Керуйте своїм корпоративним вмістом

Маркетингові матеріали, контракти, електронні листи, презентації та пітчі для клієнтів, електронні таблиці, текстові файли, PDF-файли, фото, відео, форми, рахунки-фактури, резюме від кандидатів на посади. Організації будь-якого розміру цілодобово створюють різноманітний вміст. Процес створення може бути досить простим, а от упорядкувати вміст – задача не з легких.

Саме тут стануть у пригоді рішення для керування корпоративним вмістом. Вони дають змогу впорядковувати вміст і контролювати його протягом усього життєвого циклу: від створення до архівування. Але, як і всюди, між різними системами керування вмістом є істотні відмінності. Тож давайте поглянемо на ті функції, які допоможуть тримати вміст у порядку, забезпечувати до нього доступ і допомагати командам працювати ефективніше.

  • Єдиний репозиторій для широкого діапазону типів вмісту. Вибирайте систему керування корпоративним вмістом, яка дає змогу в єдиному розташуванні зберігати відео, електронні таблиці, зображення, текстові документи та інші типи файлів. Так усі файли, пов’язані з проектом або іншим робочим заходом, завжди будуть разом.
  • Створення основних папок із практично необмеженою кількістю вкладених папок. Наприклад, якщо у вас є якийсь проект або захід, який повторюється щороку, ви можете просто створити основну папку, скажемо, “Прибирання парку”, а потім створювати вкладені папки щоразу, як цей захід повторюється. У кожній із цих вкладених папок ви могли б створювати додаткові папки для таких елементів, як контракти, волонтерські форми, маркетингові матеріали тощо.

Прискорте свій бізнес завдяки експрес-курсу з Microsoft 365

Допоможіть своїй команді працювати продуктивніше щодня майже звідусіль за допомогою Microsoft 365.

Дізнайтеся більше
  • Просте редагування властивостей документів і метаданих. Завдяки можливості знаходити та редагувати метадані прямо зсередини документа ви заощадите час і зможете позначати файли для зручного пошуку.
  • Контроль доступу до інформації. Зазвичай працівники організації не потребують доступу до абсолютно всіх документів, і система керування корпоративним вмістом дає змогу застосовувати визначені дозволи до документів, груп файлів, окремих розділів системи або навіть усієї системи. Так ви зможете чітко контролювати, хто та що бачить.
  • Спільна робота. Деякі рішення для керування корпоративним вмістом дають змогу створювати робочі цикли, щоб відстежувати зміни та співпрацювати з іншими у звичних і добре знайомих програмах.
  • Відтворення мультимедійних матеріалів прямо в системі керування корпоративним вмістом. В організаціях, які працюють із відео- та аудіоматеріалами, можливість відтворювати мультимедіа прямо в системі керування корпоративним вмістом може істотно заощадити час і скоротити кількість кроків, необхідну, щоб переглянути або прослухати вміст.
  • Зберігання та захист бізнес-записів і важливих юридичних документів. Захищений репозиторій надійно зберігатиме ваші записи в незмінному стані та допоможе знайти їх на випадок юридичного витребування інформації. До того ж зручний доступ до всіх документів допоможе скоротити витрати на витребування.
  • Пошук за ключовими словами. Служба керування корпоративним вмістом, у якій можна шукати документи та відомості за ключовими словами, допоможе вашій команді знаходити потрібні в роботі над проектами файли, про існування яких співробітники можуть навіть не знати та які допоможуть заощадити час. Система має підтримувати пошук у тексті документів, метаданих, зауваженнях тощо. Також важлива можливість шукати документи за датою створення.
  • Доступність на різноманітних пристроях. Рішення для керування корпоративним вмістом, доступне на настільних комп’ютерах, ноутбуках, планшетах і телефонах, дає змогу працювати з потрібними файлами саме тоді, коли потрібно, і де б ви не були: в офісі, у відрядженні, у місці для віддаленої роботи або на виїзній нараді.

Можливості для зберігання, захисту, пошуку та створення файлів і виконання базових операцій із ними – це те, за рахунок чого служби керування корпоративним вмістом спрощують і оптимізують спілкування в командах, роботу над проектами та навіть витребування інформації для юридичних цілей. Такі служби допоможуть вам упорядкувати дані організації, якою б великою чи малою вона не була.

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
COVID-19

П’ять програм для роботи з дому, яких потребує малий бізнес

Дізнайтеся більше
Бізнес-технології

Хмарне сховище чи локальні сервери: 9 критеріїв, які слід врахувати під час вибору

Дізнайтеся більше
COVID-19

Безпечний обмін файлами для малого бізнесу

Дізнайтеся більше
Бізнес-технології

Як надсилати великі файли через хмарне сховище

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.