İntranet yazılımıyla ekip çalışmasını iyileştirmenin 4 yolu

Her proje yöneticisi, iş yükleri nedeniyle ekibinin onlarca farklı yöne çekildiği durumlarda herkesi hedefe odaklı tutmayı öğrenmek zorunda kalmıştır. Bunun için bazen diğer proje yöneticileriyle birlikte çalışarak projeleri öncelik sırasına dizmek, iş miktarı arttıkça ekip üyelerinin çalışma şeklinin düzenli bir hale gelmesine (ve öyle kalmasına) yardımcı olmak veya belki de farklı şehir, eyalet ya da ülkelerde yaşayan ekip üyelerine etkili bir şekilde işbirliği yapmalarına yarayacak araçları sağlamak gerekir. Projeleri önceliklendirme becerisi kişisel deneyimler sonucunda zaman içinde kazanılır. Ancak, ekiplerinizin düzenli ve işbirliğine dayalı bir şekilde çalışmasını sağlamanıza yardımcı olacak ve aynı zamanda bireylerle ve ekiplerinizle etkili iletişim kurmanıza olanak tanıyacak intranet yazılımları vardır.

Elbette tüm intranet portalı yazılımları eşit değildir. Bu nedenle, bir intranet çözümünde aramanız gereken dört araca bir göz atalım.

Bilgi Yönetimi

Herkesin plana uygun ilerlemesini sağlayabilmek için ekibinizin kimin, hangi konudan sorumlu olduğunu ve işin ne zaman yapılacağını bilmesi önemlidir. Buna ek olarak, ekibinize diğer ekip üyeleriyle iletişim kurabilmeleri için gereken bilgiler ile önemli web sayfalarına ve belgelere nasıl erişebileceklerine ilişkin ayrıntıları (özellikle bu kaynaklar parola ile korunuyorsa ya da hazırlama sunucularında yer alıyorsa) sunmanız, önemli duyurular yapma veya anımsatıcılar gönderme olanağına sahip olmanız gerekir. Bu nedenle, ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebilen ekip sayfalarını sorunsuzca oluşturabilmenizi sağlayan bir şirket intraneti arayın. Böylece önemli bilgileri merkezi bir konumda barındırabilir ve paylaşabilirsiniz.

Kitaplıklar

İşbirliği yazılımları her şeyden önce ekibinizin birlikte çalışmasını kolaylaştırmalıdır. Bu yüzden, herkesin aynı dosyalar, belgeler, resimler ve toplantı notlarına erişimini sağlayabileceğiniz bir çözüm seçin. Projeniz ve ekibiniz açısından mantıklı bir şekilde etiketlendirdiğiniz belge kitaplıkları oluşturma gücünüz olduğunda herkes projenizle ilgili en güncel bilgileri bulabilir, teslim edilebilir öğelerin önceki hallerini gözden geçirebilir, şu andaki görsellere bakabilir, proje gereksinimlerini anımsayabilir ve daha fazlasını yapabilir.

İşbirliğine Dayalı Araçlar

Çalışanlara yönelik intranet portalları, ekibinizin üyelerine bilgi paylaşıp yönetebilecekleri ve dosyalar üzerinde birlikte çalışabilecekleri alanlar oluşturma olanağını sağlamalıdır. Bu amaç doğrultusunda, toplantı planlamayı ve/veya karar almayı kolaylaştırabilecek tartışma dizileri ve anketlerin yanı sıra paylaşılan takvimler, görev listeleri ve tüm toplantı notlarınızı, belgelerinizi, gündemlerinizi vb. barındırabileceğiniz toplantı alanları gibi özelliklere sahip işbirliği yazılımları arayın. Toplantı alanları gibi, bir çalışma alanı aracına sahip intranet çözümleri de grafiker ve metin yazarı benzeri belirli ekip üyelerinin aynı alanda, aynı dosya üzerinde birbirlerinin yaptıklarının üzerine yazmadan çalışmasına olanak tanıyabilir. Böylece üretkenliğin artırılması mümkün olabilir.

Mevcut Araçlarla Tümleştirilebilme

İntranet portalı yazılımları, üretkenliğinizi ve işbirliğine dayalı çalışmalarınızı geliştirme vaadinde bulunabilir. Ancak bu yazılımların kullanımı zorsa veya mevcut araçlarınızı (sözcük işlem, elektronik tablo, grafik tasarım ve/veya e-posta araçlarınız gibi) değiştirmenizi gerektiriyorlarsa ekibinizin bunları kullanmaya ikna edilmesi güç olabilir. İhtiyaç duyduğunuz düzeyde üretkenlik ve organizasyon elde etmek için ekibinizin kullanmakta olduğu araçlarla başarıyla tümleştirilebilen bir intranet çözümü arayın. Bu sayede, kurumunuz masraflı ve belki daha az etkili programlar satın almak, ekibiniz de zor bir eğitim süreciyle uğraşmak zorunda kalmaz.

İşbirliği yazılımları basit, sorunsuz ve özelleştirilebilir olmalıdır. Size ve ekibinize bir bütün olarak ve küçük gruplar halinde birlikte çalışmak için ihtiyaç duyduğunuz şeyleri sağlamalıdır. Dosyalarınızı istediğiniz gibi düzenlemenize ve mevcut araçlarınızı kullanmanıza olanak sağlayan, ekip üyelerinin aynı anda dosyalar üzerinde çalışmasını, belge ve bilgi paylaşmasını ve önemli tartışmaları izlemesini kolaylaştırıcı, işbirliğine dayalı araçlar sunan bir çözüm seçerseniz her proje yöneticisinin hayal ettiği şeyi elde edersiniz: Düzenli ve üretken bir ekip.

Yazar hakkında

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365'i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın
İlgili içerik
Business Tips

Verimli sanal toplantılar yürütme

Devamını oku
Business Tips

İyi bir veri görselleştirmesinin 4 temel özelliğini keşfedin

Devamını oku
Business Tips

Kurumsal sosyal ağınızı büyütmeye yönelik 4 mükemmel fikir

Devamını oku

İş Büyütme Merkezi profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.