E-posta arşivlemeyi 5 maddede tanıyarak neden en iyi e-posta özelliklerinden biri olduğunu öğrenin

Kurumsal bir şirkette çalışmasanız bile çok büyük olasılıkla her gün birçok e-posta gönderip alıyorsunuz. Bu tanıdıklarla, iş arkadaşlarıyla, müşterilerle, dostlarla ve aileyle iletişim kurmanın hızlı, kullanışlı bir yoludur. Kuşkusuz e-posta, kısmen konuşmaları belgeleyebilme ve arama yapılabilir bir bilgi deposu işlevi görme özelliğinden dolayı şirketler açısından son derece popüler bir iletişim aracıdır.

Aslında, bu konuda yapılan çalışmalarda bir kurumdaki fikri mülkiyetin dörtte üç oranında e-posta ve mesaj sisteminde bulunduğu öne sürülmektedir. Yani bu verileri doğrudan çöp sepetine göndermek yerine korumak önemlidir. Ama bu kadar fazla bilgiyi tutmak şirketinizin depolama sunucularına aşırı yük getirebilir.

Microsoft 365’te bir hızlandırılmış kursla işinize hızlı bir başlangıç yapın

Microsoft 365 ile ekibinizi neredeyse her yerden, her gün verimli olmaları için güçlendirin.

Daha fazla bilgi

Peki en iyi çözüm nedir?

E-posta arşivleme yeni bir şey değil. Araç yıllardır kullanımda, peki neden daha fazla şirket tarafından kullanılmıyor? İşte e-posta arşivleme çözümünü kullanmanın beş avantajı:

  • Depolama. E-posta verileri canlı sunucularda depolandığında, sunucu doldukça performansı büyük ölçüde düşürebilir. Bunun dışındaki seçenekler e-postaları tamamen silmek veya başka bir yerde depolamaktır ve silmek önemli verilerin sonsuza kadar kaybolmasına neden olabileceğinden pek akıllıcı değildir. E-posta arşivleme ikinci seçeneği kullanır ve verileri şirket dışarıdaki bir sunucu veya bulut ortamına taşır. Bazı çözümlerde arşivde gerekli disk alanını bazen yüzde 50 oranında veya daha fazla azaltmak için gelişmiş sıkıştırma ve/veya veri tekilleştirme kullanılır.
  • Geri Yükleme. Şu anda elinizde bulunan yedekleme çözümlerine bağlı olarak, verilerinizi her geri yüklemeniz gerektiğinde e-posta arşivleme geri yükleme işlemini hızlandırabilir. Çünkü arşivlenmiş veriler daha az yer kaplar. Bunun yanı sıra, arşivlenmemiş e-postalar da daha hızlı ve kolay geri yüklenebilir çünkü posta sunucusunun veri yükü azalmıştır.
  • Güvenlik. Eski e-postalarınızın “gözden ırak” olması ve başka bir yerde depolanması, bunların canlı gelen kutusu ortamınızdaki e-postalar kadar iyi korunmadığı anlamına gelmez. Doğru e-posta arşivleme çözümüne sahip olursanız, verileriniz sürekli veri yedekleme ve üstün olağanüstü durum kurtarma özellikleriyle tutarlı bir şekilde saklanır ve koruma altına alınır. En iyi hizmeti almak için, yüzde 99,9 çalışma süresi garantisi veren ve mali olarak desteklenen bir hizmet düzeyi sözleşmesiyle güvenilirlik, kullanılabilirlik ve performans getiren bir sağlayıcı arayın.
  • Üretkenlik. Canlı sunucularınız tonlarca e-posta verisiyle durma noktasına geldiğinde, belirli bir e-postayı veya belirli bir konuyu aramak zahmetli ve yavaş olabilir. Bunun yanı sıra, e-posta kutusu kotalarından kurtulan ve otomatik e-posta arşivlemeyi ayarlayan kullanıcılar artık eski günlerdeki gibi değerli zamanlarını e-postaları silmeye veya PST dosyalarına taşımaya harcamak zorunda kalmaz. Son olarak, çalışanlarınızın arşivlenmiş ve yedeklenmiş e-posta verilerine kolayca erişebilmelerini sağlarsanız, inisiyatifi onlara vermiş olursunuz. Yani onlar adına bu işlemlerin yapılması için BT bölümüne başvurmaları gerekmez.
  • Uyumluluk. Çoğu sektörde kurumların iş kayıtlarını tutmaları gerekir ve e-postalar sıklıkla bu tür kayıtlar içerdiğinden, bunların silinmesi kesinlikle yapılmaması gereken bir şeydir. Sağlık, finans hizmetleri, eczacılık ve enerji sektörü gibi bazı sektörlerde hangi iş kayıtlarının tutulması gerektiği konusunda daha da sıkı yasal düzenlemeler vardır.

E-posta arşivleme çözümünü değerlendirirken, sağlayıcıları araştırmayı ve denetimi size veren, yüksek güvenlik ve güvenilirlik standartlarını koruyan, kullanımı kolay bir çözüm sağlayacak olanı seçmeyi unutmayın.

<!–

Download the Exchange Online capabilities guide, or get the free eBook,9, surefire ways to look professional with email.

–>

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın
İlgili içerik
İş Teknolojisi

Daha iyi çevrimiçi toplantılar yapmak için çalışanlarınız BT ekibinizden neler öğrenebilir?

Devamını okuyun

İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.