İşinizi büyütmek için çalışma alanında iletişimi geliştirme

Büyük bir ekrana işaret eden ve dizüstü bilgisayarları olan bir grup kişiye konuşma yapan kadın

Kötü iletişimin kuruluşunuza zarar verdiği bir sır değil, ama ne kadar zarar verdiğini görmek sizi şaşırtabilir. Society of Human Resource Management (SHRM) tarafından referans gösterilen “Kötü İletişim Maliyeti” adlı çalışmaya göre “her birinde 100.000 çalışanın bulunduğu 400 şirketin katılımıyla yapılan bir ankette, çalışanlarla ve çalışanlar arasında yetersiz iletişimden dolayı şirket başına yıllık ortalama kaybın 62,4 milyon ABD Doları olduğu belirtiliyordu”. Sizin küçük şirketinizin boyutu ankete katılan şirketlere göre çok küçük olsa da, yetersiz iletişimin etkilerine karşı bağışıklığınız yok.

Aslında, sizi personeliniz büyük kuruluşlarda çalışanlara göre muhtemelen daha çeşitli roller üstlendiğinden ve daha fazla yöne çekildiğinden, net ve ekibinize en uygun yöntemlerle iletişim kurmak küçük işletmeler için daha da kritik bir önem taşıyabilir. Neyse ki, sırtınızı en çok dayadığınız kişilerle aranızda net bir iletişim kanalı açmanıza (ve bu kanalı korumanıza) yardımcı olacak bol bol teknoloji ve bilgi sağlanıyor.

Ücretsiz Microsoft Teams’i edinin

Doğru duydunuz, ücretsiz. 0 TL gibi. Sohbet, dosya paylaşımı ve görüntülü arama gibi özelliklerle birlikte çalışın.

Ücretsiz kullanmaya başlayın

Teknolojiyi Kullanın – Ama HER Teknolojiyi Değil

Şüphesiz teknoloji harika bir şeydir ama ustalıkla seçilmesi ve kullanılması gerekir. İç iletişiminiz için çalışan intraneti, sosyal intranet, proje yönetimi çalışma alanı, anlık ileti, özel sohbet odaları, e-posta, video kanalı, vb. iletişim kanallarının hepsini ayrı ayrı almak yerine, kullanışlı tek bir yerde size ihtiyacınız olan her şeyi veren bir çözüm seçin. Bu şekilde daha az karışıklık riskiyle karşılaşır ve personelinizin kendilerine sunulan araçları gerçekten kullanma şansını artırırsınız. Peki hangi araçlar gerçekten gerekli?

  • E-posta: Bugünlerde e-posta veri kabul ediliyor. Basitçe belirtmek gerekirse, kuruluşunuzun içindeki ve dışındaki kişilere ulaşmanın daha iyi bir yolu yok. Yalnız bulut tabanlı bir e-posta istemcisi seçmeye dikkat edin. Bu şekilde, hem iletilerinize her cihazdan erişebilirsiniz hem de iletileriniz bulutta yedeklenir ve güvenliğiniz sürekli güncel kalır.
  • İşbirliği Çalışma Alanı: Anlık ileti ve görüntülü konferans yoluyla bağlantı kurmanın gücü, artı olarak gerçek zamanlı olarak dosyaları paylaşma ve bunlar üzerinde birlikte çalışma olanağıyla, güvenli ve etkili bir çalışma alanı uygulaması, personelinize projeler üzerinde işbirliği yapmak, sorunlarla ilgili konuşmak, belgeleri paylaşmak ve başarı yolunda ihtiyacınız olan kültürü geliştirmenize yardımcı olacak güveni ve iş ilişkilerini oluşturmak için gereken araçları getirir. Üstelik bunların hepsini masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarında, tablet veya telefonlarındaki bir uygulamayla yapabildiklerinden, ister aynı semtte isterse dünyanın diğer ucunda yaşıyor olsun, en iyi elemanları işe alabilirsiniz.
  • İş Akışı ve Görev Yönetimi Çözümleri: Düzeni korumak her kuruluşta kritik önem taşır ama sınırlı personelle çalışan bir küçük işletme olduğunuzda, öncelikler hızla kayabilir, karışıklığa neden olabilir ve üretkenliğinize yıpratıcı bir duraksama getirebilir. Öte yandan iş akışı ve görev yönetimi yazılımıyla, ekibinizdeki herkesin nelerin öncelikli olduğunu, hangi görevlerin (ve ne zaman) tamamlanması gerektiğini anlamasını sağlayacak proje planları geliştirebilir, hatta durum güncelleştirmeleri yapabilir ve aynı ekipteki kişilerin dosyaları paylaşmasını sağlayabilirsiniz.

Personelinize İsteklerini/İhtiyaçlarını Sorun

Çalışma alanı kültürleri organik olarak gelişme eğiliminde olsa da, gerçek anlamda kapsayıcı, işbirliğine dayalı, mutlu ve üretken bir ortam oluşturmak biraz ustalık ister. Zaten kısa süre önce yapılan bir Gallup yoklaması “ABD’de çalışanların %70’inin işyerinde katılımcı olmadığını” ortaya çıkardı ve bu katılım eksikliği cansız, verimsiz, hatta olumsuz bir çalışma alanı oluşturabilir.

