Спільний перегляд екрана як спосіб оптимізувати онлайн-наради

Кажуть, що майбутнє – за віддаленою роботою. Насправді це майбутнє вже настало. Дослідження показують, що 54% співробітників у США працюють віддалено щонайменше раз на місяць, 48% – раз на тиждень, а 30% – працюють удома на повній ставці. Люди все частіше працюють не в офісі, а вдома, кафе, аеропортах і транспорті, тому зараз як ніколи важливо підібрати інструменти, які зроблять спільну роботу, спілкування та мозкові штурми простими й ефективними на будь-яких пристроях.  

В об’єднанні віддалених команд важливу роль відіграє, наприклад, програмне забезпечення для відеоконференцій. Але цього недостатньо. Під час онлайн-нарад учасникам доступний потужний інструмент, який допоможе слідкувати за ходом зустрічі. Це спільний перегляд екрана

Минули часи, коли документи, зображення або посилання на веб-сайти, які знадобляться на нараді, пересилалися електронною поштою. Сьогодні завдяки можливості показувати свій екран у реальному часі наради можна проводити значно продуктивніше й успішніше.  

Отже, як саме спільний перегляд екрана в програмному забезпеченні підвищує продуктивність і успішність команди? Розгляньмо деякі переваги цієї функції докладніше. 

Краще розуміння матеріалу 

  • Побачити – значить повірити. За допомогою візуальних матеріалів також простіше передати думку або ідею. Не дивно, що 66% керівників вважають мобільне відео й обмін даними в реальному часі найважливішими складовими повсякденного спілкування. Але в них є й інші застосування. Уявімо тренінг для нових співробітників. Показати, як щось працює, набагато корисніше, ніж розказати. Відео покращує спілкування, сприяє ефективнішому засвоєнню матеріалу та дає змогу провести покрокову демонстрацію можливостей.  
  • Деяке програмне забезпечення для спільної роботи дає змогу учасникам спілкуватись один з одним або з організатором в окремому вікні для чату поруч з екраном. Наприклад, якщо в учасника виникає запитання, щоб не турбувати інших, він може написати іншій людині в нараді або її організатору, не перериваючи доповідача. Ця функція допомагає підтримувати зв’язок і уникати непотрібних пауз.  

Краща зосередженість учасників 

  • Спільний перегляд екрана може прискорити обговорення та забезпечити краще розуміння матеріалу. Замість того щоб просто говорити про щось (“пригадайте, як у минулому році ми робили аналогічний проект для іншого клієнта”), ви можете показати все на екрані, привернувши увагу учасників наради.  
  • Коли всі зосереджені на матеріалі, наради стають швидшими, цікавішими й ефективнішими, а ваша команда може досягати більшого.  

Допомога під час мозкових штурмів  

  • Важливу роль для успіху будь-якого бізнесу відіграють свіжі ідеї та інноваційні рішення. Часто вони з’являються під час мозкових штурмів. Завдяки спільному перегляду екрана під час онлайн-наради учасникам простіше генерувати нові ідеї та працювати над спільними документами в реальному часі.  
  • Деякі програмні інструменти навіть пропонують цифрову дошку для нотаток або дають змогу додавати зауваження під час перегляду документа. Так учасники можуть малювати, записувати й ілюструвати ідеї на спільному робочому полотні.   
  • Щоб мозковий штурм не пройшов даремно, важливо все детально занотувати. Вам потрібен список основних висновків, перелік питань для уточнення, план подальших дій і багато іншого. Належне рішення для спільного перегляду екрана має підтримувати нотатки, щоб кожний зміг записати важливу інформацію.  

Сприяння командній роботі під час нарад  

  • Свій екран не обов’язково має показувати одна людина (хоча це можливо). У бізнесі важлива робота всієї команди. Якщо потрібно, щоб інший учасник наради змінив файл і допоміг вам провести демонстрацію, ви можете передати керування йому. Крім того, деякі інструменти для спільного перегляду екрана дають змогу керувати екранами одразу декільком учасникам. Це допомагає всім брати активну участь в обговоренні й показувати свої екрани. За потреби ви можете будь-коли повернути собі контроль за презентацією.  

Підтримка віддалених працівників 

  • Якщо ви не можете прийти в офіс, щоб ознайомитися з проектом колеги, це можна зробити за допомогою спільного перегляду екрана, хоч де ви будете.  
  • Учасники віддалених команд можуть краще зрозуміти роботу колег, ефективніше співпрацювати, уникнути плутанини та непорозумінь у будь-якому проекті.  
  • Деякі програмні інструменти також підтримують записування онлайн-нарад, що робить спільний перегляд екрана ще кориснішим. Уявіть, що під час наради демонструвалася схема складного робочого процесу або функції нової програми. Якщо нараду записано, кожен за потреби зможе переглянути запис. 

Спільний перегляд екрана – це корисний і потужний інструмент, який може об’єднати віддалені команди як ніколи раніше. На щастя, навіть деякі безкоштовні програми для конференцій підтримують спільний перегляд екрана, що допомагає покращити спілкування та зробити наради більш ефективними й успішними. 

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Бізнес-технології

Хмарне сховище чи локальні сервери: 9 критеріїв, які слід врахувати під час вибору

Дізнайтеся більше
Бізнес-технології

Ефективне використання безкоштовних відеоконференцій

Дізнайтеся більше
Бізнес-технології

Демонструвати екран можна легко й безкоштовно. Але чи правильно ви це робите?

Дізнайтеся більше
Бізнес-технології

Телемедицина для лікування в умовах крайньої необхідності

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.