Planlamanın geleceği: Bulutta çevrimiçi proje planlama

Küçük büyük hemen her şirketin işlerini düzenli hale koymak ve düzenli bir şekilde çalışmak için proje yönetimine ihtiyacı vardır. İşletmenizin kaynakları yönetmesine, maliyetleri tahmin edip denetim altında tutmasına, birçok ekip üyesiyle etkili bir biçimde iletişim kurmasına ve tüm projelerin ilerleme durumunu izlemesine yardımcı olabilecek çeşitli proje yönetimi araçları mevcuttur. Bu araçların bazıları ağınızda yer alan dilediğiniz bilgisayara yazılım şeklinde yüklenebilir. Ancak araçların çoğu web tabanlıdır, yani bulutta kullanılabilmektedir. 

Buluttaki proje yönetimi araçlarının avantajları

“Bulut bilgi işlem” lafını duyduğunda biraz huzursuz olan insanlardan biri olabilirsiniz. Ancak bu terimin aslında ne anlama geldiğini biraz düşünün. Şirket içi proje yönetimi araçlarının belirli bazı faydaları olsa da bulut tabanlı yazılımların sunduğu avantajlar saymakla bitmez. Bu avantajların bazıları aşağıdadır:

  • Düşük ön maliyet. Şirket içi proje yönetimi yazılımları kullandığınızda yazılım lisansı yatırımları, sunucu donanımı, destek amaçlı BT personeli, uzun süreli dağıtımlar gibi kalemler için harcama yapmanız gerekir. Bunun yerine bulut tabanlı bir çözüm kullanıldığında genellikle yalnızca aylık veya yıllık bir ücret ödenmesi gerekir.
  • Her zamankinden daha güvenli. Geçmişte bir çok yöneticinin sandığının aksine bulut, en az şirket içi çözümler kadar güvenlidir. Tek farkı, şirketin fiziksel sunucuları kontrol etmiyor olmasıdır. Forbes’da kısa süre önce yayımlanan bir makalede belirtildiği gibi bulut bilgi işlem ile güvenlik artık birbirine zıt kavramlar değil.
  • Her yerden erişilebilir. İnternet bağlantınız olduğu sürece buluttaki proje yönetimi yazılımınıza erişebilirsiniz. Erişim bir web tarayıcısı üzerinden sağlandığından ekip üyeleri, belgeleri görüntüleme, düzenleme ve yönetme işlemlerini bilgisayar dışındaki cihazlardan da gerçekleştirebilir.
  • Bağlı ekip. Bulut tabanlı bir çözüm, aralarında kilometrelerce uzaklık da olsa çalışanların kendilerini birlikte hareket eden bir ekibin parçası gibi hissetmelerine olanak tanır. En güncel bilgileri herkes aldığından projeyle ilgili hiç kimse yanlışlıkla diyaloğun dışında bırakılmaz. Ayrıca, konuşmalar proje alanında yürütülebilir (e-posta aracılığıyla konuşmak yerine) ve gelecekte başvurmak üzere depolanabilir.
  • Artan üretkenlik. Proje özetleri, görevler, belgeler, haber akışları ve takvimlerin tümünün merkezi bir konumda tutulması sayesinde bulut tabanlı proje yönetimi çözümleri zamandan kazandırabilir. Zaman tasarrufu, üretkenliği de artıracaktır. Merkezi bir konum kullanılması ayrıca ekip üyelerinin proje belgelerine her yerden gerçek zamanlı olarak erişebilmesini sağlar.
  • Gerçek zamanlı iletişim. Bulutta proje yönetimi yazılımları kullanmanın en büyük avantajlarından biri, proje çalışma alanına yüklenen bilgiler hakkında anında görüş bildirebilme olanağıdır. Bu sayede yeniden yapılması gereken iş miktarı azalacağından üretkenlik artışı da sağlanabilir.
  • Güncel, veriye dayalı kararlar. Kârlı hale gelip öyle kalmak isteyen işletmelerin, kararlarını alırken o an akıllarına esen şeyden daha somut dayanakları olması gerekir. Bulut tabanlı yazılımlar güncel bilgileri anında aldığından ihtiyacınız olan bilgilere her zaman ulaşabilirsiniz. Buna ek olarak, birçok araç sundukları yerleşik raporlarla işinizle ilgili kararlar alırken yararlı olacak aydınlatıcı bilgiler sağlar. 
  • Basitleştirilmiş BT. Şirket içi proje yönetimi yazılımları kullandığınızda genelde sunucu bakımından siz sorumlu olursunuz. Şirketinizin BT personelinin bu işe vakit ayırması gerekir. Bulut tabanlı yazılımların bakımı ise hizmet sağlayıcısı (veya başka bir kaynak) tarafından yapılır. Siz de güncelleştirmeler veya hatalarla uğraşmakla harcayacağınız zamanı projelerinizi düzgün bir şekilde yürütmek için kullanabilirsiniz.
  • Anında güncelleştirmeler. Yeni bir sürüm yayımlandığında güncelleştirmeleri indirmenizi gerektiren şirket içi yazılımların aksine, bulut tabanlı araçlar otomatik olarak güncelleştirilir. Tüm uygulama paketinin yükseltilmesi için ödeme yapmanıza veya BT ekibinizin vakit bulup güncelleştirmeleri uygulamasını beklemenize gerek kalmaz. 

