5 причин консолідувати хмарні програми

Назвіть виклики для розвитку бізнесу, і, імовірно, знайдуться хмарні програми (або декілька), які пообіцяють дати на них відповідь. Хмарні програми приносять значну користь малому бізнесу. Вам не потрібно вкладати кошти в дорогу інфраструктуру, щоб керувати бізнес-процесами, як-от кадровими ресурсами, керуванням проектами, бухгалтерським обліком і керуванням відносинами з клієнтами. Модель на основі передплати дає змогу легко розпочати роботу, і ви платите лише за те, що використовуєте. Але якщо ви не будете уважними з великою кількістю програм, функціональність яких частково дублюється, їх використання призведе до погіршення неефективності та зростання витрат.

Для багатьох бізнес-процесів є вибір між рішеннями, які спеціалізуються на певному завданні та консолідованими рішеннями, які охоплюють процеси від початку до кінця, або стосуються декількох бізнес-потреб у компанії. Бувають ситуації, коли вигідно зупинити вибір на спеціалізованій програмі, але при цьому важливо правильно оцінити її переваги в порівнянні з єдиним консолідованим рішенням.

1. Зменшення витрат на ІТ

Найбільш очевидною перевагою консолідації програм є економічна ефективність. Хоча це дійсно так: витрати при використанні програм за передплатою зазвичай менші, ніж при локальному впровадженні, з хмарними програмами все ж пов’язано стягування плати. За використання більшості бізнес-програм стягується щомісячна плата, яка залежить від кількості користувачів або використаного обсягу сховища. Ці витрати акумулюються, особливо якщо ви оплачуєте за декілька програм зі схожою функціональністю.

Керувати кількома передплатами також може бути нелегко. Компанії використовують для визначення витрат різні показники. Відстеження витрат ускладнюється, коли різні команди використовують різні програми. Консолідувавши процеси виставлення рахунків, ви отримаєте краще уявлення про те, що використовується у вашій компанії та які вигоди ви отримуєте з хмарними програмами.

2. Працюйте продуктивніше

Крім зростання фіксованих витрат, пов’язаних із передплатами, використання завеликої кількості програм призводить до погіршення продуктивності. Так само, як перемикання між завданнями в цілому, перемикання між різними програмами призводить до втрат часу й виводить із рівноваги ваших працівників. Ці втрачені хвилини й години з плином часу накопичуються – це той час, який ваші працівники можуть використовувати для завдань, що мають більше значення. Нижче наведено декілька прикладів того, як консолідація може спростити роботу.

  • Єдина програма для чатів, здійснення викликів і нарад дає змогу працівникам швидко переходити між різними режимами спілкування. Наприклад, якщо учасники команди з’ясують, що чат не вирішує проблему, вони можуть почати нараду з усіма учасниками чату натисканням однієї кнопки.
  • Під час роботи над одним проектом вашим працівникам може знадобитися зв’язатися з колегою, далі спільно працювати над документом, а потім змінити графік реалізації проекту – і все це протягом кількох годин. Виконувати ці завдання набагато простіше, якщо всі програми використовують одну платформу, наприклад Microsoft Teams.
  • Якщо інформація розміщена на одній платформі, працівники не витрачатимуть час на відкриття декількох різних програм, щоб знайти те, що вони шукають.

3. Спрощуйте технології

Хмарні програми простіше налаштувати, ніж локальні рішення, але це не означає, що вони легкодоступні. Хтось, зазвичай ІТ-адміністратор, має їх підтримувати. До завдань із підтримки може входити додавання й видалення користувачів програм, наприклад їхніх ролей під час змін у компанії, інтеграція програм з іншими системами, наприклад із рішенням для керування ідентичністю та доступом, а також вирішення проблем, які виникають у ваших працівників із програмним забезпеченням.

Завдяки меншій кількості програм, які потребують підтримки, ви звільните час ІТ-фахівців для роботи над більш масштабними ініціативами, які допоможуть вашому бізнесу.

Консолідуйте робочі програми, щоб менше на них витрачати

Дізнайтеся про два ключові аспекти, які допоможуть знизити витрати, і пройдіть самооцінювання, щоб побачити, чи готова ваша організація до спрощення та оптимізації.

