Зробіть наради цікавішими за допомогою цифрових дошок

Що таке цифрова дошка?

Візуальні інструменти допомагають спільно працювати над завданнями: від розв’язування математичних рівнянь до малювання схем. Вони роблять обговорення цікавішими та запрошують до командної роботи, де люди за власною ініціативою діляться своїми ідеями.

Але що робити, якщо ви всі не в одному приміщенні?

Допоможе цифрова дошка. Це віртуальне полотно, на якій ваша команда може ділитися нотатками, ескізами, файлами та фотографіями так само, як на фізичній дошці, з тією різницею, що доступ до неї можливий у будь-якому місці, де є Інтернет. (Саме тому її також називають онлайн-дошкою). Вона поєднує в собі найкращі сторони фізичної дошки, як-от текст і наліпки, з такими цифровими функціями, як знімки екрана та автозбереження, тож вам не доведеться турбуватися про те, що хтось видалить ваші ідеї.

Переваги онлайн-дошок

Інтерактивні дошки полегшують співпрацю в реальному часі незалежно від того, де працює ваша команда: удома, у різних офісах або в різних частинах світу. У той час, коли гібридна робота стає нормою, цифрові дошки є зручним інструментом, який дає змогу ефективно з’єднувати всіх користувачів разом. Вони допоможуть вам отримати нижченаведені переваги.

  • Зростання продуктивності. Під час нарад онлайн-дошки збирають усіх користувачів на одній сторінці, що сприяє підвищенню швидкості прийняття рішень. Оскільки всі користувачі мають перед собою візуальне подання інформації, вони можуть зосередитися на мозковому штурмі, а не на створенні нотаток.
  • Розвиток бізнесу. Усе, що спрощує керування проектами, сприяє вашим доходам. Цифрові дошки допомагають візуалізувати кожен етап процесу, щоб спростити виявлення будь-якої проблеми, перш ніж вона завдасть збитків.
  • Залучення віддалених працівників. Коли ви всі перебуваєте в різних місцях, буває важко зібрати вас разом і переконатися, що кожен голос було почуто. За деякими даними, під час пандемії рівень співпраці у колективі впав приблизно на 37 відсотків, оскільки багато хто з нас працює з дому. Цифрові дошки допомагають покращити співпрацю, тому що кожен може робити свій внесок, і вони більш інтерактивні, ніж презентації.
  • Творчий підхід. Інколи потрібен просто простір для створення начерків, обміну ескізами прототипу або складання списку ідей з назвою продукту. Інтерактивні дошки вітають експерименти та гру, і саме в такій атмосфері народжуються одні з найкращих ідей.
  • Надійність і контроль. Немає нічого гіршого, ніж втратити нотатки до наради, тому що хтось занадто рано витер дошку. Цифрові дошки автоматично зберігаються у хмарі, тому на них легко посилатися після завершення наради.

Програмне забезпечення віртуальних дошок та основи роботи з ними

Кожне програмне забезпечення для реалізації цифрової дошки має власні особливості, проте деякі функції в них є типовими, як і принципи використання. Їх наведено нижче.

Виконайте налаштування: Організатор наради може налаштувати дошку з порядком денним, цілями наради або правилами мозкового штурму. Виберіть один із шаблонів для проміжних етапів проекту, ретроспективного аналізу, SWOT-аналізу, конструктора особистих карток або дошки Канбан. Виберіть фон, наприклад сітку, лінії або суцільний колір.

Пишіть і малюйте: Введіть текст за допомогою клавіатури або сенсорного екрана та цифрового пера. Деякі програми можуть автоматично перетворювати рукописний текст на звичайний, а також ескізи на фігури, щоб полегшити їх сприйняття.

Використовуйте наліпки: Так, кольорові папірці мають цифровий еквівалент, і на них ніколи не висохне клей. Пишіть на них, обводьте елементи та перевпорядковуйте їх так само, як звичайні наліпки.

Додавайте вкладення: Додавайте зображення та малюнки, вставляйте URL-адреси, щоб поділитися посиланням на попередній перегляд вебсторінки, прикріплюйте документи.

Персоналізуйте вміст: Виберіть фон дошки, шаблон і колір, відповідно до брендбуку своєї компанії, або просто зробіть вміст візуально цікавим.

Працюйте разом: Кожен може використовувати дошку в реальному часі, додаючи на неї нотатки, документи та ескізи. Якщо ви ведете презентацію та просто хочете, щоб люди лише слухали вас, перемкніться в режим лише для читання, а потім поверніться в режим співпраці після інструкцій.

Виконуйте доопрацювання: Коли нарада завершиться, ви зможете й надалі редагувати цифрову дошку, додавати інших співавторів, експортувати дошку у вигляді зображення, надавати до неї спільний доступ і навіть друкувати її копію для довідки.

Отримайте Microsoft Teams безкоштовно

Саме так – абсолютно безкоштовно. Працюйте разом: спілкуйтеся в чаті, діліться файлами й беріть участь у відеовикликах.

