Корисні поради й рекомендації щодо роботи з Outlook

Outlook спрощує роботу з електронною поштою, календарем, контактами, завданнями тощо. Усі служби доступні в одному місці. Саме тому кількість людей, що використовують Outlook на мобільних пристроях, постійно зростає починаючи з 2017 року! Для всіх цих користувачів Outlook ми пропонуємо корисні поради й рекомендації, які допоможуть працювати продуктивніше. 

Далі описано, як можна ефективно використовувати Outlook

Можливо, як і мільйони інших користувачів, ви вже знаєте, як працювати з Outlook максимально результативно. Але про всяк випадок ми пропонуємо сім порад і рекомендацій. 

1. Дозвольте Outlook говорити з вами 

Щоправда, говоритиме не Outlook, а Cortana – помічник із підвищення продуктивності від Microsoft. Цей помічник інтегровано в мобільну версію Outlook із функцією Пошта на ходу. Налаштувавши цю функцію в Outlook, ви зможете будь-де прослуховувати нові електронні листи. А ще ви матимете змогу керувати ними: лише за допомогою голосових команд можна буде відмічати листи як непрочитані, додавати позначки, видаляти повідомлення й надсилати відповіді. 

Cortana може не тільки читати електронні листи, а й допомагати їх упорядковувати. ШІ повідомлятиме про зміни в подіях і навіть виявлятиме накладки в розкладі у вашому календарі. Голос помічника – чоловічий або жіночий – користувачі вибирають самостійно. Перевірте, як це працює! 

2. Використовуйте папку “Важливі вхідні” 

Якщо листи в поштовій скриньці не впорядковано, їх може бути дуже не зручно прокручувати, щоб знайти потрібний, особливо коли ви працюєте на мобільному пристрої. Папка Важливі вхідні допомагає швидко дістатися до того, що ви шукаєте. Можна розподілити листи на дві категорії – важливі й інші, а потім легко переходити між цими двома розділами за допомогою перемикача вгорі скриньки.  

Outlook сортує електронні листи й переміщує важливі повідомлення в спеціальну папку, а пошту на кшталт небажаної – у папку для решти листів. За потреби ви можете швидко перенести лист з одного розділу в інший. Можна навіть вибрати параметр “Завжди переміщати до важливих вхідних”, щоб усі листи від певного відправника надходили в потрібний розділ. 

Крім того, що частіше використовується функція “Важливі вхідні”, то більше вона навчається. Вона враховує, як ви впорядковуєте пошту, щоб краще розподіляти вхідні листи й давати вам змогу зосередитися на важливому.  

3. Діліться своїми календарями 

Ми всі знаємо, що забагато часу витрачаємо на наради. Поки ви працюєте над цією проблемою у своїй організації, Outlook допомагає оптимізувати планування нарад. 

Як працює функція спільних календарів в Outlook? У налаштуваннях календаря ви можете вибирати людей, наприклад колег або друзів, з якими хочете ним поділитися. Можна встановити кольорове кодування для різних команд і надавати дозволи перегляду, редагування чи навіть керування (делегування). Також можна вибирати, до якої саме інформації потрібно надати спільний доступ, наприклад до всіх відомостей, лише назв і розташувань або даних про зайнятість. 

4. Використовуйте помічник із планування 

Якщо ви надали іншим доступ до своїх календарів, то можете використовувати помічник із планування на мобільному пристрої, щоб не доводилося домовлятися про час наради електронною поштою. Створіть подію в календарі та додайте людей, яких потрібно запросити. Потім перетягніть засіб вибору часу в помічнику з планування до потрібного проміжку в календарі. Якщо комірка зафарбується зеленим кольором, це означає, що всі колеги вільні. Тепер можна резервувати цей час! 

5. Додавайте згадки про людей, щоб привернути їхню увагу 

Коли ми працюємо в офісі разом з іншими, то можемо просто гукнути потрібну людину. Якщо назвати ім’я цієї людини, вона зверне увагу. Майже те саме можна зробити й на телефоні за допомогою @згадок в Outlook. Якщо написати @Iryna в електронному листі, одержувач побачить, що його запросили до розмови.  

Коли інші люди додають @згадку про вас, у папці вхідних листів відображаються актуальні речення поруч зі згадкою безпосередньо у фрагменті вашого повідомлення. Завдяки цій функції ви можете легко зрозуміти, на що потрібно звернути увагу. 

6. Налаштуйте рухи проведення 

У програмі для знайомств користувачам потрібно проводити пальцем уліво або вправо, щоб вибрати ту чи іншу людину. За таким самим принципом можна використовувати й папку вхідних в Outlook. Відкрийте налаштування Outlook на мобільному телефоні та виберіть пункт “Параметри проведення”. Для рухів проведення пальцем вправо та вліво можна призначити потрібні дії: 

  • Видалити  
  • Позначити як прочитане 
  • Позначити як непрочитане 
  • Додати позначку 
  • Перемістити в архів 

7. Використовуйте режим “Не турбувати” 

Постійна перевірка електронної пошти може виснажувати. Ми натискаємо маленьку кнопочку, щоб побачити, чи надійшло нове повідомлення. Це дуже відволікає. Щоб мати змогу зосередитися на важливих справах, використовуйте режим “Не турбувати” в Outlook. У цьому режимі вимикаються сповіщення з програм, тож ви можете приділити увагу нараді або звіту, який потрібно закінчити.  

Ви можете встановити графік для режиму “Не турбувати”, наприклад, щоб вас не відволікали щодня після обіду. Так ви спокійно все впорядкуєте й підготуєтеся до наступного робочого дня. Крім того, можна налаштувати, щоб режим “Не турбувати” працював протягом певного періоду, і використовувати його за потреби. 

Спілкуйтеся з іншими й узгоджуйте роботу в дорозі 

Важко працювати, коли поштова скринька заповнена листами. Outlook для мобільних пристроїв дає змогу спілкуватися з іншими та вирішувати справи в дорозі. Використовуючи помічник Cortana, а також поради й рекомендації для роботи в Outlook, ви можете керувати особистими й робочими справами та спілкуванням.  

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
COVID-19

5 порад, як працювати вдома так само ефективно, як в офісі

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.