Belge İşleme Nedir? | Microsoft Power Automate

Belge işleme uygulamaları, belgelerden ve formlardan veri çıkarmak için makine öğrenimi ve yapay zeka (AI) kullanır. Faturalar, makbuzlar ve teslim siparişlerinden e-posta veya kağıt formundaki bilgiler gibi verileri alır, dijitalleştirir ve yapılandırılmış bir veritabanı biçiminde saklar. Bu veriler daha sonra kurumsal kaynak planlaması (ERP) veya müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) çözümü gibi bir hedef sisteme aktarılır. Belge işleme uygulamalarının sağladığı verimlilik, işletmelerin paradan tasarruf etme, üretkenliği artırma ve çalışanları tekrarlı, düşük değerli, hata yapması kolay görevlerden kurtarmasında büyük bir etki yaratabilir.

Kağıt tabanlı belgelerin dijitalleştirilmesi için bir çözüm bulmak, birçok işletmenin bir noktada karşılaşacağı bir zorluktur. Belge işleme uygulamaları, yalnızca manuel veri girişi gibi zahmetli görevleri ortadan kaldırmakla kalmaz, aynı zamanda işletmelere verilerinden nasıl daha fazlasını elde edecekleri konusunda içgörüler sağlayarak bu alanda büyük verimlilikler sağlar.

Power Automate iş akışlarınızı basitleştirmeye yardımcı olur

Karmaşık iş süreçlerini, gelişmiş olmakla birlikte daha basit hale getirilmiş belge yönetimi iş akışları oluşturmak üzere otomatikleştirmeye yardım eden az kodlu bir çözüm olan Power Automate ile manuel olarak yapılan, tekrarlı görevleri en aza indirin.

Ücretsiz deneyin

Belge işleme nasıl çalışır?

Belge işleme; optik karakter tanıma (OCR), makine öğrenimi ve robotik süreç otomasyonu (RPA) teknolojilerinden oluşan temelin üzerine inşa edilmiştir. Bu üç unsur özünde, bilgiyi insanlar gibi yorumlayabilir ve anlayabilir.

OCR, taranmış belgelerden veya görüntülerden basılı, yazılı veya klavyeyle yazılmış metinleri tanır. Taranan içerikteki açık ve koyu alanları tespit ederek harfleri veya rakamları bulur, daha sonra bunlar desenlere veya özelliklere göre kategorize edilir.
Makine öğrenimi, belgelerdeki desenlerden ve bağlamdan öğrenen algoritmalar oluşturur. Makine öğrenimi giderek daha fazla bilgiyi işledikçe, karşılaştığı tüm kullanım örneklerinden öğrenir ve karar vermede daha akıllı ve verimli hale gelir.
RPA, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek için verilen kurallar ve yönergelere göre çalışan botları kullanır. RPA, gelişmiş metin tanıma özelliklerini kullanarak birden fazla kaynaktan gelen verileri hızlı bir şekilde işleyebilir.

Belge işleme OCR, makine öğrenimi ve RPA ile birlikte çalışırken genellikle şu adımları izler:

Toplama

Basılı belgeler, PDF'ler, e-postalar ve elektronik formlar gibi kaynaklardaki veriler taranır ve dijitalleştirilir.

Ön işleme

Taranan verilerin kalitesi ve doğruluğu, eğri açıların düzeltilmesi, arka plandaki lekelerin veya işaretlerin ortadan kaldırılarak parazitlerin azaltılması ve istenmeyen dış alanların kırpılması gibi yöntemlerle iyileştirilir.

Sınıflandırma

Belgeler biçimlerine, içeriklerine ve türlerine göre farklı kategorilere ayrılır ve böylece verileri ayıklama ve arşivleme işlemleri iyileştirilir.

Ayıklama

OCR'nin belgelerden veri çıkardığı ve hangi türlerin çevrilmesi gerektiğini belirlediği süreçte önemli bir adımdır (ör. isimler, sayılar, tarihler, el yazısı metin).

