This is the Trace Id: 2a1e77aecf70ffb5121b8bbf181e1d31
Перейти до основного
Рекомендації та ідеї для бізнесу
Вхід

Як керувати завданнями команди за допомогою рішень на основі методології Канбан

Жінка в смугастій сорочці та окулярах працює на ноутбуку.

Коли мова йде про повсякденне керування завданнями для команд, канбан-панель є простим і потужним інструментом, який може суттєво вплинути на продуктивність, ефективність і чистий прибуток.

 

Уперше широко впроваджене в 1940-х роках компанією Toyota в Японії, рішення на основі методології Канбан має довгу історію використання класичних дощок для зручної візуалізації потенційно вузьких місць і керування робочим циклом і його вдосконалення. Сьогодні цифрові дошки можна легко створити за допомогою програмного забезпечення для керування завданнями, яке пропонує багато зручних функцій і налаштувань, що дають змогу заощадити час і автоматизувати процеси.  

 

Методологія Канбан отримала популярність серед багатьох ІТ-компаній, які дотримуються гнучкого підходу до керування проектами й розробки програмного забезпечення, використовуючи ітеративні робочі послідовності, також відомі як спринти. Однак скористатися перевагами роботи з канбан-панелями для керування щоденними завданнями можуть компанії будь-якого розміру в будь-якій галузі.

Рішення на основі методології Канбан  

У методології Канбан, що японською мовою означає "дошка для оголошень" або "вивіска", дошки використовуються для впорядкування окремих завдань у стовпцях, що допомагає зосередитися на поточній роботі, не втрачаючи розуміння цілей великих проектів. 

 

Зазвичай канбан-панель містить два основних елементи: картки, які відповідають завданням; і стовпці, які ілюструють завдання на різних етапах проекту. Стовпці зазвичай діляться на три розділи: "До виконання", "У роботі" та "Виконані". Або, якщо ви працюєте над певним проектом, наприклад створенням нової програми, ці стовпці можна назвати "Проектування", "Розробка" та "Тестування". 

 

Картки завдань, які зазвичай містять контрольні списки, завдання та мітки, розподіляються між трьома стовпцями. У процесі виконання завдань картки переміщуються дошкою зліва направо, що допомагає візуалізувати їхній поточний стан у робочому циклі – від "До виконання" до "Виконані".  


 
Як класична, так і цифрова реалізації процесу Канбан сприяють командній роботі та продуктивності, допомагаючи всім членам команди зрозуміти, яким є внесок зусиль окремих працівників у здійснення проекту. Деякі команди організують щоденні короткі наради навколо канбан-панелі, щоб надати оновлення про стан виконання проекту, отримати відгуки та відстежити тенденції.  

 

Відповідна канбан-панель має містити обмежену кількість елементів завдань, щоб уникнути ситуацій, коли обсяг роботи перевищує можливості. Крім того, методологія Канбан допомагає безперервно відстежувати робочий цикл, щоб уникнути вузьких місць: візуалізація дає змогу команді побачити елементи, що накопичуються в стовпці швидше, ніж його покидають.

Фізичні канбан-панелі

Фізичні канбан-панелі чудово підходять для команд, які нещодавно почали використовувати концепцію Канбан. Ці дошки легко зрозуміти, ними легко керувати, вони не потребують підключення до Інтернету й можуть покращити взаємодію на робочому місці та спілкування учасників багатофункціональних команд, які спільно працюють над одним проектом.

Однак зазвичай вони не підходять для завдань, для яких потрібні докладніші описи та довідкова інформація. На звичайній картці може вміститися лише обмежений обсяг інформації, у той час як цифрові дошки можуть зберігати необмежену кількість нотаток і коментарів у міру ускладнення робочого процесу.   

Крім того, фізичні дошки менш гнучкі, коли мова йде про відстеження часу виконання завдань і дотримання певних крайніх термінів. Цифрові дошки дають змогу налаштувати параметри звітів для швидкого аналізу перебігу виконання проекту та динамічних показників продуктивності.  

Насамкінець, якщо ви працюєте з віддаленими командами, які рідко бувають в офісі, фізичну канбан-панель використовувати ефективно майже неможливо. Цифрова дошка дає команді змогу в будь-який час і з будь-якого пристрою отримати доступ до системи керування завданнями.

