6 способів реалізації порядку денного онлайн-нарад

Автор: Діана Бугер (Dianna Booher), запрошений автор Microsoft

Більшість онлайн-нарад за наполегливістю, рівнем залучення та продуктивністю мало нагадують особисті зустрічі.

У більшості випадків відхилення від курсу під час онлайн-нарад відбувається за одним із двох сценаріїв: або всі сидять, немов води в рот набрали, коли гнітючу тишу час від часу порушують окремі монологи, або кожен безладно намагається вставити свої п’ять копійок, що нагадує нестримне сільське весілля. В обох випадках отримуємо нікчемний результат.

Щоб зробити онлайн-наради такими ж жвавими та продуктивними, як особисті зустрічі, дотримуйтеся наведених нижче рекомендацій.

1. Використовуйте формальний порядок денний.

Якщо у вас немає чіткого плану, учасники думають, що ви маєте намір просто “поспілкуватися”, а не вирішити проблему, обмінятись ідеями чи прийняти рішення. Оформіть порядок денний у письмовому вигляді й надішліть його учасникам принаймні за кілька днів, щоб дати їм змогу підготуватися.

Також час від часу повторюйте його під час наради. (Читайте далі, і ви зрозумієте, навіщо.)

2. Формулюйте теми розмови у вигляді запитань.

Уникайте такого типового формату:

– продажі за третій квартал;

– виставковий стенд на міжнародній конференції;

– маркетингова кампанія конкурентів протягом серпня.

Натомість формулюйте теми як запитання так, щоб чітко зорієнтувати обговорення, а не перетворювати його на балаган.

– Який відсоток норми за третій квартал виконано на поточний момент?

– Чи варта участь у міжнародній виставці витрачених 35 тисяч доларів США та 2 днів часу?

– Якою буде найкраща стратегія протистояння маркетинговій кампанії Logard у серпні?

Прискорте свій бізнес завдяки експрес-курсу з Microsoft 365

Допоможіть своїй команді працювати продуктивніше щодня майже звідусіль за допомогою Microsoft 365.

Дізнайтеся більше

3. Укажіть формат для кожної теми в порядку денному.

У письмовому екземплярі порядку денного вкажіть формат для кожної теми: “для відкритого обговорення”, “лише звітування”, “запитання та відповіді”, “опитування учасників“, “для надання рекомендацій”, “для прийняття рішення”. Часто учасники залишають нараду з відчуттям даремно витраченого часу, оскільки жодного рішення не було прийнято. Проте ви, як організатор наради, могли ставити собі за мету лише підняти певне питання й вислухати коментарі. Якщо завчасно повідомляти учасникам цілі наради, відчуття виконаного завдання залишатиметься в колективу після кожного обговорення.

4. Виділіть час для обговорення кожної теми.

Під час наради часові рамки можна коригувати. Проте завдяки зазначенню часу всі знатимуть, чого ви від них очікуєте. Якщо в порядку денному зазначено, що Петренко має повідомити результати лабораторних тестів і йому на це виділено 5 хвилин, він не витрачатиме час на підготовку 30-хвилинного показу слайдів.

5. Завчасно попередьте відповідальну особу, якщо вона повинна мати під рукою певну інформацію.

Якщо Яна має представити певні дані для подальшого обговорення, нехай це не буде для неї несподіванкою. Позначте її в порядку денному як “відповідальну особу”, щоб дати змогу підготуватися до виступу.

6. Підбийте підсумки й укажіть, яких подальших дій ви очікуєте від кожного. Це потрібно зробити В порядку денному.

Пам’ятайте про те, що учасники онлайн-нарад часто борються із сильним потягом переключити увагу на екран мобільного телефона або стос нерозібраних документів. Підсумуйте ключові висновки й рішення та впишіть їх у пустий стовпець відображеного порядку денного. Потім в останньому стовпці зазначте, хто й за що відповідає та до якої дати має виконати.

От і все. Заповнений порядок денний тепер слугуватиме протоколом наради. Поверніть кінцевий варіант порядку денного всім учасникам і тим, хто не зміг до вас приєднатися (як доступний для завантаження довідковий матеріал)!

Ваш порядок денний допомагає вирішити непросте завдання, і тепер продуктивність онлайн-наради забезпечено!

Діана Бугер – популярний автор 47 книг, перекладених 60 іноземними мовами. Вона допомагає різним організаціям забезпечувати ефективну комунікацію, а керівникам – посилювати свій вплив у колективі. Вона регулярно публікує свої статті в блоґах для Forbes, HuffPost і The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Поради для бізнесу

Чи достатньо ви професійні, щоб працювати віддалено?

Дізнайтеся більше
Поради для бізнесу

Бережіть планету – працюйте вдома

Дізнайтеся більше
Поради для бізнесу

7 способів використовувати календар для продуктивнішої роботи

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.