Evden çalışırken ekibinizin verimliliğini en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacak beş ipucu

Hayallerindeki işi kurup ilerlemek isteyen kadınlar için çevrimiçi ve çevrimdışı etkinlikler sunan bir platform olan Create & Cultivate’in sahibi olarak iş birliğine dayalı, sıkı sıkıya bağlı bir ofis kültürü oluşturmaktan gurur duyuyorum. İşimizin doğası gereği küçük bir ekip olarak birlikte seyahat etmeye, hafta sonları çalışmaya ve büyük ölçekli etkinliklere ev sahipliği yapmaya alışkınız. 

Tam zamanlı olarak evden çalışmaya geçtiğimizde ekibimiz büyük değişiklikler yapmak ve bir yandan çalışanların moralini yüksek tutarken bir yandan da kuruluş genelinde iletişim kanallarını açık tutmanın yeni yollarını bulmak zorunda kaldı. Verimli çalışmak her zaman zordur ancak mevcut koşullar bunu daha da zorlaştırıyor. 

Son birkaç ayda, ekip olarak iş verimliliğimizi artırmak için uygulayabildiğimiz birkaç yöntem buldum.  

Düzenli aralar vererek ve dikkat dağıtıcı unsurları azaltarak “çalışma” saatlerinizden en iyi şekilde yararlanın

Başlangıçta, ekibimiz tamamen evden çalışmaya başladıktan sonra, ofisteki düzenimizi sürdürmeye çalışıyorduk. Aradaki fark, yan ofise geçip konuyu görüşmek yerini otuz dakikalık video konferans toplantılarına ve ekran başında sohbetlere bıraktı. Daha uzun süren bu görüşmeler, arkası kesilmeyen toplantılarla dolu günlere ve iletişim sorunlarına yol açtı. 

Bu durumun detaylı düşünmek ya da “çalışmak” için hiç zaman bırakmadığını ve verimliliğimin ciddi anlamda zarar gördüğünü çok geçmeden fark ettim. Günlerimi “öğle yemeği ye” adımına kadar yeniden organize etmem gerektiği açıktı, aksi halde hiç mola vermeden sabah 7’den akşam 7’ye kadar bilgisayar başında kalabilirdim. 

Biz küçük işletme sahipleri için işimiz geçim kaynağımızdır. Şimdi, normal hızda çalışmak için yoğun bir baskı var ancak her şeyden önce kendiniz için denemek zorundasınız.  

  • Takviminizde özel hayatınız için yer bırakın. Artık ofiste çalışmadığımızdan saatlerin bir anlamı kalmadı ve sınırlar ortadan kalktı. Bunları yeniden hayatımıza almanın yolu takvimimize zaman dilimleri koymak. Bu süre için yürüyüşe gidebilir, öğle yemeğimizi yiyebilir, kendimizle kalabiliriz. İşe geri dönmeden önce zihnimi sakinleştirebilmek için bu zaman dilimi benim için çok önemli. RAHATSIZ ETMEYİN dilimleri planlayarak ailem, hayatım ve işim arasında bir denge kurabildim. Bunu bilinçli olarak planlayıp uygulamak için çabalamasaydım motivasyonumu kaybederdim ve işlerimi halletmem de normalden çok daha uzun sürerdi. Bu dilimlerle birlikte ekibimiz de bir sükunet yakalayabildi ve bilgisayardan uzaklaşma fırsatı buldu. Böylece işe döndüğümüzde çok daha dinç olabiliyoruz. 
  • Çalışırken dikkatinizi dağıtan şeyleri en aza indirin. Ekibimi sohbet uygulamalarında durumlarını Rahatsız Etmeyin olarak ayarlayarak verimli çalışmaya alan açmaları için teşvik ediyorum. Görüntülü aramaların ve anlık mesajlaşmaların artmasıyla günümüzün çoğu iletişimden fırsat buldukça çalışmakla geçiyor. Ofiste kapınızın kapalı olduğunu görebilirler ama evde bunu yapabileceğiniz sanal bir kapı yok. Bu nedenle, önemli projeler ya da teklifler üzerinde çalışırken durumumu Rahatsız Etmeyin olarak ayarlıyorum ve böylece konsantre olmaya çalışırken ekranın köşesinden görünen dikkat dağıtıcı bildirimler ya da geçici istekler almıyorum. Bunun, odağımı ve motivasyonunu yitirmeden işlerimi çok daha hızlı halletmeme yardımcı olduğunu fark ettim. 

Buluttan olabildiğince faydalanın

Tasarım, Create & Cultivate’in çok büyük bir parçası. Yeni kreatif çalışmalarımızı günlük olarak üretiyoruz ve bu süreç bolca geri bildirim ve departmanlar arası iş birliği gerektiriyor. Bulut kullanmadığımız ilk günlerimizde kreatif onay alma süreci çok yorucuydu. Bir dosya alırdım, notlarla dolu bir e-posta gönderirdim. Bu e-posta zinciri o kadar uzar ve karışırdı ki tasarımda sürüm denetimi bir sorun haline gelirdi. 

Belgelerimizi tek bir yerde tutarak, eski bir geri bildirimi bulmak için 19 iletinin 7’sini incelemek zorunda kalmadan çok fazla zaman kazanıyoruz ve en son sürüm üzerinde çalıştığımızdan da emin oluyoruz. Evden çalışmak bize özellikle ortak yazılan belgelerde, bulut tabanlı bir çözüm kullanarak çalışmanın değerini öğretti. 