Чоловік працює за столом на ноутбуку.

Просте керування проектами.

Будь-хто може керувати проектом. Завдяки Microsoft Project ви отримуєте потужні та прості можливості, щоб успішно виконувати будь-які проекти.
Дізнайтеся більше.

Цифрові канбан-панелі 

Якщо ви вирішили, що фізична дошка з безліччю різнокольорових нотаток більше не працює, радимо інвестувати в програмне забезпечення для керування завданнями, що використовує принципи та візуальні поняття методології Канбан. Крім того, цифровий варіант надає багато переваг, які не можуть забезпечити фізичні дошки, як-от візуалізація даних, вкладення та журнал карток.  
Подання дошки Microsoft Planner

У пошуку рішення, що використовує методологію Канбан, радимо звертати увагу на такі, що надають можливість створювати змістовні картки завдань, зокрема контрольні списки, мітки та певні крайні терміни. Таке рішення також має синхронізуватися з програмами, які часто використовуються, і давати змогу додавати текстові документи, електронні таблиці та презентації до кожної картки. Таким чином, ваша команда матиме доступ до всіх необхідних даних в одному місці, не перемикаючись між програмами.  

Також радимо використовувати програмне забезпечення, яке може автоматично показувати стан виконання завдань у вигляді секторних діаграм і гістограм. Це допоможе вам переміщати завдання до стовпця "Виконані". Така візуалізація дає змогу швидко зрозуміти, які завдання рухаються успішно, а які – ні. Наприклад, ви зможете внести зміни та перепризначити завдання, якщо помітите, що один із учасників команди регулярно порушує крайні терміни.

Насамкінець, оскільки все більше компаній переходять на віртуальних працівників, спробуйте хмарні диспетчери завдань, які допомагають контролювати списки справ звідусіль і з будь-якого пристрою.

Переваги використання рішення на основі методології Канбан

Канбан-панелі – це надійна основа для впорядкування завдань в узгоджений і структурований спосіб. Вони особливо привабливі для "візуалів", тобто людей, які надають перевагу використанню діаграм, графіків, схем та інших зображень, щоб інтерпретувати інформацію та працювати з нею.  

Правильно створені канбан-панелі спрощують робочий цикл і зменшують переривання, які неодмінно виникають під час виконання проектів і завдань. Усе це завдяки тому, що всі учасники команди зосереджені на роботі в узгодженому режимі. Канбан-панелі можуть показувати, коли через певне завдання проект гальмує, що спрощує коригування курсу за потреби.  

Зрештою, канбан-панелі зосереджуються на підвищенні ефективності, гарантуючи, що учасники команди не витрачають час на непотрібні завдання, а кожне завдання підпорядковано ширшій меті. Як наслідок, методологія Канбан може значно підвищити продуктивність команди з виконання завдань.

Висновок

Однією з найвідоміших фраз, які стосуються сучасного робочого місця, є "Припиніть починати й почніть завершувати". Рішення на основі методології Канбан повністю фокусуються на виконанні завдань. 

Якщо вашій команді не вдається завершувати завдання, саме час спробувати методологію Канбан. Щоб налаштувати дошку й розробити довершений процес, може знадобитися деякий час, але, маючи рішучість і бажання постійно вдосконалюватися, ви й ваша команда зможете підвищити свою продуктивність у майбутньому.

Дізнайтеся більше про програмне забезпечення для керування завданнями на основі методології Канбан.

 Команда Microsoft 365 докладає всіх зусиль, щоб надавати ресурси, які допомагають починати, вести та розвивати власний бізнес.

Початок роботи з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими інструментами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.
Придбати

Пов’язаний вміст

Бізнес-технології

Чому відеоконференції важливі для вашого бізнесу: 10 основних переваг

Дізнайтеся більше
Керування бізнесом

Вісім способів керувати віддаленими командами та трохи спростити собі життя

Дізнайтеся більше
Керування бізнесом

Як використовувати сучасну гнучку методологію Scrum

Дізнайтеся більше
Керування бізнесом

Як керування завданнями може допомогти командам перейти на гібридний режим роботи

Дізнайтеся більше
Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.

Підпишіться на Microsoft 365