Створіть візуальне представлення бізнес-процесу або блок-схеми процесу, що визначає майбутні події робочого процесу.
Як побудова карти процесів допомагає досягти успіху в бізнесі
Що таке відображення процесу?
Побудова карти процесу допомагає створити бізнес-процес або блок-схему процесу, що визначає послідовність подій у майбутньому робочому процесі й часто є його візуальним представленням. Карти процесів дають змогу керівникам і менеджерам проєктів об’єднувати команди, допомагати співробітникам розуміти, які ролі вони відіграють у проєкті та як їхня робота впливає на інших – зрештою, це дозволяє спрямовувати зусилля до успішного результату.
Карти процесів зазвичай визначають новий процес або вдосконалюють наявний. За допомогою програмного забезпечення для побудови карт процесів кожен може створити візуальне представлення проєкту.
Переваги побудови карт процесів
Завдяки можливості візуально бачити й розуміти процеси від початку до кінця, області, у яких можна підвищити ефективність, швидко стають помітними. Ця прозорість має вирішальне значення, особливо в епоху після пандемії, коли необхідна гнучкість. Крім того, схеми процесів дозволяють:
- Надавати документацію процесів, забезпечувати відповідність і проводити аудити.
- Переглядати візуалізацію проєкту від початку до кінця.
- Ділитися відомостями у наочному й зрозумілому форматі, зокрема з керівництвом.
- Знаходити складнощі й надлишковості, а також потенційні проблеми й рішення.
- Перебудовувати процеси на кроки, використовуючи просту для розуміння систему.
- Визначити, як пов’язані між собою учасники команди, щоб сприяти налагодженню змістовнішої взаємодії.
- Надати своїй команді орієнтир, щоб ставити й відповідати на більш стратегічні запитання та ухвалювати більш обґрунтовані рішення.
- Створити бібліотеку блок-схем, які можна повторно використовувати й пристосовувати до нових проєктів, коли вони з’являються.
- Надавати кращі продукти й послуги клієнтам.
Способи використання побудови карти процесів
Незалежно від того, чи працюєте ви у виробничому середовищі, в офісі, на складі або в медичному закладі, побудова карти процесу допоможе вашій команді краще зрозуміти, як її робота пов’язана з іншими проєктами. Побудова карти процесу може допомогти будь-якому малому бізнесу миттєво виявити області, які потрібно поліпшити, а також визначити, коли братися за проблеми з клієнтами, виробництвом або запасами. Пандемія спонукала дедалі більше людей переходити на роботу в гібридному й віддаленому форматах, тому команди мають мати змогу легко, швидко й ефективно бачити, як пов’язані проєкти.
Є два способи побудови карти процесу: блок-схема процесу й бізнес-процес. Перегляньте обидва варіанти, щоб вирішити, який із них підходить для вашого проєкту.
Блок-схема процесу
Блок-схема процесу допомагає детально описати зв’язки між компонентами проєкту або галузі. Вона допомагає встановити стандарти й процедури або може використовуватися як інструкція для завдань. Крім того, вона допомагає забезпечити, щоб команди виконували кожен крок вашого робочого процесу в заданому порядку.
Блок-схеми процесів дозволяють задокументувати чи вдосконалити наявний процес або моделюють новий. Коли блок-схеми процесів створюють за допомогою програмного забезпечення для побудови карт процесів, можна створювати символи, на які можна натиснути, щоб відкрити додаткові відомості для кожного етапу процесу. Тому, перш ніж налаштовувати робочий процес або бізнес-схему із завданнями, продумайте свій загальний процес у вигляді блок-схеми.
Бізнес-процес
зображення з прикладом блок-схеми процесу
Бізнес-процес
Microsoft 365 Copilot
Заощаджуйте час і зосереджуйтеся на найважливішому завдяки можливостям ШІ в Microsoft 365 для бізнесу.
Побудова карти процесу описує ваш процес. Воно показує, що має відбутися, щоб досягти кінцевої мети, від початку до кінця. Процедура охоплює необхідних учасників, їхні завдання та терміни виконання. Вона дає учасникам команди розуміння того, навіщо потрібно виконати певні дії, причину вірити в результат і уявлення про ширші цілі. Вона показує масштаб їхніх ролей, чому вони є важливими для процесу та як працювати разом, щоб виконати проєкт.
Як і для всіх карт процесів, для відображення бізнес-процесів точки взаємодії на шляху позначені символами, які можна розгорнути, щоб отримати додаткову інформацію.
Приклад схеми бізнес-процесу
Типи побудови карти процесу
Оскільки різні компанії та проєкти мають власні унікальні потреби, використання одного й того самого стилю блок-схеми процесу для всіх проєктів не було б найкращим способом роботи з цим інструментом. Тому для більш спеціалізованих потреб існує кілька типів побудови карти процесу. Перегляньте їх, щоб вирішити, який із них підходить для вашого проєкту.
- Побудова деталізованої карти процесу. Деталізована карта процесу з дрібними елементами проєкту пропонує технічний погляд на точні кроки, зокрема на вхідні дані, вихідні дані, показники й співробітників, потрібних для виконання процесу. Зменшіть плутанину, покажіть залежності й підготуйте свою команду до початку проєкту й зосередженої роботи. Деталізовані карти процесів зазвичай пов’язують із високорівневою, основною або первинною картою процесу.
