O kadar e-postayı düşündüğünüzde soğuk terler boşalıyor mu? Posta kutunuz okunmamış iletilerle, ertelenmiş görevlerle dolu bir karışıklık içinde mi?
Böyle olmak zorunda değil. Düzenli bir gelen kutusu bir hayal gibi görünebilir ancak o kadar da ulaşılmaz bir hayal değil.
Diğer tüm araçlar gibi e-posta da doğru kullanıldığında hayatınıza değer katar. Akıllı bir planla gelen kutunuzu en harika iletişim araçlarından birine çevirebilirsiniz.
E-postanız, kimliğinizin bir parçasıdır. Onu koruyun.
Bu ilke, e-posta yönetiminin Altın Kuralı olarak düşünülebilir. Yoğun biriyseniz, e-posta adresinizin yalnızca gerekli kişilere gitmesi çok önemlidir. Adresinizi çok yere yazıyorsanız gelen kutunuzun dolup taşması kaçınılmazdır.
Kimliğinizi korumanın bir yolu da birkaç adres kullanmaktır. Biri, her gün kullandığınız “gerçek” e-posta adresinizdir. Alternatif adresiyse form doldururken, çevrimiçi alışveriş yaparken kullanın. Tanıtımlar ve diğer istenmeyen iletiler bu ikinci adrese geleceğinden esas adresiniz temiz kalabilir.
İş ve özel hayat arasında denge kurmakta güçlük çeken insanlarla dolu bir dünyada farklı e-posta adresleri kullanmak harika bir ilk adımdır. Tüm hesaplarınızı tek bir yerden görüp ayrı ayrı yönetebileceğiniz bir uygulama kullanabilirsiniz.
Gelen kutunuzun tozlanmasına izin vermeyin
Erteleme davranışı hayatınızın pek çok alanında sorunlara neden olabilir. E-postalar söz konusu olduğunda bu kesinlikle doğrudur. E-postalarınızla gelen kutunuza ulaştıktan sonra kısa süre içinde ilgilenmezseniz işler çok geçmeden arapsaçına döner.
Gelen kutunuzla ilgilenmek için bir plan yapın. Örneğin, günde üç kez e-postalarınızı yönetmeyi planlayabilirsiniz. Sabah, öğle yemeğinden sonra ve eve gitmeden önce bu işle ilgilenin. Günde üç kez denetlediğinizde bu işin düşündüğünüzden daha kısa sürdüğünü göreceksiniz.
Teknolojiyi kendi yararınıza kullanmak da işinizi kolaylaştırır. iOS için Outlook’un E-postalarımı Sesli Çal özelliğini deneyin. Bu özellik, e-postaları yüksek sesle okur ve gelen kutunuzla takviminizi kısaca özetler.
İster iş ister kişisel hesabınızda olup bitenleri öğrenmek isteyin, basit sesli komutlarla ya da tek bir parmak hareketiyle iletileri dinleyip iletilerle ilgili işlem yapabilirsiniz. Bir e-postaya yanıt vermek için kısa bir ileti dikte edin ve gönderin. Bu, sabah işe giderken veya öğle tatilinde elleriniz doluyken işleri takip etmenin harika bir yoludur.
Acımadan silin
E-posta silmek zor olabilir. Bir iletiye daha sonra ihtiyacınız olmayacağını düşünseniz bile Sil düğmesine basmak zordur. Ancak bunu yapmanız gerekir.
Sizinle ilgisi olmayan e-postaları silmek çok önemlidir çünkü bunlar zihninizde bir yük haline gelir. Gelen kutunuzu tıka basa dolu görmek, bu iletiler gereksiz olsa bile sizi bunaltabilir. İş e-postalarını düzenli olarak silmek, stres düzeyini azaltma yolunda atılan bir adımdır.
Bu alışkanlığı edinebileceğinizden emin değil misiniz? Bir ara adım eklemeyi deneyin. E-postaları hemen silmek yerine kaydırarak (İngilizce) gelen kutunuza daha uygun bir zamanda bakabilirsiniz. Sonra da kalan iletileri temizleyip hafta sonunuzun keyfini çıkarabilirsiniz.
Roman yazmaya gerek yok
Bazen hepimiz gereğinden fazla sözcük kullanabiliyoruz. Kısa bir paragrafla derdimizi anlatabilecekken, e-postayı yazmaya kendimizi kaptırabiliyoruz.
İş arkadaşlarınız ve müşterilerinizin yanı sıra arkadaşlarınız ve ailenizin üyeleriyle de iletişim kurarken daha kısa iletiler yazmayı kendinize öğretin. Daha kısa e-postalar yazarak zaman kazanabilirsiniz ve söyledikleriniz de daha iyi anlaşılır.
Kısa, bilgilendirici e-postalar yazmak bir sanattır. Başta zorlanabilirsiniz ancak alıştırma yaptıkça kolaylaşacaktır. Çok geçmeden, iletilerinizin çoğunun birkaç cümleden uzun olmadığını göreceksiniz.
Ayrıca yeni fikirleri hızlı ve kısa bir şekilde sunmak için madde işaretleri kullanabilirsiniz. Hem iletilerinizi alanlar kısa olmalarından memnun olurlar hem de zaman içinde daha verimli çalışabilirsiniz.
Growth Center ekibi, işinizi kurmanıza, yönetmenize ve sürdürmenize yardımcı olmaya odaklanmıştır.