İşte kurumsal içerik yönetimi (ECM) çözümleri bu noktada devreye girer. Oluşturma aşamasından arşivlemeye kadar tüm yaşam döngüsü boyunca içeriğinizi düzenlemenizi ve yönetmenizi sağlar. Ama diğer her şey gibi, tüm kurumsal içerik yönetim sistemleri de eşit yaratılmamıştır; bu nedenle şimdi içeriğinizin düzenini (ve erişilebilirliğini) korumanıza yardımcı olurken ekibinizin daha verimli çalışmasına da katkıda bulunabilecek bazı özellikleri gözden geçirelim.
- Farklı içerik türleri için tek bir depo: Videoları, elektronik tabloları, resimleri, metin belgelerini ve daha birçok öğeyi aynı konumda depolamanıza olanak tanıyan bir ECM hizmeti seçerek, belirli bir proje veya girişimle ilgili tüm dosyalarınızı aynı yerde tutabilirsiniz.
- Neredeyse sınırsız sayıda alt klasör içeren ana klasörler oluşturma: Bu şekilde, devam eden veya her yıl tekrarlanan bir projeniz veya girişiminiz olduğunda, örneğin Pist Temizliği adlı bir ana klasör oluşturduktan sonra, bu girişim üzerinde çalıştığınız her yıl için alt klasörler oluşturabilirsiniz. Bu alt klasörlerden her birinin içinde sözleşmeler, gönüllü izin formları ve pazarlama malzemeleri gibi öğeler için başka alt klasörler oluşturmanız mümkündür.
- Belge özelliklerini veya meta verileri kolayca düzenleme: Dosyanın meta verilerini belgenin içinden bulabilme ve düzenleyebilme olanağıyla, zaman kazanabilir ve dosyaların gelecek aramalar için doğru etiketlendiğinden emin olabilirsiniz.
- Bilgilere erişimi denetleme: Kuruluştaki herkesin her belgeye erişmesi gerekli değildir ve belgelere, dosya gruplarına, sistem bölümlerinin tamamına veya sistemin kendisine tanımlanmış izinler uygulamanıza olanak tanıyan bir ECM çözümüyle, kimin neyi gördüğünü sıkı bir denetim altına alabilirsiniz.
- İşbirliği yaparak çalışma: Bazı ECM çözümleri belge iş akışları oluşturmanıza olanak sağladığından, zaten kullanıyor olduğunuz programları kullanarak belge odaklı süreçlerde ilerlemeyi izlemeniz ve diğer kişilerle işbirliği yapmanız mümkün olur.
- Kurumsal içerik yönetim sisteminizin içinden medya içeriğini yürütme: Video ve ses dosyaları kullanan kuruluşlar için, ECM çözümünün içinden medya yürütebilme olanağı, medyayı izlemek veya dinlemek için gereken adımları azaltarak ekibinize zaman kazandırabilir.
- İş kayıtlarını ve önemli yasal dosyaları depolama ve koruma: Güvenli bir depoyla, kayıtlarınızın yalnızca kilitlenmiş durumda ve son haliyle depolandığından değil, aynı zamanda yasal bulgu için gerekli olması durumunda bunların kolayca bulunup alınacağından da emin olabilirsiniz. Belgelerinizin tümü için kullanışlı bir erişim yöntemi, bir bütün olarak keşif maliyetlerinizi düşürmeye yardımcı olabilir.
- Anahtar sözcük araması: Kullanıcıların anahtar sözcükle belge ve bilgi aramasına olanak tanıyan bir EMC hizmeti ekibinizin varlığından haberdar olmadıkları ama üzerinde çalıştıkları projeyle ilgili olabilecek dosyaları bulmasına yardımcı olabilir ve bu da hem zaman kazanmalarına hem de verimli çalışmalarına katkıda bulunur. Arama yapılabilir alanlar belge metni, meta veri, ek açıklama, vb. alanlar olmalıdır. Bunların yanı sıra, belgeler oluşturma tarihine göre de aranabilmelidir.
- Bir dizi cihazdan erişebilirlik: Masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarda, tablet ve telefonlarda kullanım için tasarlanmış bir kurumsal içerik yönetim çözümü seçildiğinde, kullanıcılar ister ofiste, ister uzaktan çalışırken, isterse seyahatte veya şirket dışında toplantıda olsun, gereken dosyalara gerek zamanda erişebilir.
Dosyaları ve belgeleri aynı konumda depolama, güvenlik altına alma, bulma, işleme ve oluşturma gücüyle, kurumsal içerik yönetim hizmetleri ekip işbirliğini, proje çalışmalarını ve hatta yasal bulgu süreçlerini düzenlemeyi mümkün kılar. Üstelik kuruluşunuz ister tek ofiste birkaç çalışandan isterse dünya genelinde binlerce kişiden oluşuyor olsun, kurumsal içerik yönetim sistemi çalışma düzenini korumanıza yardımcı olabilir.
Growth Center ekibi, işinizi kurmanıza, yönetmenize ve sürdürmenize yardımcı olmaya odaklanmıştır.