Дізнайтеся більше

4. Отримуйте найкращі аналітичні висновки

Дані – це один із найважливіших активів вашої компанії. Визначення найкращих клієнтів, виявлення тенденцій збуту та відстеження виробничих завдань – усе це вимагає аналізу даних. Але якщо клієнтські дані, фінансова інформація та планування проектів розпорошено по кількох програмах, ви можете пропустити важливі аналітичні висновки.

Консолідація програм у єдиному рішенні або наборі добре інтегрованих інструментів бізнес-аналітикиспрощує аналіз даних на рівні компанії та дає змогу знаходити основні аналітичні висновки, які допоможуть приймати розумніші рішення. Наприклад, якщо ваша команда має легкий доступ до клієнтських даних у всіх точках взаємодії протягом життєвого циклу клієнта, вона може передбачити його потреби та покращити обслуговування. Поєднавши дані збуту з даними про залучення працівників, ви зможете зрозуміти, як ефективніше використовувати ресурси. Крім того, багато платформ можуть відображати стислий огляд важливих показників.

5. Зміцнюйте безпеку

У сучасному світі кожен пристрій, обліковий запис користувача та програма – це потенційний вхід для зловмисників, які хочуть викрасти дані або в інший спосіб порушити роботу вашої компанії. Використання програм від кількох різних постачальників підвищує ризик порушення вимог безпеки, оскільки багато користувачів використовують один пароль для декількох облікових записів. Якщо безпеку одного облікового запису буде порушено, зловмисники можуть використовувати цю інформацію для доступу до інших облікових записів, зокрема до корпоративної мережі.

Менша кількість програм, які використовує команда, спрощує виконання вимог безпеки. Якщо працівники використовують один обліковий запис для доступу до декількох програм, можна застосувати однакові засоби керування безпекою для всіх таких програм. З меншою кількістю програм, моніторинг яких потрібно здійснювати, більш імовірно, що ви помітите інциденти безпеки, перш ніж вони завдасть реальної шкоди вашій компанії.

Як дізнатися, чи не забагато у вас програм

Хмарні програми легко шукати й використовувати. На практиці ви можете не знати про всі програми, які використовує ваша компанія. Але навіть якщо програми були спеціально вибрані для компанії, усе одно може бути можливість їх консолідувати. Нижче наведено декілька ознак того, що ваш бізнес використовує забагато програм.

  • Відділи або проектні групи використовують різні програми, що мають схожі функції. Наприклад, відділ маркетингу надає спільний доступ до файлів за допомогою Microsoft OneDrive, а група розробки продукту − Box.
  • Щоб виконати роботу, учасники команди повинні завантажити дані з однієї системи та передати їх до іншої. Наприклад, після завершення операції з продажу може знадобитися імпортувати відомості про клієнтів з інструменту відстеження замовлень до інструмента керування проектами.
  • Важлива інформація розпорошується по декількох різних інструментах, тому працівники можуть шукати те, що їм потрібно, у різних програмах.
  • Відсутність видимості у вашій компанії ускладнює розуміння того, що відбувається з проектами, ресурсами й доходами.

Хмарні програми допомагають вам і вашій команді працювати будь де. Проте використання завеликої кількості програм також може знизити вашу ефективність. Щоб покращити безпеку, продуктивність і керування витратами, розгляньте комплексні рішення та дізнайтеся, чи існує можливість зменшити кількість програм, якими щодня жонглює ваша команда. Або виконайте детальніший аналіз потенційного заощадження коштів від консолідації програм і пройдіть самоперевірку, щоб визначити, чи підходить для вашого бізнесу спрощення програмної екосистеми.

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Поради для бізнесу

Як акцентувати увагу на собі завдяки розмиттю фону та віртуальному фону

Дізнайтеся більше
Поради для бізнесу

Керування електронною поштою: 4 поради

Дізнайтеся більше
Поради для бізнесу

П’ять порад від директора з ІТ щодо мобільної продуктивності, віддаленої роботи й безпеки

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.