Kendinize en uygun bulut tabanlı proje yönetimi çözümünü bulma adımları

Yeni bir proje yönetimi çözümü kullanmaya başlamak, ne yazık ki şirket içi ve çevrimiçi proje planlama çözümlerinin farkını anlamaktan daha fazlasını içerir. Şirketinize en uygun çözümü seçmek için izlenmesi gereken bir dizi adım vardır. Ancak elde edeceğiniz sonuç, harcayacağınız emeğe değecektir. Uygun nitelikli bir hizmet sağlayıcısı bulmak için aşağıdaki adımları izleyin.

1. Adım: İhtiyaçlarınızı analiz edin.

Sizin de bildiğiniz gibi her şirketin boyutu, hedefleri ve ihtiyaçları farklıdır. Bu nedenle, şirketiniz için en uygun çözümün hangisi olduğuna kendinizin karar vermesi gerekir. Bu karar sürecinde, ürünü gerçekten kullanacak olan çalışanların da fikirlerini almayı ihmal etmeyin. Projelerinize katılanların yalnızca kendi şirketinizden olması veya şirket dışından müşterileri de içermesi ya da ne tür raporlar çalıştırmanız gerekeceği gibi faktörleri hesaba katın. İhtiyaçlarınızı iyi bilirseniz hizmet sağlayıcılarını sundukları özelliklere dayalı olarak değerlendirmeniz daha kolay olur.

2. Adım: Araştırın, araştırın, araştırın.

Hizmet sağlayıcısı ararken aşağıdaki özellikleri sunan bir sağlayıcı bulmaya çalışın:

  • Kurumsal sınıf güvenilirlik 
  • Hızla ekip ve proje ekleme olanağı
  • Portföyünüz hakkında hızla bilgiler sunan raporlama özellikleri
  • Tanıdık bir ortam ya da en azından kullanması ve gezinmesi kolay bir ortam
  • Görevleri tek bir konumdan görüp haklarında işlem yapma olanağı
  • Görevleri etkili bir şekilde planlayıp yönetmenize olanak sağlayan zamanlama özellikleri
  • Veriye dayalı karar almak için kullanılabilecek özet panoları
  • 7/24 BT desteği
  • Sürekli veri yedekleme, olağanüstü durum kurtarma ve küresel olarak yedekli veri merkezleri
  • İşletmenizle birlikte büyüyen, ölçeklenebilir bir çözüm

3. Adım: Çözümü test edin.

Nasıl bir araba satın almadan önce test sürüşü yapıyorsanız, proje yönetimi çözümünü de uygulamadan önce bir denemelisiniz. Bu tür test sürüşleri, aracın özelliklerini yakından görmenize ve sizinki gibi bir ortamda nasıl çalışacağını belirlemenize yardımcı olur.

4. Adım: Uygulamaya ilişkin zaman çizelgesini ve süreci düşünün.

Proje yönetimi için çevrimiçi tabanlı bir araç kullanmaya karar verirseniz çözümün şu anda kullandığınız uygulamalarla ne derece uyumlu olduğu önemli değildir. Böyle bir endişe yalnızca şirket içi çözümler için geçerlidir. Ancak, geçiş için gerekli iş gücüne ve bütçeye ne zaman sahip olacağınızı göz önüne almanız ve geçişi bu doğrultuda gerçekleştirmek için, seçtiğiniz hizmet sağlayıcısıyla birlikte çalışmanız gerekir.

5. Adım: Uygulayın ve eğitin.

Sonunda yeni bir proje yönetimi yazılım çözümünü uygulamaya geçirdiniz. Tebrikler! Ne yazık ki işiniz henüz bitmedi. Çalışanlarınızın yeni aracı etkili kullanabilmek için gerekli eğitimi almalarını sağlamanız gerekir. Herkesin programında uygun bir yer bulabilmesi için birden fazla eğitim oturumu ayarlayın. Bunun yanı sıra çalışanların, aracı gerçek dünyada kullanmaya başlamadan önce özelliklerini keşfedip alışmasına yardımcı olacak alıştırma projeleri oluşturun.

Bulutta proje yönetimi geleceğin gözde teknolojisi olacaktır. Kendinize uygun aracı bulun ve gelişmenin gerisinde kalmayın. 

Yazar hakkında

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365'i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın
İlgili içerik
Manage my business

İşyerinde grup sohbetiniz için olmazsa olmaz 5 eklenti

Devamını oku
Manage my business

Ekibinizin kullanmadığı 5 proje yönetim yazılımı özelliği

Devamını oku
Manage my business

Kullanımı kolay görev yönetimi yazılımlarıyla işleri izleyin

Devamını oku

İş Büyütme Merkezi profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.