Doğrulama

RPA tüm verileri ilgili sistemlere, veritabanlarına ve iş akışlarına taşımadan önce kontrol eder ve doğrular. Her türden yanlışlık, el ile inceleme ve düzeltme için bu aşamada işaretlenir.

Tümleştirme

Diğer tüm işlemler tamamlandıktan sonra veriler, uygulama programlama arabirimleri aracılığıyla ilgili veri tabanlarına ve depolara gönderilir.

Derin öğrenme belge analizi nedir?

Derin öğrenme belgeleri, özellikle belge ve düzen analizi, metin tanımlama ve belge erişimi için verilerdeki desenleri tanımak üzere sinir ağlarının özelliklerini kullanarak belge işlemeye gönderilir. İnsan beyninin öğrenmesine benzer şekilde, sinir ağları gittikçe daha fazla bilgi edinerek birçok katmanda bilgi toplar ve gittikçe daha akıllı hale gelir.

Derin öğrenme belge analizi, başta kıvrımlı ve tekrarlı olmak üzere farklı sinir ağı algoritmaları aracılığıyla insan zekası benzeri yapay zekayı güçlendirmek için bu özelliğini kullanır. Kıvrımlı sinir ağları içlerindeki her unsuru tespit etmek için görüntüleri filtrelerken, tekrarlı sinir ağları veri noktalarını hatırlayabilir ve bu da ona gelecekteki sonuçları tahmin etme becerisi kazandırır.

Otomatik belge işlemenin avantajları

Otomatik belge işleme hız, doğruluk ve ölçeklenebilirlik sağlayarak iş süreçlerini iyileştirir ve ekip verimliliğini artırır. Hukuk, emlak, sağlık ve bankacılık gibi sektörlerin süreçlerini ve kârlılıklarını iyileştirmesi üzerinde geniş kapsamlı bir etkiye sahip olabilir.

Otomatik belge işlemenin temel avantajları şunlardır:

Hızlı erişim:

Belgeler dijitalleştirildikten sonra bu belgelere, görüntüleme yetkisi olan herkes tarafından her zaman ve her yerden erişilebilir.

Gelişmiş güvenlik ve gizlilik

İşletmeler, dosyalarını şifreleyebilir ve verileri istenmeyen kullanıcılara karşı korumak için güvenlik düzeyleri atayabilir.

Zaman ve maliyet tasarrufları:

Kağıt dosyaları yönetmenin zaman alıcı ve pahalı süreci ortadan kalktığından, çalışanların iş açısından kritik hedeflere odaklanmak ve daha üretken olmak için daha fazla zamanı olur.

İnsan hatası riskinde azalma:

El ile veri girişine gerek kalmadan, belge otomasyonu belgelerin doğruluğunu ve kalitesini büyük ölçüde artırır.

İş birliğinde artış:

Departmanlar genelinde farklı ekiplerdeki çalışanlar belgeleri paylaşabilir ve birlikte üzerinde çalışabilir, gerçek zamanlı olarak durumdan haberdar olabilirler.

Standartlaştırılmış şablonlar:

Belge otomasyonu, iş akışlarına sürekli olarak uygulanabilecek şablonların ve yapıların standartlaştırılmasına olanak tanır.

Belge işleme yazılımı çözümünü seçme

Belge işleme çözümünüzü nasıl seçeceğiniz, ihtiyaçlarınıza özgü faktörlere bağlıdır. Verilmesi gereken en önemli kararlardan biri, çözümünüzün bulutta mı yoksa kendi konumunuzda yerel olarak mı çalıştırılmasını istediğinizdir. Bulut tabanlı sistemler ücret karşılığında bir sağlayıcı tarafından barındırılır ve tüm verilerinizi otomatik olarak kaydedip her şeyi çevrimiçi olarak erişilebilir hale getirirler. Şirket içi çözüm, kendi sunucularınızı ve depolama alanınızı kullanacağınız, kendi bakımınızı yapacağınız ve yedeklemelerinizi kendiniz yapacağınız anlamına gelir.

