluşturabilirsiniz. Bu yolla, dosyalarınızı her zaman erişebilir kılabilir, ekipleriniz, proje hakkında güncel bilgilere sahip olurlar ve şirketiniz uyumlu kalabilir ve daha sonra benzer bir şema oluşturmanız gerekirse tekerleği yeniden icat etmenize gerek kalmaz.’ 

Sadeleştirilmiş iletişim 

Ekiplerin ellerindeki görevleri kiminle ve ne zaman hızlıca anlamalarına yardımcı olabilecek akım şemaları, her detayı net hale getirir. Bu bilgiler; daha toplantı, saha durumu soruları anlamına gelir ve herkese çalışmak için daha fazla zaman tanır. Akım şemaları ayrıca bilgi amaçlı kullanım kılavuz ve hatta iş üzerindeki çalışanlar açısından da faydalı olabilir. Temel olarak akım şemaları, yönlendirme setlerine bağlam sağlar ve kendini tekrar eden görevler için daha fazla verimlilik sağlar.  

Kolay uygulama 

Çevrimiçi akış şema şablonları, işe hızlıca başlamayı sağlar. Ve sade özelleştirmeler, elverişli işbirliği ve dahili sürüm kontrolleri ile kurumunuzun tam da neye ihtiyaç duyduğunu oluşturabilir, her aşamada girdi arayabilir ve her zaman dosyaların son ve en geniş hali hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.   

Akım şemaları türleri  

Akım şemaları, neredeyse her şeyi açıklamak için kullanabilirken, genelde birçok kişi şu üç sebepten biri için kullanıyorlar: Kararlar hakkında bilgi vermek, süreçleri göstermek veya verileri görsel olarak sunma. İşte tam da bu yüzden akım şemaları bu üç kategoriden birine girer. Öyleyse hangi akım şemasının gerektiği ve neden ve nasıl kullanılmaları gerektiğine bir bakalım.’  

1. Karar ağacı 

Bir karar ağacı düşünün. “Bu değilse, o zaman diğer” akım şeması. Belli bir seçim setine bağlı olarak bir muhtemel sonuçlar haritası oluşturmaya imkan veren bir karar ağacı, yolunuzu net bir şekilde görmenizi ve seçeneklerinizi değerlendirmenizi de sağlar. 

Karar ağaçları genelde basit bir düğüm (soru) ile başlar ve daha sonra başka düğümlere (muhtemel sonuçlar) neden olan iki seçeneğe (kararlar) ayrılırlar. Doğaları gereği, karar ağaçları özellikle olasılıkların ve faydaların altını çizmek konusunda iyidirler ve hatta sonuçları tahmin etmek için algoritma tasarlamak için bile kullanılabilirler. 

2. Akım şemasını işlemleme 

Size, bir ürün veya hizmet üretirken faaliyetlerin akımını grafikler ile gösterme ve analiz etme gücü vererek, bir süreç akım şeması, süreç dahilindeki boşluklar ve ihtiyaç fazlalarını bulmak, belirgin kaynakları, ekipmanları veya gerekli kişileri belirlemek, potansiyel tıkanıklık veya sorun alanlarını ortaya çıkarmak ve muhtemel yeterlilikleri gün ışığına çıkarmak konusunda yardımcı olurlar.  

Bir faaliyetin nasıl işleyeceğinin veya bir ürün veya hizmetin tedarikinin taslağını çizerek, süreç akım şemaları ayrıca; yeni çalışanları projeye dahil etme, halihazırdaki personeli eğitme veya taşeronların veya danışmanların, işinizi anlamalarına ve nerede uyum gösterdiklerine de yardımcı olabilir. 

3. Veri akım şeması 

Verilerinize derin bir dalış yapmanız gerekiyorsa, veri akım grafiği yardımcı olabilir. Semboller ve kısa metin etiketleri kullanarak, veri girdi ile çıktılarını, depolama noktalarını ve kritik yollarını gösterebilirsiniz. Böylece bilgiyi, dile getirilmesi zor olan noktaları bir grafik sunum ile yoğunlaştırabilirsiniz. Teknik ekipler ve teknik olmayan paydaşlar bu sunumları kullanabilir ve daha geniş bir kitleye sunum yapmanız gerektiğinde mükemmel bir seçenek sunar.’  

