Важливі поради щодо захисту даних клієнтів

Ураховуючи тенденцію збільшення кількості випадків порушення безпеки даних, як ніколи важливо, щоб усі організації вжили необхідних заходів для захисту даних клієнтів. Профілактичний підхід завжди кращий, аніж реагування на катастрофу, якої можна було б уникнути й яка може коштувати компанії її репутації, клієнтів і грошей.

Дізнайтесь, як захистити дані клієнтів, скориставшись кількома надійними порадами, щоб клієнти залишились задоволеними, а бізнес – захищеним.

Знайте, що й де у вас зберігається

Перше, що потрібно зробити, – це провести інвентаризацію. Які дані клієнтів у вас є? Номери кредитних карт? Номери соціального страхування?

Крім того, ви повинні знати, де й як зберігаються всі ці конфіденційні й персональні дані. Вони можуть бути на мобільних телефонах, флеш-накопичувачах, планшетах, комп’ютерах або серверах. Упорядкуйте всю інформацію за типом даних і їх розташуванням, переконавшись, що ця картотека своєчасно оновлюється.

Не забувайте основи

Перш ніж витрачати багато часу й коштів на програмне забезпечення системи безпеки, почніть з основ. Установіть антивірусну програму та захисне програмне забезпечення на всі комп’ютери та пристрої компанії, а також стежте за його оновленням.

Оскільки, імовірно, ви щодня отримуєте повідомлення електронної пошти від нових людей, не поспішайте їх відкривати. Так само, як ви можете йти в ногу з модою Кардаш’ян, необхідно також іти в ногу з останніми тенденціями у сфері безпеки, вірусів і зловмисних програм.

Залучайте своїх працівників

Вивчення способів захисту даних клієнтів не принесе вам великої користі, якщо ваші працівники самі не дотримуватимуться правил безпеки. Поділіться новими знаннями зі своїми працівниками, щоб вони змогли зробити свій внесок у захист конфіденційної інформації.

Регулярно проводьте наради для обговорення кроків, які може зробити кожен, найновіших заходів безпеки, що впроваджуються, і способів їх використання. Усе, що потрібно для порушення безпеки даних, – це всього лише одна слабка ланка.

Зберігайте тільки необхідне

Протягом усього часу існування бізнесу, імовірно, ви отримуєте багато інформації від своїх клієнтів. Проаналізуйте всю інформацію, щоб визначити, які дані є важливими, а які зайвими. Не зберігайте та не продовжуйте збирати непотрібну інформацію.

Пам’ятайте, що ви зобов’язані захищати всі наявні у вашому розпорядженні конфіденційні й персональні дані. Крім того, переконайтесь, що такі дані, як номери соціального страхування й номери кредитних карт, використовуються виключно в законних і об’єктивно необхідних цілях.

Обмежуйте доступ працівників до даних

Не перетворюйте свою компанію на сцену з фільму жахів, де дзвінок надходить із власного будинку. Простою мовою це означає, що ваші працівники повинні мати доступ тільки до тих клієнтських даних, які їм необхідні для роботи. Це особливо важлива порада, якщо у вас невелика компанія з кількома працівниками.

Перегляньте службові обов’язки працівників і проаналізуйте, яка інформація клієнтів необхідна їм для виконання їхніх обов’язків. Напевне ви б не хотіли опинитися в ситуації, коли один із ваших працівників виявиться тим самим злочинцем, якого ви намагаєтесь не допустити до свого бізнесу.

Розгляньте можливість використання спеціально виділеного сервера

Якщо ви власник малого бізнесу, ви можете використовувати спільний сервер з іншими, щоб заощадити гроші. Хоча це й має деякий сенс, це також ризиковано. Ви не знаєте, хто має доступ до цього сервера або який тип інформації зберігається й доступний для перегляду на цьому сервері.

А головне стежте за тим, щоб чужа сфера відповідальності або ризик для безпеки не стали вашими. Виділений сервер знижує ризик і забезпечує ваш спокій. Знайте, що ваша безпека варта додаткових витрат.

Знищуйте конфіденційні паперові документи

Ви можете цього не знати, але згідно із законом ви зобов’язані забезпечити належне знищення будь-якої інформації про клієнтів і співробітників, яка використовувалася з комерційною метою. Вживання заходів зі знищення передбачає спалювання або подрібнення конфіденційних паперових документів. Дізнайтесь, скільки потрібно зберігати необхідні ділові документи, і обов’язково знищуйте їх, коли вони більше не потрібні.

Так само це стосується цифрових файлів. Майте на увазі, що натискання кнопки “Видалити” не забезпечує повного знищення файлів на вашому комп’ютері. Крім очищення кошика (Windows) або папки для сміття (Mac), існують програми для очищення, які в цифровому вигляді знищують конфіденційні файли на ваших робочих комп’ютерах і жорстких дисках. Обов’язково використовуйте ці програми з користю.

Не забувайте про фізичну безпеку

Уявіть собі, як би вам було незручно, якби ви придбали найскладнішу програми комп’ютерної безпеки, але злодій би ввійшов через незачинені двері й викрав комп’ютер або жорсткий диск. Навіть якщо злочинцю не вдалося б отримати доступ до інформації, проте факт залишився б фактом – дані в чужих руках, і ніхто не знає, чи зможе хтось урешті-решт отримати доступ до цієї інформації.

Стежте за фізичною безпекою, наприклад купуйте якісні кабелі й замки, зберігайте конфіденційні файли й документи в зачиненій на замок кімнаті та слідкуйте, щоб співробітники виходили зі свого облікового запису в комп’ютерах. Крім того, налаштуйте контроль доступу до фізичних приміщень, щоб знати, хто має доступ до певних місць розташування й інформації. Навіть якщо ви працюєте вдома, додаткова безпека для вашого бізнесу ніколи не буває зайвою.

В ідеалі слід прагнути зменшити можливість юридичної відповідальності, навчившись захищати дані клієнтів.

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.