Belge işleme çözümünü seçerken dikkat edilmesi gereken diğer önemli noktalar şunlardır:

Arama:

Dosya adı ve türü, içerik ve değiştirilme tarihleri gibi çok çeşitli arama seçeneklerine sahip olmak iyi bir koşuldur. Tüm dosyalarınızı düzenlemek için meta veriler ve etiketler atayabilmek de iyidir.

Basit dosya yapısı:

Dosya yapısının tüm kullanıcılar için kullanımı kolay ve mantıklı olması önemlidir.

Güvenlik:

Sistem, hassas belgelere erişimi kısıtlamanıza ve izinleri kullanıcıya göre ayarlamanıza izin vermelidir.

Basitlik:

Tüm çalışanlar, sistemi karışıklık olmadan ve günlük işlerini aksatmadan kolayca kullanabilmelidir.

Entegrasyon:

Sistemi, şu anda kullanmakta olduğunuz e-posta istemciniz ve müşteri ilişkileri yazılımınız gibi programlarla birlikte kullanabildiğinizden emin olun.

Belge işleme dönüşümünüze hemen başlayın

Microsoft Power Automate, çalışanlarınızın bir belge işleme çözümü oluşturmasını sağlayan, kullanımı kolay bir iş akışı iyileştirme çözümüdür. Tekrarlayan, el ile yapılan, zaman alan görevleri en aza indirin ve otomasyon için tek bir platformla ekiplerinizin stratejik çalışmalara odaklanması için daha fazla zaman yaratın.

Microsoft Power Automate’i keşfedin

Belge işleme uygulamaları, büyük miktarda basılı belgenin dijitalleştirilmesi için otomatik bir çözüm sunar.
Belge işleme, makine öğrenimi ve yapay zeka temellidir ve belgelerden veri ayıklayarak bir veritabanında depolayacak şekilde çalışır.
Derin öğrenme belge analizi, insan beyninin yaptığına benzer şekilde öğrenen ve bilgi edinen sinir ağlarının özelliklerini kullanır. Bu ağlar ne kadar çok bilgi edinir ve öğrenirse, bu bilgileri işledikçe o kadar akıllı hale gelirler.
Artan üretkenlik, azalan insan hatası riski ve gelişmiş ölçeklenebilirlik, otomatik belge işlemenin birçok faydasından bazılarıdır.
Mevcut belge işleme akışınızı değerlendirerek işe başlayın ve neleri iyileştirmek istediğinizi belirleyin. Bir belge işleme çözümünden isteyeceğiniz temel özelliklerden bazıları tarama özellikleri, bulut depolama, arama işlevi, belge sürüm kontrolü ve izinleri yönetebilmesidir.

Belge işleme uygulamaları nelerdir?

Power Automate iş akışlarınızı basitleştirmeye yardımcı olur

Belge işleme nasıl çalışır?

Toplama

Ön işleme

Sınıflandırma

Ayıklama

Doğrulama

Tümleştirme

Derin öğrenme belge analizi nedir?

Otomatik belge işlemenin avantajları

Hızlı erişim:

Gelişmiş güvenlik ve gizlilik

Zaman ve maliyet tasarrufları:

İnsan hatası riskinde azalma:

İş birliğinde artış:

Standartlaştırılmış şablonlar:

Belge işleme yazılımı çözümünü seçme

Arama:

Basit dosya yapısı:

Güvenlik:

Basitlik:

Entegrasyon:

Belge işleme dönüşümünüze hemen başlayın

Sık sorulan sorular

Belge işleme uygulamaları nelerdir?

Belge işleme nasıl çalışır?

Derin öğrenme belge analizi nedir?

Otomatik belge işlemenin avantajları nelerdir?

Belge işleme yazılımı çözümünü nasıl seçerim?

Power Platform’u takip edin