Yardımcı kreatif direktörümle birlikte kreatif setleri eşzamanlı olarak inceliyoruz. Bazı slaytlar için ihtiyacı olan görüntüleri belgeye bırakabiliyorum, o da gerçek zamanlı olarak biçimlendiriyor. Ben 9. slaytta çalışıp onun için notlar eklerken o da 7. slaydın son rötuşlarını yapıyor. Aynı anda aynı belge üzerinde çalışabildiğimizden, süreçte herkesin aldığı görevi belirleyerek zamanımızı olabildiğince verimli kullanıyoruz. 

Başkalarına zaman kazandırmak için toplantıları kaydedin 

Bu yeni Evden Çalışma düzeninde herkes pek çok sorumluluğunu aynı anda kotarmaya çalışıyor. Bu da insanların ofisteki kadar çok sayıda toplantıya katılmasına engel oluyor. Annelerin ve babaların çocuklarının derslerine yardım etmesi, eşlerin çalışma alanını paylaşması ve farklı saatlerde toplantılar ayarlaması gerekiyor. Her gün uğraşmamız gereken onlarca detay da cabası. Eski ve yeni tüm sorumluluklarımızla uğraşırken bazı çağrılara yanıt vermek zorlaşıyor.  

Tüm bu nedenlerden dolayı ekibim toplantıları kaydetmeye başladı. Şimdi bir çağrıyı ya da toplantının bir kısmını kaçırma endişemiz yok çünkü istediğimiz zaman kaçırdığımız kısımları yakalayabiliyoruz. 

Ekibimizdeki birinin aktardığı özetle yetinmek zorunda değiliz. Toplantı kaydını izleyerek, çocuğunuz çığlık atarken ya da market siparişlerini teslim alırken kaçırdığınız beş dakikayı telafi edebilirsiniz.    

Günlük değerlendirmeler yapın

Hepimiz ofisteyken toplantılarımızın temposu hafifti çünkü bir sorumuz olduğunda yan ofise seslenebiliyor ya da iş arkadaşımızı dürtebiliyorduk. Uzaktan çalışmaya başladığımızda her gün çok fazla şey olduğu için bu temponun işe yaramadığını fark ettik. Üstelik, yüz yüze çalışma ortamında bulduğunuz gayrı resmi konuşma fırsatlarımız da artık yoktu. 

Bütün bu bilinmeyen değişkenler nedeniyle, yetiştirmemiz gereken işlerde ekip olarak ne durumda olduğumuzu görmek için gün sonu değerlendirmeleri yapmaya başladık. Ayrıca bu günlük değerlendirmelerin bir saat sürmesi de gerekmiyordu! Kısa ve düzenli değerlendirmeler sayesinde ekibimizin günün büyük kısmını toplantılara ayırması gerekmiyor. 

Yine de herkes tüm gelişmelerden haberdar olabiliyor. Günlük bağlantılar, görevi takip etmemize ve verimliliğimizi korumaya yardımcı olurken süreci sekteye uğratabilecek olası engelleri önceden görüp ortadan kaldırmanın da hızlı bir yolunu sağlıyor. 

Ofis kültürünüzü canlı ve ekibin moralini yüksek tutun

Mutlu ekipler daha verimli çalışır ve belirsizliğin hakim olduğu bu dönemde moralleri yüksek tutmak Create & Cultivate’in önceliğidir. Bir arada olduğumuzda morali yükseltmek çok daha kolaydı; her Perşembe özel konukların katıldığı, güzel yemekler yiyip harika sohbetler ettiğimiz buluşmalarımız olurdu. 

Bu buluşmalardan ilham alarak en iyi etkinlik fikirlerimizi topladık. Sosyal bağlantıları korumanın bir yolunu bulmak istiyorduk. Bunun için de haftada iki kez görüntülü sohbet üzerinden sanal beyin fırtınası buluşmaları yapmaya başladık. Bu zorlu zamanlarda ekibimizle geçirdiğimiz bu anların, yüz yüze sohbetin eksikliğini gidermeye ve insanların bu yeni düzenle nasıl baş ettiklerini öğrenmemize yardımcı olduğunu gördük. 

Moralleri yükseltmek için kullandığımız bir diğer yöntem de dizilerden evde egzersiz programlarına kadar, ekip için ipuçları ve tavsiyeler içeren haftalık e-postalar oldu. Bu iletişimler, herkese bu sorunla hep birlikte mücadele ettiğimizi anımsatmaya ve ekip ruhunu güçlendirmeye yardımcı oluyor.  


Eşi görülmemiş bu dönemde iş akışlarımızı Evden Çalışma gerçekliğine göre yeniden değerlendirip düzenlemek her zamankinden daha önemli. Geleneksel ofis ortamımızda verimliliği ve morali yüksek tutan yöntemler bugün işe yaramayabilir. Ancak basit düzenlemeler de yapılabilir. Küçük bir işletme sahibi olarak bu ipuçlarının rahatlayıp dinlenmek için çok gereken kişisel zamandan ödün vermeden, kendime ayırdığım zamanı dolu dolu geçirmeme ve ekibimle birlikte verimli bir şekilde çalışmama yardımcı olduğunu gördüm. 

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın

İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.