Ne yazık ki, doğrudan sorulduğunda birçok kişi özenli, dürüst yanıtlar vermeyecektir; çünkü kimliklerinin ortaya çıkmasından kaygılanırlar veya yalnızca bu konu üzerinde düşünmek için zamana ihtiyaçları vardır. Dolayısıyla, personelinizle bağlantı kurmanıza olanak tanıyan ve personelinize kendi zamanlamalarına uygun olarak yanıtlama fırsatı veren bir uygulama kullanarak, insanlara gerçek, dürüst yanıtlar vermek ihtiyaç duydukları alanı sağlayın. Uygulamanızı seçerken, çalışan etkinliklerini rahatça zamanlamanıza, küçük gruplardan veya büyük ekiplerden bilgi istemenize, hatta anketler hazırlamanıza, bunları herkese göndermenize ve gerçek zamanlı yanıtları toplamanıza (anonim veya başka türlü) olanak tanıyan bir uygulama arayın. Ekibinizle iletişim kurmanıza, çalışanlarınızın şirketiniz hakkındaki duygularını öğrenmenize ve onların ihtiyaçlarını size iletmelerine olanak tanıyan böyle bir uygulama, herkesin hoş karşılandığını bildiği ve tatminkar bulduğu bir kültür oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Etkili İletişim Nasıl Kurulur

Etkili iletişim becerileri üniversitelerde ve yönetici seminerlerinde öğretilir, ama mezun olduğunuzda veya ofise dönüp “gerçek dünyanın” işlerine daldığınızda bunlar unutulup gider. Ayrıca iletişimi geliştirmeye yönelik birçok ipucu verilse de, en iyileri çoğunlukla en basitleridir. Örneğin:

  • Net mesajlar verin, sade bir dil kullanın ve jargon kullanmaktan kaçının. Ekiplerinizin jargonu biliyor olması beklense bile, yine de anlaşılmayı zorlaştırabilir. Aslında, jargon kullanımı o kadar kötü bir iletişim biçimi olarak kabul edilir ki, birçok üniversitede işletme öğrencilerine en başta jargon kullanmadan nasıl konuşacakları öğretilir. ABD yönetimi, kamu çalışanlarının “halkın devlete ait iletişim malzemelerini okumasını, anlamasını ve kullanmasını kolaylaştıran” belgeler oluşturmasına yardımcı olmayı hedefleyen bir web sitesi (PlainLanguage.gov) başlatmıştır.
  • Ekibinizle onların alanında buluşun. Kendi verileriniz personelinizin çoğunlukla e-posta yoluyla gönderilen geleneksel yazılı veya görüntülü iletilerle etkileşim kurduğunu gösteriyorsa, siz de bunu yapın. Yapılan bir ankette büyük duyurular için yüz yüze toplantıları veya canlı akış toplantılarını tercih ettikleri ortaya çıktıysa, bunları kullanın. Ne de olsa, LinkedIn‘deki bir makaleye göre “kuruluşların neredeyse %79’u için iç iletişimin önemli bir başarı faktörü olduğu bildiriliyor”. Dolayısıyla ekibinizle bağlantıyı sürdürmek ve alacaklarından emin olduğunuz bir yolla onlara bilgi vermek kritik önem taşıyor. Üstelik, size zaman da kazandırır.
  • Büyük duyurular, önemli şirket haberleri veya diğer önemli mesajlar için (sosyal yardım değişiklikleri gibi), aynı şirket dışı duyurularda yapacağınız gibi bir iletişim planı şablonuna uyun. Bu, yazılı veya sözlü mesajınızın açık olmasına ve konuyla ilgili tüm bilgileri içermesine yardımcı olacaktır. Ayrıca, mesajınız tamamlandıktan sonra güvendiğiniz birinin editör denetimi yapmasını sağlayın.
  • Sözcüklerin etkisini görsel malzemelerle artırın. Sosyal Bilimler Araştırma Ağı‘na göre, “yüzde 65’imiz görsel olarak öğreniyor” ve 3M tarafından yapılan bir anket “görsel malzemeleri metinlerden 60.000 kat daha hızlı işleyebildiğimizi” ortaya çıkardı. Dolayısıyla ekibinize ihtiyacınız olanlar, başarmak istedikleriniz veya umduklarınıza ilişkin bir resim, çizelge, grafik, video, bilgi görseli veya başka bir görsel örnek sağlayabildiğinizde, anlaşılma olasını artacaktır.

Tabii ki personeliniz arasında iletişimi ve katılımı nasıl geliştirebileceğinize ilişkin her duruma uyan bir çözüm yok. Ama iş iletişiminde yeni teknoloji ve yeni bir yaklaşım deneyerek yanlış anlaşılmaları önleyebilir, söylentileri azaltabilir ve zaman kazanabilirsiniz. Hatta ekibinizi çalışmalarını ve personelinizin kuruluşunuzla ilgili duygularını geliştirebilir, kar marjınızı artırabilirsiniz. Ne de olsa, Aon Hewitt’in bir raporuna göre “çalışan katılımında görülen her %1’lik artış için, kuruluşun satışlarında %0,6’lık bir büyüme bekleyebilirsiniz”. Dolayısıyla çalışanlarınızın katılımlarını sağlama yönünde atacağınız her adım, harcadığınız çabaya değecektir.

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın
İlgili içerik
İşlerimi büyütme

İlişkileriniz Kopmasın: Kolay Kişi Yönetimi İçin 4 İpucu

Devamını okuyun

İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.