- Побудова карти документації процесу. Визначає вхідні й вихідні дані проєкту. Окресливши відомості, потрібні на кожному етапі, а також вихідні дані (або матеріальні об’єкти чи послуги), пов’язані з проєктом, ви краще зрозумієте, що потрібно вашій команді, і отримаєте уявлення про кінцеві результати. Додавання карти документації процесу до деталізованої карти процесу забезпечує прозорість змінних і рішень, які можуть вплинути на роботу.
- Побудова високорівневої карти процесу. Надає огляд процесів і цілей організації. Для проєктів ви можете вказати підрозділи й подальші ролі, представників яких вам знадобиться залучити. За допомогою програмного забезпечення для побудови карт процесів кожен відділ або роль на карті можна зробити інтерактивними для докладнішого перегляду потреб проєкту.
- Побудова візуалізованої карти процесу. Окресливши поточні й майбутні процеси, ви можете отримати загальну картину того, як працює організація або проєкт. Цей огляд допомагає знаходити нові способи оптимізації роботи, визначити ключові зацікавлені сторони й точки взаємодії, поліпшити робочі відносини та створити процес, який ефективно використовує час і таланти вашої команди.
- Побудова міжфункціональної карти процесу (з "доріжками"). Визначення відділів, залучених до проєкту, розбиття процесу на кроки q розподіл ресурсів між співробітниками. Це чудовий спосіб побачити процес по-новому, знайти області для поліпшення та визначити реальні або потенційні прогалини чи накладення в процесі, щоб заздалегідь спланувати дії.
- Побудова карти ланцюжка створення цінності. Надає учасникам команди загальний огляд проєкту. Це проста карта з непов’язаних між собою блоків, яка дає змогу візуалізувати процес і побачити, які зацікавлені сторони потрібно залучити до проєкту, щоб зрозуміти, як розгортатиметься проєкт.
- Побудова карти потоку створення цінності (VSM). Використовується для того, щоб побачити, проаналізувати та вдосконалити кроки, потрібні для постачання продукту або послуги, а також для пошуку й усунення втрат. Карта потоку створення цінності – це ключова частина методології ощадливого виробництва, Вона дозволяє проаналізувати етапи процесу й рух інформації від джерела до доставки клієнту. Зазвичай її використовують компанії, які виробляють матеріальні товари для споживачів.
- Побудова карти операцій процесу. Показує види діяльності, що додають цінність, і ті, що не додають цінності, у межах процесу. Цей інструмент для побудови карти потоку створення цінності допомагає визначити, коли й де відбуваються ці види діяльності, а також виявити синергію між зацікавленими сторонами, коли виникає можливість додати нову цінність.
Побудова карти робочого процесу
Коли ви створюєте схему процесу у форматі “потоку”, вона не міститиме символів мови Unified Modeling Language (UML). Замість цього у ній використовуватимуться інформаційні позначення або слова. Це чудове рішення, коли потрібно спілкуватися з людьми, які не розуміють символи UML або віддають перевагу словам замість символів.
Побудова карти бізнес-процесу потребує часу, але це того варте. Надавши всім у команді уявлення про бачення, процес і його завдання або просто глибше розуміння того, як працює ваш бізнес, ви можете встановити чіткі межі, окреслити ролі та обов’язки й поінформувати всіх про те, що їм потрібно знати та коли. Крім того, побудова карт процесів підходить не лише для бізнесу, який створює матеріальні результати.
У 2018 році Національна медична бібліотека США та Національні інститути здоров’я опублікували статтю про важливість побудови карт процесів у сфері охорони здоров’я. Згідно зі звітом, побудова карт процесів принесла користь фахівцям у галузі охорони здоров’я, допомагаючи їм:
- дізнаватися нове й формувати спільне розуміння;
- визначати можливості для вдосконалення;
- залучати до роботи над проєктом зацікавлені сторони;
- визначати цілі проєкту;
- відстежувати перебіг виконання проєкту;
- використовувати простий метод планування;
створювати схеми процесів, які стають головним елементом організації роботи.
Тож незалежно від того, яким бізнесом ви керуєте – чи то розробленням програмного забезпечення, охороною здоров’я, будівництвом або маркетингом – побудова карт процесів допоможе працювати ефективніше й не збиватися з курсу. Побудова карт процесів допомагає власникам малого бізнесу, які адаптуються до роботи в епоху після пандемії, оптимізувати кожен процес, стратегію та завдання, щоб забезпечити більшу ефективність, зниження витрат, краще ухвалення бізнес-рішень і зростання. Крім того, це може допомогти команді працювати разом у межах спільного бачення, щоб кожен міг зробити все можливе для компанії та клієнтів.
Microsoft Visio створює легко персоналізовані візуалізації, щоб впорядковувати дані, надавати аналітичні висновки, представляти зрозумілі схеми та втілювати карти процесів у життя. Щоб дізнатися більше, перегляньте цей покроковий посібник зі створення схем за допомогою програмного забезпечення для побудови карт процесів.
Команда Microsoft 365 докладає всіх зусиль, щоб надавати ресурси, які допомагають починати, вести та розвивати власний бізнес.
Почніть роботу з Visio
Графічно представляйте свої ідеї, дані та процеси за допомогою Visio з будь-якого розташування та на будь-якому пристрої.
Пов’язаний вміст
Бізнес-технології
Шість переваг генеративного ШІ для малого бізнесу
Продуктивність бізнесу
Використання ШІ для більш продуктивної та ефективної роботи
Бізнес-технології
ШІ та продуктивність: використання ШІ-інструментів для оптимізації роботи працівників
Продуктивність бізнесу
Посібник із гнучкої методології DevOps для малого й середнього бізнесу
Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.
Підпишіться на Microsoft 365