Ефективне використання безкоштовних відеоконференцій

Світ, у якому ми працюємо, постійно змінюється. Зараз більше, ніж будь-коли, команди розкидані по світу, а люди працюють на віддаленій основі. За останні десять років обсяг роботи, яку виконують віддалено, збільшився на 91 відсоток, а заразом і потреба в інструментах для підвищення продуктивності, які дають змогу співпрацювати в реальному часі.  

Спілкування віч-на-віч – це потужний інструмент. Близько 55 відсотків комунікації припадає на мову тіла, 38 відсотків – на інтонацію, і лише 7 відсотків займають слова. Останні дослідження виявили, що 84 відсотки людей надають перевагу віддаленим зустрічам. 

Проте майже 100 відсотків опитаних вважають, що особисте спілкування надзвичайно важливе для побудови тривалих ділових відносин. Тому відеоконференції допомагають задовольнити потребу віддалених співробітників і команд в особистому спілкуванні, а також дають змогу покращити комунікацію й полегшити розуміння між її учасниками.  

Які переваги мають безкоштовні програми для відеоконференцій?

Безкоштовні відеоконференції – не новина, а радше бізнес-стандарт у багатьох галузях і зазвичай доступні в складі єдиної комунікаційної платформи. Це чудовий інструмент для проведення зустрічей і співпраці з колегами. Зі збільшенням кількості віддалених працівників ці програми стають дедалі популярнішими. То хто ж отримує переваги від їх використання? Це малі компанії, підприємці й навіть підприємства.  

Власником малого бізнесу чи підприємцем бути непросто. Потрібно рахувати кожен долар, тому варіант інвестувати в дороге обладнання чи програмне забезпечення зазвичай взагалі не розглядається. Безкоштовні відеоконференції є прекрасним рішенням для таких компаній, оскільки дають змогу отримати найкращі інструменти співпраці за невеликі кошти або ж і зовсім без них. Щодо підприємств, для них користь полягає в тому, що можна спробувати багато безкоштовних програм і дізнатися, які з них відповідають потребам компанії. 

Основні функції програм для відеоконференцій, на які потрібно звертати увагу

Надзвичайно важливо розібратися, які можливості пропонує програма, тому що вони бувають різні. А наскільки ефективно ви використовуєте свою?  

Нижче наведено деякі функції, за якими програми відрізняються.  

Спільний перегляд екрана  

Прагнете підвищити рівень продуктивності зустрічей? Якщо ви використовуєте безкоштовну програму для відеоконференцій, можливо, ви самі або хтось із ваших колег працює віддалено. Спільний перегляд екрана під час відеоконференції допомагає підтримувати зв’язок між членами команди та легко й ефективно співпрацювати в реальному часі. Ця функція дає учасникам зустрічі змогу бачити однакову інформацію, буквально працювати на одній і тій самій сторінці. 

Спільний доступ до документів 

Переконайтеся, що в безкоштовній програмі для відеоконференцій, яку ви обрали, можна ділитися документами. Це усуває необхідність пересилати їх електронною поштою до чи після зустрічі. Ви можете миттєво надавати учасникам доступ до необхідних документів і презентацій прямо під час наради. А можливість проводити зустрічі без затримок і повністю зосередитися на завданні – це додаткова перевага. 

Засоби модерації 

У відеоконференціях можуть брати участь двоє, сто чи більше людей, тому наявність певних елементів керування дуже важлива. Нам усім знайома ситуація, коли хтось з учасників забуває вимкнути мікрофон. Це відволікає й швидко зводить динаміку зустрічі нанівець. Завдяки елементам керування організатор зустрічі має повноваження контролювати певні функції. Переконайтеся, що програма підтримує можливість увімкнути чи вимкнути мікрофон учасника або навіть відключити зв’язок із тим, хто помилково долучився до конференції.  

Текстовий чат 

Ця функція дає змогу долучатися до обговорення, співпрацювати з колегами, ставити запитання тощо, не заважаючи перебігу зустрічі. У текстовому чаті можна відправити повідомлення окремому учаснику або всій групі. Це дуже корисна функція.  

Поради щодо успішного проведення безкоштовної відеоконференції 

Підготуйтеся 

  • Навчіться користуватися програмою та її можливостями. Знання інструменту допоможе вам краще керувати перебігом зустрічі й зробити її приємнішою для всіх учасників. 
  • Погана якість аудіо- та відеовиклику зазвичай вказує на проблеми з підключенням. Забезпечте стабільне підключення до Інтернету й уникайте кричущих помилок.   

Подбайте про безпеку

  • Спроби зламу відбуваються кожні 39 секунд. Відеоконференції не застраховані від подібних атак. Запобігти цьому можна, якщо використовувати програму, що підтримує функцію шифрування.  
  • Проте не лише зовнішня загроза може зіпсувати вам настрій. Потурбуйтеся, щоб жодної конфіденційної чи іншої таємної інформації не було видно на фоні, або застосуйте функцію розмиття фону, якщо ваша безкоштовна програма її підтримує.  

Працюйте ефективніше 

  • Хоч би який інструмент ви обрали, він має сприяти, а не перешкоджати ефективній роботі вашої команди. Якщо програма для відеоконференцій не передбачає можливостей для взаємодії й співпраці, можливо, вона вам не підходить.  

Користь безкоштовних відеоконференцій 

Організація праці змінюється щодня, але особисте спілкування й досі залишається важливою частиною нашого життя. Безкоштовні програми для відеоконференцій дають змогу подолати прірву між нами та побудувати зв’язки з колегами по всьому світу. 

Коли ми бачимо один одного, то відчуваємо, що нас чують, і спілкуємося невимушено, як вербально, так і мовою тіла. Усе більше людей працює віддалено або в офісах, які розташовано в різних місцях, тому безкоштовні відеоконференції й надалі широко використовуватимуться в ділових колах. Просто переконайтеся, що ви знаєте всі переваги такого цінного інструменту. 

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Бізнес-технології

Хмарне сховище чи локальні сервери: 9 критеріїв, які слід врахувати під час вибору

Дізнайтеся більше
Бізнес-технології

Демонструвати екран можна легко й безкоштовно. Але чи правильно ви це робите?

Дізнайтеся більше
Бізнес-технології

Телемедицина для лікування в умовах крайньої необхідності

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.