Akım şeması ipuçları 

Özellikle bir akış şeması şablonu kullanılıyorsa, bir akım şeması yapmak kolaydır. Fakat daha büyük akım şeması yapmak biraz daha düşünmeyi gerektirebilir. Sadece bilgi içermeyen, aynı zamanda muhteşem gözüken bir akım şeması oluşturmak için gelin bazı ipuçlarına bakalım.’ 

• Grafiklerin kolay okunmasını sağlayın. Son kullanıcıyı aklınızda tutarak akım şemanızı oluşturun. Bir başka deyişle mizanpaj ve kompozisyonunun, kitlenizin ilk önce ve daha sonra nereye bakmaları gerektiğinden emin olun.’ Sıralamanızı gerektiği gibi ayarlayarak, hatasız bir dil ile net başlıklar kullanarak ve argodan uzak durarak, çizelgenizin kullanıcı dostu olduğundan emin olabilirsiniz. (İpucu: Şüphe ederseniz, projeniz hakkında bilgi sahibi olmayan birisi üzerinde deneyin.) 
• Tutarlı olun. Akım şeması boyunca şekiller, yazı tipleri ve düzeni adlandırmada tutarlı olursanız, kitleniz sizi kolaylıkla takip edebilir.  
• Tonlar kullanın. Renkleri tutarlı bir şekilde kullanmak temel bir nokta olsa da, her bir şekil için aynı rengi ve renk ailesini kullanmak isteyebilirsiniz.’ Birbirinden tamamen farklı renkler kullanarak, adımları veya faaliyetleri daha zor hale getirebilirsiniz. Ve arka plandan ortaya çıkan bir yazı tipi kullanarak, çizelgenizi daha kolay okunabilir hale getirir. 
• Çevrimiçi bir akım şeması yaratıcısı kullanın. Şablonlar, dahili sürüm kontrolü, kolay işbirliği ve bunları her an düzenlemek için seçeneklerle, şema yaratıcıları tasarımları denemenize ve grafiklerinizi zaman çizelgenize uygun olarak oluşturmaya ve yönetmeye yardımcı olurlar.   

Akış şemanızı entegre edin 

İster bir karar verme aşamasında olun, ister bir süreci anlatmak niyetinde veya isterse de verilerinizi CEO’nuzla paylaşmak üzere olun, iş uygulamalarınıza ve iletişim araçlarınıza akım şemaları eklemek, üretkenliği çok daha iyi hale getirebilirsiniz. Bir akım şeması yapıcı ve üretkenlik araçları kullanarak, belgeleriniz, dosyalarınız, sosyal medya siteleriniz dahil hareket halindeki kaynaklarından çizelgeniz için içerik alabilirsiniz.  

Ayrıca, akım şemalarını iş zekası (İZ) ile de entegre etmeyi düşünebilirsiniz ve böylece size, verileriniz üzerinden ekibinizle daha etkili iletişim kurmanıza ve hikayenizi daha iyi anlatmanıza imkan verir. İliştirilmiş akım şemaları ve İZ araçları ile verilerinizi, görsellerle bağlantı kurabilir, interaktif raporlar oluşturabilir, verileri en küçük noktalarına kadar araştırabilir ve hızlı ve iyi bilgilendirilmiş bir kararı iç görüleri kazanma imkanına sahip olabilirsiniz.  

Akım şemaları oluşturmak ve işletmenize yenilik getirmek açısından oldukça fazla yeni yollar bulunuyor. Daha fazlasını öğrenmek için şu adımları takip edin rehber otomatikleştirilmiş akım şemaları için hesap çizelgeleri üzerinde yapılandırılmış verilerden ve modern verilere derin dalış yapmaya akım şeması araçları.