İşletmenizin ihtiyaçlarına uygun doğru e-posta hizmeti özelliklerini bulma

E-posta hizmetleri, müşteriler ve iş arkadaşlarıyla temas kurmaktan sosyal medya hesabı açmaya veya internet üzerinde alışveriş yapmaya kadar her çeşit çevrimiçi etkinlik için kullanılmaktadır. Dünya üzerindeki her ülkede insanlar modern hayat için şart haline gelmiş olan bir e-posta istemcisine bağlıdır. The Radicati Group, Inc. tarafından 2017 yılında yapılan bir çalışmaya göre dünya nüfusunun yaklaşık yarısı e-posta kullanmaktadır ve “2021 yılının sonu itibarıyla dünya çapındaki e-posta kullanıcılarının sayısı 4,1 milyara ulaşacaktır.” Bu sayılar baş döndürücüdür ve e-posta platformlarının ne denli önemli bir hal aldığını göstermektedir.

Ancak, e-posta artık sadece basit iletiler alıp göndermek için kullanılmamaktadır. Bireylerin ve kurumların daha verimli ve etkili bir şekilde iletişim kurmasına yardımcı olmak amacıyla yapılan inovasyonlar sayesinde e-posta hizmeti, günümüzde çalışma şeklinizi gerçekten geliştirebilecek geniş bir araç yelpazesini içermektedir. Her işletmenin mevcut tüm araçlara elbette ihtiyacı yoktur. Bu nedenle, bu araçlar aşağıda “temel” ve “gelişmiş” çözümler olarak ikiye ayrılmıştır. Bunları inceleyerek sizin için doğru seçimin hangi tür e-posta istemcisi olduğuna karar verebilirsiniz. Bu özelliklere bir göz atalım.

Temel Özellikler

Ücretsiz e-posta hizmetlerinin çoğu, e-posta iletilerinizi verimli bir şekilde yönetip düzenlemenize olanak tanıyan aşağıdakiler gibi bazı temel özellikler sağlar:

  • Otomatik Yanıtlar: E-posta yoluyla sizinle iletişime geçen herkese otomatik olarak gönderilen bir ileti oluşturmanıza olanak sağlayan bu özellik, başkalarına ofis dışında olduğunuzu, ne zaman geri döneceğinizi ve siz yokken kiminle temas kurmaları gerektiğini haber vermenizi kolaylaştırır.
  • Kural Uygulama: Kurallar, gelen ve/veya giden iletiler üzerinde otomatik olarak gerçekleştirebileceğiniz eylemlerdir. Kuralı neyin tetikleyeceğini ve kural tetiklendiğinde hangi eylemin uygulanacağını seçebilirsiniz. Örneğin, patronunuzdan gelen tüm iletilerin özel bir klasöre gitmesini istiyorsanız bunu yapacak bir kural ayarlayabilirsiniz. Ya da konu satırında “hemen kaydolun” ifadesi geçen tüm iletilerin anında silinmesini istiyorsanız bir kural oluşturarak bunu gerçekleştirebilirsiniz.
  • Klasörler: Ücretsiz e-posta hizmetlerinin çoğu, iletileri kendi kafanızdaki sisteme göre elle ayırıp depolayabileceğiniz, klasörler gibi bir düzenleme özelliği sunar. Örneğin, “X Projesi” üzerinde çalışıyorsanız “X Projesi” adlı bir klasör oluşturup projeyle ilgili tüm iletileri kendiniz bu klasöre aktarabilirsiniz. Bu sayede, projeyle ilişkili tüm iletişimlerin kaydını tutmanız kolaylaşır. Ya da şirketinize gereken bir ürünün fiyatını araştırıyorsanız bu konuda aldığınız tüm iletileri ve tahmini fiyatları yerleştireceğiniz bir klasör oluşturup hepsini aynı yerde tutmanın rahatlığından yararlanabilirsiniz.

Kurumsal E-posta Hizmetlerinin Sunduğu Ek Özellikler

Temel özelliklerin sunduğundan daha fazlasını yapmaya ihtiyacınız varsa aradığınız yanıt kurumsal e-posta olabilir. Her e-posta istemcisi farklı olsa da tüm kurumsal çözümlerde aşağıdakiler gibi özellikler sunulacaktır:

  • Güvenli E-posta İletişimi ve Depolaması: Kurumsal e-posta çözümlerinin çoğu, şifreleme işlevinden ve çok sayıda gelişmiş güvenlik özelliğinden yararlanarak iletilerinizin tümünü aktarım halindeyken ve gelen kutunuzdayken güvende tutabilir.
  • Paylaşılan Takvimler: Paylaşılan takvimler sayesinden birisinin (veya tüm ekibinizin) bir toplantı için ne zaman uygun olduğunu görebilirsiniz. Böylece toplantıları veya diğer grup etkinliklerini herkes için uygun olan zamanlarda planlamanız kolaylaşır. Paylaşılan takvimler, herkese ofis dışında olacağınızı haber vermek için de çok kullanışlı bir yöntemdir. Tatilinize uyan süreyi seçtiğiniz bir takvim öğesini takvime ekleyin. Bu şekilde, takvime erişimi olan herkes ne zaman tatilde olacağınızı görebilir.
  • Tek Bir E-posta Diğer Adı ile Birden Fazla Kişiye İleti Gönderme: Bazı e-posta hizmetleri, belirli bir projede birlikte çalıştığınız herkese tek bir ad kullanarak kolayca ileti göndermenize olanak tanır. Örneğin, projede 10 kişiyle birlikte çalışıyorsanız bu kişileri “X Projesi Ekibi” adını verdiğiniz bir gruba koyabilir ve “X Projesi Ekibi” grubuna e-posta göndererek 10 kişinin hepsiyle aynı anda iletişim kurabilirsiniz. Bu sayede, dosya paylaşmak ve herkese en son bilgileri vermek kolaylaşır.
  • E-posta Saklama: Sektörünüze ait düzenlemelere, yasal mevzuata ve kendi kurumsal idare standartlarınıza uymak için şirketinizin e-posta iletilerinin arşivlenebilmesi çok önemlidir. Neyse ki birçok kurumsal e-posta çözümü ile kendi saklama ilkelerinizi ayarlama olanağını elde edersiniz. Böylece, gerekli iletileri, gerekli süre boyunca arşivleyebilirsiniz.

Ücretsiz e-posta hizmetlerinin faydalı olduğu yerler vardır. Tek kişilik bir şirketiniz varsa bu ücretsiz hizmetler başlangıç için işinizi görebilir. Ancak, onlarca çalışanı olan bir şirket işletiyorsanız, sektörünüzde veya resmi olarak tabi olduğunuz düzenlemeler varsa ya da ileti alıp göndermekten daha fazlasına gerek duyuyorsanız kurumsal bir e-posta çözümü ihtiyaçlarınızı karşılayacak ve size işletmenizi doğru bir şekilde işletecek, büyütecek ve geliştirecek araçları sağlayacaktır.

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın
İlgili içerik
Business Tech

Ücretsiz konferans aramalarında kaliteden ödün vermek zorunda değiliz

Devamını okuyun
Business Tech

İşleri iyileştirmek için görüntülü konferans kullanmanın 3 yolu

Devamını okuyun
Business Tech

İşletmeniz için olmazsa olmaz 5 bulut e-posta barındırma hizmeti yolu

Devamını okuyun
Business Tech

Büyüyen işletmelere e-posta arşivleme hakkında bilgiler

Devamını okuyun

İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.