Почати роботу безкоштовно

5 способів організації співпраці за допомогою цифрових дошок

Тепер, коли ви маєте уявлення про можливості онлайн-дошок, розгляньмо декілька реальних прикладів того, як їх використовувати для досягнення своїх бізнес-цілей.

  1. Складання розкладів і планування: Складіть план свого наступного спринту, проекту або кварталу й розділіть його на менші частини. Інтерактивні дошки допоможуть створити схему кожного етапу для запуску нового продукту або список основних витрат при плануванні бюджету, щоб не забути включити в нього все, що потрібно.
  2. Делегування: Щойно проект розділено на частини, спрощується призначення завдань. Використовуйте шаблон онлайн-дошки, призначений для керування доопрацюваннями з попередньо відформатованим простором для завдань, назв і прапорців.
  3. Мозковий штурм: Створіть місце для обміну ідеями незалежно від того, чи нарада з клієнтами відбувається, щоб визначити їхні найчастіші запити щодо функцій, чи для того, щоб отримати потенційні теми для конференцій. Почніть із чистого аркуша або декількох зображень для натхнення, а потім запишіть пропозиції. Оскільки це віртуальна дошка, у вас завжди залишатиметься місце.
  4. Прийняття рішень: Використовуйте цифрові дошки, щоб презентувати пропозиції для клієнта та отримувати від них відгуки, або запропонуйте декілька варіантів вибору для своєї команди, щоб вони проголосували за найкращий.
  5. Підтримка гібридної роботи: Якщо декілька користувачів перебувають в офісі, вони можуть зробити фото наявної дошки, імпортувати її до програмного забезпечення для створення цифрової дошки та продовжити роботу звідти. Таким чином, вам не доведеться починати з нуля.

Практичні поради для роботи з онлайн-дошкою

Дотримуйтеся цих рекомендацій, щоб максимально ефективно використовувати онлайн-дошку.

  1. Підготуйте. Щоб проводити ефективні наради, потурбуйтеся перед початком наради про час для налаштування цифрової дошки: додайте до неї будь-які довідкові матеріали й рекомендації, а також оформіть її відповідно до брендбуку компанії.
  2. Залучіть. Переконайтеся, що залучені всі зацікавлені особи, і вони мають можливість працювати з дошкою. Якщо ви помітили, що в розмовах беруть участь багато людей, можливо, варто додати опитування або попросити всіх додати наліпку зі своїми ідеями.
  3. Доопрацюйте. Після наради поділіться посиланням на дошку з її учасниками та проясніть подальші кроки. Чи очікуєте ви, що користувачі будуть продовжувати працювати над нею пізніше? Якщо будь-яким іншим відділам потрібна інформація на вашій дошці, поділіться з ними посиланням або зображенням.

Як використовувати інтерактивні дошки з наявними системами

Щоб будь-який новий інструмент був корисним, він має бути сумісним із наявними. Ось як онлайн-дошки працюють із файлами та програмним забезпеченням.

Презентації, документи та PDF-файли: Коли ви перетягуєте файли на дошку, співавтори можуть отримати доступ до них безпосередньо з дошки. Ви також можете вставити на дошку одну або кілька сторінок презентації чи файлу для довідки. Щоб додати вашу готову дошку до іншої програми, експортуйте її як зображення та вставте в документ або презентацію.

Відеоконференції: Якщо під час відеонаради потрібно провести сеанс мозкового штурму, надайте її учасникам спільний доступ до екрана з дошкою, а коли усі будуть готовими зробити свій внесок, поділіться відповідним посиланням. Користувачі можуть продовжувати співпрацювати над дошкою після завершення наради. Якщо ж ви не хочете, щоб дошку редагували надалі, змініть параметри спільного доступу.

Пристрої із сенсорним інтерфейсом: Торкніться екрана, щоб додавати або переміщувати наліпки, малювати, писати, стирати вміст, змінювати колір пера та виділяти текст. Зведіть пальці на екрані, щоб змінити масштаб або перемістити вміст дошки й додати на дошку більше місця.

Програми для нотаток: Деякі програми для роботи з дошками можуть експортувати цифрову дошку до програми для створення нотаток в одне натискання кнопки миші.


Подальші дії

Якщо ви не знаєте, який інструмент онлайн-дошки вибрати, спробуйте скористатися програмою Microsoft Whiteboard. Щоб отримати комплексне рішення з вбудованими функціями дошки, спробуйте безкоштовно Microsoft Teamsабо придбайте пакет Microsoft 365 для бізнесу та почніть роботу відразу.

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Продуктивність

П’ять способів підвищити продуктивність за допомогою інтегрованих онлайн-календарів

Дізнайтеся більше
Продуктивність

5 способів збільшення зацікавленості під час онлайн-нарад за допомогою опитувань

Дізнайтеся більше
Продуктивність

П’ять способів організації спільної роботи для віддалених працівників

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.