Вибір найкращої гнучкої методології для проекту

Сьогодні в складному бізнес-середовищі стає дедалі важче відстежувати всі динамічні аспекти діяльності навіть невеликої компанії. Однак гнучка методологія – це підхід до керування проектами, завдяки якому ваша команда може зосередитися на досягненні своїх бізнес-цілей.

Що таке гнучка методологія в керуванні проектами?

Гнучка методологія – це процес керування, за допомогою якого ви з командою можете реагувати на мінливі бізнес-вимоги. Вона базується на ітеративних послідовностях операцій, які також називають спринтами.

В основі гнучкого керування проектами завжди лежить робота. Фокусуючись на проекті, ваша команда миттєво реагує на потреби та в разі необхідності коригує свої дії. Гнучка методологія також дає змогу створити ефективніше та стабільніше середовище підтримки, у якому кожен співробітник досягає максимальних результатів.

Однак гнучка методологія, як і всі інші методи, не гарантує універсального способу досягнення успіху. Розглянемо дві популярні методології, що базуються на ній, Scrum і Канбан, щоб ви змогли вирішити, яка з них найкраще підходить вашій команді. Крім того, ми проаналізуємо гібридний підхід до керування проектами, за якого гнучка методологія використовується разом із більш строгою каскадною.

Використання гнучкої методології Scrum

Гнучка методологія Scrum підходить для проектів, які реалізуються впродовж спринтів тривалістю від одного до двох тижнів. За допомогою гнучкої методології Scrum ви й учасники вашої команди можете розподіляти обов’язки впродовж життєвого циклу проекту.

Команди Scrum зазвичай невеликі та включають лише три стандартні ролі:

  • Власник продукту: ключова зацікавлена сторона проекту, яка визначає його мету, керує завданнями, окреслює залежності, установлює пріоритетні потреби, прогнозує вимоги клієнтів та виконує функцію посередника між клієнтом і командою.
  • Адміністратор Scrum або менеджер проектів: особа, яка керує командою, організовує наради, відстежує перебіг виконання й усуває перешкоди, що заважають завершенню робіт.
  • Команда: окремі учасники або самостійна група без формального керівника. Команда використовує свій досвід і ресурси, щоб виконати завдання проекту.

Гнучка методологія Scrum проста й швидка, але вона підходить не для всіх співробітників і не для всіх проектів. Розглянемо її переваги та недоліки.

Переваги гнучкої методології Scrum

  • Завдяки постійному зворотному зв’язку з клієнтом або зацікавленою стороною команда розуміє вимоги та відповідним чином коригує свої дії.
  • Розподіл обов’язків сприяє підвищеній продуктивності й економії часу.
  • Усі учасники відповідають за результат, що підвищує мотивацію.
  • Учасники розглядають і усувають проблеми під час щоденних нарад.
  • Прискорена розробка дає змогу швидко реалізувати проекти.

Недоліки гнучкої методології Scrum

  • У команду мають входити кваліфіковані, досвідчені та віддані фахівці.
  • Жорсткі крайні терміни призводять до затримок, якщо хтось захворіє чи покине проект під час виконання.
  • Постійні зміни можуть призвести до розширення меж проекту та затримок. Можуть виникати труднощі з плануванням щоденних нарад.
  • Учасники команди, які беруть участь у кількох проектах, можуть не здавати кінцеві результати вчасно внаслідок зміни пріоритетів.

Що таке гнучка методологія Канбан?

Гнучка методологія Scrum використовується для короткотермінових проектів, а Канбан – для проектів зі спринтами без фіксованої тривалості. Це вказує на постійне ведення робіт і доставку продуктів.

Теоретично дошка гнучкої методології Канбан (або дошка завдань) не містить часової шкали для проекту чи завдання. Натомість на ній просто відображається завдання й термін його завершення. Проект може бути завершений без проміжного етапу.

Крім того, тут немає встановлених ролей. Жоден адміністратор проекту Канбан не відповідає за виконання завдань. Натомість уся команда відповідає за реалізацію проекту згідно з дошкою та має адаптуватися до змін у пріоритетах.

Методологія Канбан, для якої характерна менш жорстка структура, може сприяти співпраці чи призвести до хаосу. Украй важливо, щоб учасники команди спілкувалися, сумлінно виконували свої обов’язки та були мотивовані. Перегляньте переваги й недоліки методології Канбан і вирішіть, чи вона підходить вам.

Переваги гнучкої методології Канбан

  • Гнучка методологія Канбан жорстко обмежує обсяг виконуваних робіт, тому команда фокусується на найважливішому.
  • Нові елементи можна додавати за наявності ресурсів (а не лише після завершення всіх завдань).
  • Не потрібно проводити щоденні наради.
  • Учасники команди можуть за потреби змінити напрямок робіт без жодного впливу на часову шкалу.
  • Роботи здаються після завершення, що робить можливим постійне вдосконалення.

Недоліки гнучкої методології Канбан

  • Без часових шкал в учасників команди може не виникнути відчуття нагальності чи потреби завершити завдання.
  • Жодна особа не несе відповідальності за виконання командою цілей і дотримання рекомендацій.
  • Без власника дошки можуть ставати надто складними й застарілими, що призводить до проблем із розробкою та плутанини.

Гібридний підхід: поєднання гнучкої та каскадної методологій

Якщо ваш проект або стиль роботи не обмежується гнучкою методологією, можливо, її слід об’єднати з каскадною моделлю. Каскадна методологія базується на простому списку дій у межах проекту, які розділяються на лінійні послідовні етапи. Кожен етап залежить від кінцевих результатів попереднього етапу.

Об’єднавши традиційну каскадну методологію з інструментами зворотного зв’язку, вбудованими в гнучку методологію керування проектами, ви можете визначати проблеми під час розробки та швидко їх усувати. Ось приклади сценаріїв, до яких слід застосовувати гібридний підхід:

1. Ви виконуєте короткотерміновий проект із визначеними кінцевими результатами та фіксованим бюджетом. Завдяки перевагам каскадної методології, а також швидкості й командній роботі, якими відзначається гнучке керування проектами, ви можете розділити проект на коротші етапи, стимулюючи подальшу співпрацю між командою та клієнтом або зацікавленою стороною, а також, що найголовніше, створити продукт, який відповідає всім вимогам.

2. Ви виконуєте проект, у межах якого потрібно врахувати вимоги низки зацікавлених сторін, зменшити ризики та завершити роботи в стислий термін. Гнучка методологія дає змогу ефективно зменшити ризики та вчасно завершити проект, а каскадна – це оптимальне рішення для врахування інформації та відгуків, отриманих від низки зацікавлених сторін. Використовуючи гібридний підхід, ви з легкістю виконаєте всі ці вимоги.

Переваги гібридного підходу

  • Планування здійснюється за каскадною методологією, тому команди можуть отримувати цінні аналітичні дані про вимоги проекту, а також точніше оцінювати час і витрати.
  • Роботи виконуються покроково, що полегшує пристосування до змін у потребах і вимогах.
  • Цей підхід стимулює співпрацю між командами й зацікавленими сторонами.
  • Він дає змогу встановити фіксовані крайні терміни та бюджети.

Недоліки гібридного підходу

  • Цей підхід може здатися більш обмежувальним порівняно з гнучкою методологією.
  • Команда має більше співпрацювати.
  • Цей підхід потребує досвідченого менеджера проектів, який визначає та призначає спринти.
  • Надто велика кількість зацікавлених сторін і змін під час реалізації проекту може призводити до перевищення бюджету й недотримання крайніх термінів.

Підсумок. Керування проектами – обов’язковий процес. Це стосується команд будь-якого розміру та проектів будь-якої тривалості. Завдяки гнучкій методології керування проектами, що включає рішення Scrum, дошки Канбан і може використовуватися разом із гібридним підходом, ви маєте змогу вибрати методологію, яка оптимально підходить для певного проекту, і успішно його завершити.

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Продуктивність

П’ять способів підвищити продуктивність за допомогою інтегрованих онлайн-календарів

Дізнайтеся більше
Продуктивність

Зробіть наради цікавішими за допомогою цифрових дошок

Дізнайтеся більше
Продуктивність

5 способів збільшення зацікавленості під час онлайн-нарад за допомогою опитувань

Дізнайтеся більше
Продуктивність

П’ять способів організації спільної роботи для віддалених працівників

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.